ChatGPT로 하루 업무 계획 세우는 방법
1. 오늘 해야 할 업무를 모두 적어보기
먼저 오늘 해야 할 업무를 생각나는 대로 적습니다.
이 단계에서는 순서를 정하려고 고민할 필요가 없습니다.
예를 들어 다음과 같이 작성할 수 있습니다.
오늘 해야 할 일은 고객 이메일 답변, 오후 2시 회의 준비, 월간 보고서 수정, 거래처 전화, 다음 주 일정 정리야.
여기에 업무별 마감시간이나 중요도를 알고 있다면 함께 입력하는 것이 좋습니다.
오후 2시에 회의가 있고 회의자료 준비에 1시간 정도 필요해. 고객 이메일은 오전 중에 답변해야 하고 월간 보고서는 오늘 오후 5시까지 제출해야 해.
이처럼 조건이 구체적일수록 자신의 상황에 맞는 계획을 만드는 데 도움이 됩니다.
2. 업무의 우선순위를 정해달라고 요청하기
업무 목록을 입력했다면 다음 단계는 우선순위를 정하는 것입니다.
ChatGPT에 단순히 “순서를 정해줘”라고 요청할 수도 있지만 기준을 함께 알려주는 것이 좋습니다.
예를 들어 다음과 같이 요청할 수 있습니다.
오늘 해야 할 업무를 마감시간과 중요도를 기준으로 우선순위를 정해줘. 먼저 해야 할 일부터 1번에서 5번까지 정리하고 그 이유도 간단하게 알려줘.
이렇게 요청하면 업무 목록뿐 아니라 왜 해당 업무를 먼저 처리하는 것이 좋은지 함께 확인할 수 있습니다.
다만 실제 업무에서는 갑작스러운 전화나 추가 요청처럼 AI가 알 수 없는 변수가 발생할 수 있습니다.
따라서 결과는 어디까지나 참고용으로 사용해야 합니다.
3. 예상 소요시간을 함께 입력하기
하루 계획이 자주 무너지는 이유 중 하나는 업무량보다 시간을 제대로 계산하지 못하기 때문입니다.
30분이면 끝날 것이라고 생각했던 일이 한 시간이 걸리면 이후 일정도 자연스럽게 밀리게 됩니다.
평소 자신이 알고 있는 업무별 예상 시간을 함께 입력하면 조금 더 현실적인 계획을 만들 수 있습니다.
예를 들면 다음과 같습니다.
이메일 답변 20분, 회의 준비 1시간, 보고서 수정 1시간 30분, 거래처 전화 15분, 일정 정리 30분 정도 걸려. 오전 9시부터 오후 6시까지 일하고 점심시간은 12시부터 1시야. 하루 일정을 만들어줘.
이렇게 업무 가능 시간까지 함께 알려주면 시간대별 일정의 기본안을 만들 수 있습니다.
4. 중요한 업무는 집중 시간으로 따로 배치하기
모든 업무에 같은 수준의 집중력이 필요한 것은 아닙니다.
간단한 이메일 확인이나 일정 정리는 비교적 짧은 시간에도 처리할 수 있지만 보고서 작성이나 기획처럼 생각이 필요한 업무는 충분한 집중 시간이 필요합니다.
따라서 ChatGPT에 계획을 요청할 때 업무의 성격을 구분해주는 것도 좋습니다.
예를 들어,
보고서 작성은 집중이 필요한 업무이니 방해받지 않고 1시간 이상 할 수 있도록 일정을 구성해줘. 이메일이나 전화 같은 짧은 업무는 비슷한 시간대에 묶어줘.
라고 요청할 수 있습니다.
이렇게 하면 업무를 단순히 시간 순서대로 나열하는 것보다 실제 일하는 방식에 가까운 계획을 만들 수 있습니다.
5. 비슷한 업무는 한꺼번에 묶어서 정리하기
하루 동안 이메일을 확인했다가 보고서를 작성하고 다시 이메일을 확인하는 식으로 업무를 계속 전환하면 흐름이 끊길 수 있습니다.
따라서 비슷한 성격의 업무를 묶어 처리하는 방법도 활용할 수 있습니다.
예를 들어 고객 이메일과 내부 이메일을 한 시간대에 처리하고, 전화 업무를 별도의 시간에 모아두는 방식입니다.
ChatGPT에는 다음과 같이 요청할 수 있습니다.
이메일, 전화, 문서 작성처럼 비슷한 업무는 가능한 한 묶어서 처리할 수 있도록 일정을 다시 정리해줘.
처음 만들어진 계획이 마음에 들지 않는다면 이렇게 조건을 추가해 수정하면 됩니다.
6. 예상치 못한 업무를 위한 여유시간 남기기
하루 일정을 빈틈없이 만드는 것이 반드시 좋은 계획은 아닙니다.
실제 업무에서는 예상하지 못한 요청이나 전화, 일정 변경이 발생할 수 있기 때문입니다.
오전 9시부터 오후 6시까지 모든 시간을 업무로 채워버리면 하나의 일정이 늦어졌을 때 하루 계획 전체가 밀릴 수 있습니다.
따라서 일정 사이에 어느 정도 여유시간을 남기는 것이 좋습니다.
예를 들어 다음과 같이 요청할 수 있습니다.
갑자기 들어오는 업무를 처리할 수 있도록 오전과 오후에 각각 30분 정도 여유시간을 남겨서 계획을 만들어줘.
이렇게 하면 처음부터 변수를 고려한 업무 계획을 만들 수 있습니다.
7. 퇴근 전에 다음 날 업무까지 정리하기
ChatGPT를 활용한 업무 계획은 아침에만 사용할 필요가 없습니다.
하루 업무가 끝나기 전에 오늘 완료한 업무와 미완료 업무를 정리하는 데도 활용할 수 있습니다.
예를 들어,
오늘 계획했던 업무 중 보고서 수정과 고객 이메일 답변은 완료했어. 거래처 전화와 다음 주 일정 정리는 끝내지 못했어. 남은 업무를 포함해서 내일 오전에 해야 할 일을 정리해줘.
라고 요청할 수 있습니다.
이런 방식으로 하루 업무를 마무리하면 다음 날 업무를 시작할 때 다시 처음부터 할 일을 생각하는 시간을 줄일 수 있습니다.
바로 사용할 수 있는 ChatGPT 업무 계획 프롬프트
매번 질문을 새로 작성하는 것이 번거롭다면 자신에게 맞는 기본 프롬프트를 만들어 저장해두는 것도 좋은 방법입니다.
아래 형식을 참고할 수 있습니다.
오늘 해야 할 업무 목록을 아래에 적을게.
- 마감시간과 중요도를 기준으로 우선순위를 정해줘.
- 비슷한 업무는 가능한 한 묶어줘.
- 집중이 필요한 업무는 충분한 시간을 배정해줘.
- 예상치 못한 업무를 위해 여유시간도 남겨줘.
- 시간대별 일정표로 만들어줘.
근무시간: 오전 9시~오후 6시
점심시간: 오후 12시~1시오늘 해야 할 업무:
[여기에 업무 목록 입력]
필요한 경우 근무시간이나 조건만 변경해서 반복해서 사용할 수 있습니다.
ChatGPT가 만든 일정은 반드시 직접 확인하자
ChatGPT로 하루 계획을 만들었다고 해서 AI가 정한 일정이 항상 최선인 것은 아닙니다.
AI는 실제 직장 분위기, 상사의 갑작스러운 요청, 고객과의 관계, 업무별 실제 난이도 등을 모두 알 수 없습니다.
또한 입력하지 않은 일정은 계획에 반영할 수 없습니다.
따라서 ChatGPT가 만든 일정은 완성된 계획이라기보다 빠르게 만들어진 초안으로 생각하는 것이 좋습니다.
계획을 받은 후에는 마감시간, 회의시간, 이동시간 등이 정확한지 직접 확인하고 실제 상황에 맞게 수정해야 합니다.
회사 내부 정보나 개인정보를 입력할 때도 사용하는 AI 서비스와 조직의 보안 정책을 먼저 확인하는 것이 필요합니다.
AI 업무 계획의 목적은 계획보다 실행이다
하루 업무 계획을 세우는 이유는 완벽한 시간표를 만드는 것이 아닙니다.
해야 할 일을 빠르게 파악하고 중요한 업무에 집중하기 위한 것입니다.
ChatGPT를 활용하면 복잡하게 쌓인 업무를 정리하고 우선순위를 결정하는 과정에서 도움을 받을 수 있습니다.
처음에는 업무 목록 작성 → 우선순위 결정 → 시간 배치 → 직접 검토의 네 단계만 활용해도 충분합니다.
매일 반복하면서 자신에게 잘 맞는 요청 방법을 찾으면 업무 계획을 세우는 데 사용하는 시간을 줄이고 실제 업무에 더 빠르게 집중할 수 있습니다.
자주 묻는 질문 FAQ
ChatGPT로 하루 업무 계획을 매일 만들어도 되나요?
가능합니다. 자주 사용하는 기본 프롬프트를 만들어두고 매일 업무 목록과 일정만 변경하면 보다 편리하게 활용할 수 있습니다.
업무가 너무 많아 하루 안에 끝낼 수 없으면 어떻게 하나요?
모든 업무를 억지로 하루 일정에 넣기보다 마감시간과 중요도를 기준으로 오늘 처리해야 할 업무와 이후로 미룰 수 있는 업무를 구분하도록 요청하는 것이 좋습니다.
ChatGPT가 정한 업무 우선순위를 그대로 따라야 하나요?
그럴 필요는 없습니다. AI는 사용자가 입력한 정보만을 기준으로 판단하기 때문에 실제 업무 상황을 반영해 최종 우선순위는 직접 결정해야 합니다.
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