ChatGPT로 회의록 작성하고 핵심 내용 정리하는 방법
회의보다 회의록 작성이 더 오래 걸린다면?
회의가 끝났다고 해서 업무가 모두 끝나는 것은 아닙니다.
회의에서 어떤 이야기가 나왔는지 정리하고, 결정된 사항과 앞으로 해야 할 업무를 기록해야 합니다. 참석하지 않은 사람에게 내용을 공유해야 하는 경우도 있습니다.
문제는 회의 중 작성한 메모가 깔끔하게 정리되어 있지 않은 경우가 많다는 것입니다.
중요한 내용을 빠르게 적다 보면 문장이 완성되지 않거나 여러 사람의 의견이 섞이기도 합니다. 회의가 끝난 뒤 다시 읽으면서 내용을 분류하고 문장으로 만드는 데 상당한 시간이 필요할 수 있습니다.
이럴 때 ChatGPT를 활용하면 회의 메모를 일정한 형식의 회의록 초안으로 정리하는 데 도움을 받을 수 있습니다.
다만 AI가 회의의 실제 상황을 모두 이해하는 것은 아니므로 중요한 결정사항과 담당자, 날짜 등은 사람이 다시 확인해야 합니다.
ChatGPT를 회의록 작성에 어떻게 활용할 수 있을까?
ChatGPT를 이용해 회의록을 만든다고 해서 반드시 회의 전체 내용을 그대로 입력해야 하는 것은 아닙니다.
회의 중 자신이 작성한 메모를 이용할 수도 있고, 회사 정책상 허용되는 경우에는 준비된 회의 기록을 활용할 수도 있습니다.
예를 들어 다음과 같은 메모가 있다고 가정해보겠습니다.
신규 홈페이지 10월 공개 목표
디자인 초안 다음 주까지
김 대리 담당
상품 이미지 부족
마케팅팀에서 금요일까지 전달
다음 회의 다음 주 수요일 오후 2시
사람이 다시 정리하면 시간이 필요하지만 ChatGPT에는 다음과 같이 요청할 수 있습니다.
아래 회의 메모를 주요 논의사항, 결정사항, 담당자, 마감일, 다음 회의 일정으로 구분해서 회의록 형태로 정리해줘. 입력된 내용에 없는 정보는 임의로 추가하지 말아줘.
이렇게 하면 흩어진 메모를 구조화하는 데 활용할 수 있습니다.
1. 회의 전에 회의록 양식부터 만들어두기
회의가 끝난 후 처음부터 회의록의 구조를 만드는 것보다 미리 기본 양식을 준비해두면 편리합니다.
예를 들어 다음과 같은 항목을 사용할 수 있습니다.
회의명
회의 일시
참석자
회의 목적
주요 논의사항
결정사항
담당자별 업무
마감일
추가 확인사항
다음 회의 일정
ChatGPT에는 다음과 같이 요청할 수 있습니다.
실무에서 반복해서 사용할 수 있는 간단한 회의록 양식을 만들어줘. 주요 논의사항, 결정사항, 담당자, 마감일, 다음 회의 일정이 포함되도록 해줘.
한 번 만든 양식을 저장해두면 회의할 때마다 같은 구조로 사용할 수 있습니다.
2. 회의 메모를 먼저 정리하기
회의 중에는 완벽한 문장을 작성하려고 하기보다 중요한 내용을 기록하는 데 집중하는 것이 좋습니다.
예를 들어 다음과 같이 간단하게 작성할 수 있습니다.
홈페이지 개편 일정 논의
10월 공개 목표
디자인 수정 필요
초안 – 김 대리 – 9월 10일까지
제품 사진 부족
마케팅팀 전달 예정
예산 추가 확인 필요
회의가 끝난 후 이 메모를 ChatGPT에 입력해 구조화하도록 요청할 수 있습니다.
다음은 회의 중 작성한 메모야. 의미를 임의로 변경하지 말고 비슷한 내용을 묶어서 정리해줘. 불분명한 부분은
[확인 필요]라고 표시해줘.
이렇게 하면 AI가 모르는 내용을 임의로 채우는 것을 줄이는 데 도움이 됩니다.
3. 주요 논의사항과 결정사항을 구분하기
회의록에서 특히 중요한 부분은 논의한 내용과 실제 결정된 내용을 구분하는 것입니다.
회의에서 아이디어가 나왔다고 해서 모두 실행하기로 결정된 것은 아닙니다.
예를 들어,
새로운 홈페이지에 영상 콘텐츠를 넣는 것을 검토하기로 했다.
와
메인 페이지에 소개 영상을 추가하기로 결정했다.
는 의미가 다릅니다.
따라서 ChatGPT에 다음과 같이 요청하는 것이 좋습니다.
회의 내용을
논의된 내용과최종 결정된 내용으로 구분해줘. 결정 여부가 명확하지 않은 내용은 결정사항에 포함하지 말고확인 필요로 표시해줘.
이렇게 요청하면 회의에서 나온 의견이 확정된 결정처럼 기록되는 위험을 줄일 수 있습니다.
4. 담당자와 마감일을 별도로 정리하기
회의가 끝난 뒤 가장 중요한 것은 결국 누가 무엇을 언제까지 해야 하는지 확인하는 것입니다.
회의록이 길더라도 담당 업무가 명확하지 않으면 실제 업무로 연결하기 어렵습니다.
따라서 담당자와 마감일은 별도의 표나 목록으로 정리하는 것이 좋습니다.
예를 들어 다음과 같습니다.
| 담당자 | 해야 할 업무 | 마감일 |
|---|---|---|
| 김 대리 | 홈페이지 디자인 초안 수정 | 9월 10일 |
| 마케팅팀 | 제품 이미지 전달 | 9월 12일 |
| 담당자 확인 필요 | 추가 예산 확인 | 확인 필요 |
ChatGPT에는 다음처럼 요청할 수 있습니다.
회의에서 발생한 후속 업무를 담당자, 해야 할 일, 마감일 세 항목으로 정리해줘. 담당자나 마감일이 명확하지 않으면 추측하지 말고
확인 필요라고 표시해줘.
이 부분만 따로 정리해도 회의 후 업무 관리가 훨씬 쉬워질 수 있습니다.
5. 긴 회의 내용은 핵심 요약을 먼저 만들기
회의가 길어지면 회의록 전체를 읽는 것 자체가 부담이 될 수 있습니다.
특히 회의에 참석하지 않은 사람에게 공유해야 한다면 맨 위에 핵심 요약을 추가하는 방법이 있습니다.
예를 들어 다음처럼 요청할 수 있습니다.
전체 회의 내용을 먼저 5줄 이내로 요약하고 그 아래에 상세 회의록을 작성해줘. 핵심 요약에는 중요한 결정사항과 후속 업무를 우선적으로 포함해줘.
그러면 독자는 전체 회의록을 읽기 전에 어떤 내용이 중요했는지 빠르게 파악할 수 있습니다.
다만 요약 과정에서 중요한 조건이 빠질 가능성이 있으므로 최종 공유 전 원본 메모와 비교해야 합니다.
6. 회의록을 읽기 쉽게 다듬기
회의 중 작성한 메모에는 반복되는 내용이나 불완전한 문장이 포함될 수 있습니다.
이런 내용을 업무 문서 형태로 다듬는 데도 ChatGPT를 활용할 수 있습니다.
예를 들어,
아래 회의록의 의미와 사실관계는 변경하지 말고 반복되는 표현을 줄여줘. 문장은 간결한 업무 문체로 수정하고 제목과 항목을 사용해서 읽기 쉽게 정리해줘.
라고 요청할 수 있습니다.
중요한 점은 새로운 내용을 만들어달라고 요청하는 것이 아니라 기존 내용을 정리하도록 요청하는 것입니다.
회의록은 창의적인 글이 아니라 실제 회의 내용을 기록하는 문서이기 때문에 정확성이 우선되어야 합니다.
7. 회의 후 해야 할 업무만 따로 추출하기
회의록 전체를 작성한 다음에는 후속 업무만 별도로 정리해두는 것도 좋습니다.
ChatGPT에는 다음과 같이 요청할 수 있습니다.
이 회의록에서 회의 이후 해야 할 업무만 추출해 체크리스트로 만들어줘. 각 항목에 담당자와 마감일도 함께 표시해줘.
예를 들어 다음과 같이 정리할 수 있습니다.
□ 홈페이지 디자인 초안 수정 – 김 대리 – 9월 10일까지
□ 제품 이미지 전달 – 마케팅팀 – 9월 12일까지
□ 추가 예산 확인 – 담당자 확인 필요 – 마감일 확인 필요
이렇게 하면 회의록을 단순히 보관하는 것에서 끝나지 않고 실제 업무 체크리스트로 연결할 수 있습니다.
바로 사용할 수 있는 ChatGPT 회의록 작성 프롬프트
다음 프롬프트를 기본 양식으로 저장해두고 회의가 끝날 때마다 사용할 수 있습니다.
아래 회의 메모를 업무용 회의록으로 정리해줘.
다음 형식을 사용해줘.
1. 회의 기본정보
회의명 / 날짜 / 참석자2. 회의 목적
3. 핵심 내용 요약
5줄 이내4. 주요 논의사항
5. 최종 결정사항
6. 후속 업무
담당자 / 해야 할 업무 / 마감일7. 추가 확인사항
8. 다음 회의 일정
다음 조건을 반드시 지켜줘.
- 내가 제공한 내용만 사용해줘.
- 없는 사실을 임의로 추가하지 말아줘.
- 결정된 내용과 단순히 논의된 내용을 구분해줘.
- 담당자나 날짜가 불분명하면
[확인 필요]라고 표시해줘.- 반복되는 내용은 합쳐서 간결하게 정리해줘.
회의 메모:
[여기에 회의 메모 입력]
이 프롬프트는 회의 종류에 따라 필요한 항목을 추가하거나 삭제해서 활용하면 됩니다.
회의록 작성 시간을 더 줄이는 방법
매번 다른 형태의 회의록을 만들기보다 회사나 팀에서 사용하는 표준 회의록 양식을 하나 정해두는 것이 좋습니다.
예를 들어 모든 회의에서 다음 네 가지를 공통적으로 사용한다고 가정해보겠습니다.
무엇을 논의했는가?
무엇이 결정됐는가?
누가 무엇을 해야 하는가?
언제까지 해야 하는가?
이 구조를 반복해서 사용하면 회의 중 메모할 때부터 필요한 정보를 구분하기 쉬워집니다.
ChatGPT에도 항상 같은 출력 형식을 요청할 수 있기 때문에 회의록을 정리하는 과정이 단순해집니다.
회의 녹음이나 전체 대화를 사용할 때 주의할 점
회의 내용을 AI로 정리할 때 특히 주의해야 할 부분이 있습니다.
회의에는 회사 내부정보, 고객정보, 인사 관련 내용, 계약 내용 등 외부로 공개해서는 안 되는 정보가 포함될 수 있습니다.
따라서 회의 녹음이나 전체 대화 내용을 AI 서비스에 입력하기 전에는 회사의 보안 정책과 사용하는 서비스의 데이터 처리 방식을 확인해야 합니다.
또한 회의를 녹음하는 경우에는 적용되는 법률과 조직의 규정, 참석자의 동의가 필요한지 등을 먼저 확인해야 합니다.
필요하다면 이름이나 고객정보 등 민감한 부분을 제거하고 회의 내용을 정리하는 방법을 사용할 수 있습니다.
AI가 작성한 회의록은 반드시 사람이 검토해야 한다
ChatGPT가 문장을 자연스럽게 정리했다고 해서 내용까지 정확하다고 판단해서는 안 됩니다.
AI가 논의사항을 결정사항처럼 표현하거나 담당자와 날짜를 잘못 연결할 가능성이 있습니다.
따라서 최종 회의록을 공유하기 전에는 최소한 다음 내용을 확인하는 것이 좋습니다.
결정사항이 실제 회의 내용과 일치하는가?
담당자가 정확한가?
마감일과 날짜가 정확한가?
중요한 내용이 빠지지 않았는가?
논의만 된 내용이 확정된 것처럼 표현되지 않았는가?
특히 중요한 회의라면 원본 메모나 공식 자료와 비교하는 과정이 필요합니다.
회의록의 목적은 기록보다 실행에 있다
좋은 회의록은 회의에서 나온 모든 말을 그대로 기록한 문서가 아닙니다.
회의가 끝난 뒤 무엇이 결정됐고 누가 무엇을 해야 하는지를 쉽게 확인할 수 있는 문서가 실무에서는 더 유용할 수 있습니다.
ChatGPT를 활용하면 다음과 같은 과정을 보다 간단하게 만들 수 있습니다.
회의 메모 작성 → AI로 내용 분류 → 결정사항 확인 → 담당자·마감일 정리 → 사람이 최종 검토 → 공유
특히 반복적으로 회의록을 작성하는 업무라면 기본 프롬프트와 회의록 양식을 만들어두는 것이 좋습니다.
AI 업무 자동화의 목적은 회의 자체를 AI에게 맡기는 것이 아니라 회의 후 반복되는 정리 시간을 줄이고 실제 실행해야 할 업무에 더 빠르게 집중할 수 있도록 하는 것입니다.
자주 묻는 질문 FAQ
ChatGPT에 회의 메모만 입력해도 회의록을 만들 수 있나요?
가능합니다. 다만 메모에 없는 정보까지 정확하게 알아낼 수 있는 것은 아닙니다. 담당자나 날짜처럼 중요한 정보가 없다면 임의로 추측하지 않고 확인 필요라고 표시하도록 요청하는 것이 좋습니다.
ChatGPT로 회의 내용을 요약할 때 가장 중요한 것은 무엇인가요?
논의사항과 최종 결정사항을 구분하는 것이 중요합니다. 또한 회의 이후 실행해야 할 업무를 담당자와 마감일 기준으로 따로 정리하면 실무에서 활용하기 좋습니다.
회의 녹음 내용을 그대로 AI에 입력해도 되나요?
회의 내용에 개인정보나 회사의 기밀정보가 포함될 수 있으므로 먼저 조직의 보안 정책과 사용하는 AI 서비스의 데이터 처리 방식을 확인해야 합니다. 녹음 자체에 대해서도 적용되는 규정이나 동의 요건을 확인하는 것이 필요합니다.
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