ChatGPT로 복잡한 Excel 함수 자동 작성하기 | 엑셀 업무를 빠르게 끝내는 AI 활용법

엑셀은 사무직, 회계, 마케팅, 영업, 인사, 데이터 분석 등 거의 모든 업무에서 사용하는 필수 프로그램입니다. 하지만 막상 업무를 하다 보면 VLOOKUP, XLOOKUP, IF, INDEX, MATCH, SUMIFS 같은 함수 때문에 시간을 허비하는 경우가 많습니다.

인터넷을 검색해도 원하는 상황과 정확히 일치하는 예제가 없거나, 여러 함수를 조합해야 하는 경우에는 해결하는 데 수십 분이 걸리기도 합니다.

최근에는 ChatGPT를 활용하면 복잡한 엑셀 함수를 직접 만들지 않아도 원하는 기능을 자연어로 설명하는 것만으로 적절한 수식을 생성할 수 있습니다. 또한 함수가 어떻게 동작하는지 쉽게 설명해 주기 때문에 엑셀을 배우는 과정에도 큰 도움이 됩니다.

이번 글에서는 ChatGPT를 활용해 복잡한 Excel 함수를 자동으로 작성하는 방법과 실제 업무에서 활용할 수 있는 사례를 소개합니다.

왜 엑셀 함수가 어려울까?

엑셀에는 500개가 넘는 함수가 있으며, 비슷한 기능을 하는 함수도 많습니다.

예를 들어 데이터를 찾을 때도 다음과 같은 여러 함수를 사용할 수 있습니다.

• VLOOKUP
• XLOOKUP
• INDEX
• MATCH
• FILTER

어떤 함수를 선택해야 하는지 고민하는 것만으로도 많은 시간이 소요됩니다.

특히 여러 함수를 함께 사용하는 경우에는 괄호 하나만 잘못 입력해도 오류가 발생하기 때문에 초보자에게는 상당히 어려운 작업입니다.

ChatGPT를 활용하면 무엇이 달라질까?

예전에는 필요한 함수를 찾기 위해 검색하거나 유튜브 강의를 찾아봐야 했습니다.

하지만 이제는 ChatGPT에게 원하는 결과를 설명하면 필요한 함수를 자동으로 만들어 줍니다.

예를 들어 다음과 같이 질문할 수 있습니다.

A열의 이름과 일치하는 사람의 급여를 B시트에서 찾아오는 함수를 만들어 주세요.

또는

조건이 3개인 SUMIFS 함수를 작성해 주세요.

이처럼 원하는 결과를 설명하면 ChatGPT는 상황에 맞는 함수를 제안하고 사용 방법까지 설명해 줍니다.

가장 많이 사용하는 함수도 쉽게 만들 수 있다

ChatGPT는 다양한 엑셀 함수를 생성할 수 있습니다.

대표적인 함수는 다음과 같습니다.

• IF
• SUM
• SUMIF
• SUMIFS
• COUNTIF
• COUNTIFS
• VLOOKUP
• XLOOKUP
• INDEX
• MATCH
• FILTER
• TEXT
• LEFT
• RIGHT
• MID
• CONCAT
• IFERROR

단순히 함수를 알려주는 것이 아니라 어떤 상황에서 사용하는 것이 좋은지도 함께 설명해 줍니다.

VLOOKUP 대신 XLOOKUP도 추천받을 수 있다

많은 사람들이 아직도 VLOOKUP을 사용하지만 최근에는 XLOOKUP이 더 편리한 경우가 많습니다.

예를 들어 다음과 같이 질문해 보세요.

VLOOKUP 대신 사용할 수 있는 최신 함수를 알려 주세요.

또는

XLOOKUP으로 바꿔서 다시 작성해 주세요.

ChatGPT는 함수를 최신 방식으로 변경해 주고 차이점까지 설명해 줍니다.

함수 오류도 분석할 수 있다

엑셀을 사용하다 보면 다음과 같은 오류를 자주 만나게 됩니다.

• #VALUE!
• #N/A
• #REF!
• #DIV/0!
• #NAME?

이럴 때 오류가 발생한 함수를 그대로 붙여 넣고 다음과 같이 질문하면 됩니다.

이 함수에서 오류가 발생하는 이유를 알려 주세요.

또는

오류를 수정한 함수를 다시 작성해 주세요.

대부분의 경우 ChatGPT는 오류 원인을 설명하고 수정된 수식을 함께 제안합니다.

ChatGPT에게 이렇게 질문하면 좋다

질문을 구체적으로 작성할수록 원하는 결과를 얻기 쉽습니다.

예를 들어 다음과 같은 방식이 좋습니다.

• 매출이 100만 원 이상이면 ‘우수’, 아니면 ‘일반’을 표시하는 IF 함수를 만들어 주세요.
• A열과 B열을 합쳐 하나의 문자열로 만드는 함수를 작성해 주세요.
• 중복 데이터를 제거하는 방법을 알려 주세요.
• 날짜에서 월만 추출하는 함수를 만들어 주세요.
• 여러 조건을 만족하는 데이터를 합산하는 SUMIFS 함수를 작성해 주세요.
• INDEX와 MATCH를 함께 사용하는 예제를 만들어 주세요.

이처럼 원하는 결과를 자세하게 설명하면 검색보다 훨씬 빠르게 원하는 함수를 얻을 수 있습니다.

ChatGPT를 활용하면 좋은 업무

엑셀 함수 작성 외에도 다양한 업무에 활용할 수 있습니다.

• 함수 자동 생성
• 오류 수정
• 데이터 정리 방법 설명
• 피벗테이블 작성 방법 안내
• 조건부 서식 설명
• 차트 생성 방법 설명
• VBA 코드 작성
• 엑셀 자동화 아이디어 제안
• 보고서 양식 작성
• 데이터 분석 방법 설명

엑셀을 자주 사용하는 직장인이라면 반복적으로 검색하는 시간을 크게 줄일 수 있습니다.

사용할 때 주의할 점

ChatGPT가 작성한 함수는 사용하는 Excel 버전에 따라 일부 함수가 지원되지 않을 수도 있습니다.

예를 들어 XLOOKUP 함수는 최신 버전의 Microsoft Excel에서 사용할 수 있지만, 오래된 버전에서는 지원되지 않을 수 있습니다.

또한 회사에서 사용하는 파일 구조나 시트 이름이 다르면 함수의 참조 범위를 반드시 확인해야 합니다.

복잡한 데이터를 다룰 때는 실제 데이터를 일부 적용하여 결과가 올바른지 검토한 후 사용하는 것이 좋습니다.

마무리

엑셀 함수는 업무 효율을 높이는 강력한 도구이지만 처음 배우는 사람에게는 어렵게 느껴질 수 있습니다.

ChatGPT를 활용하면 원하는 기능을 자연어로 설명하는 것만으로도 복잡한 함수를 빠르게 만들 수 있으며, 함수의 의미와 활용 방법까지 함께 배울 수 있습니다.

특히 반복적으로 엑셀을 사용하는 직장인이나 데이터를 자주 다루는 업무라면 ChatGPT는 시간을 절약해 주는 훌륭한 업무 파트너가 될 수 있습니다.

앞으로는 함수를 외우기 위해 많은 시간을 쓰기보다 ChatGPT를 활용해 필요한 함수를 빠르게 생성하고, 그 원리를 이해하면서 업무 생산성을 높여 보시기 바랍니다.