반복 업무를 줄이는 AI 활용 방법 7가지
반복 업무, AI로 얼마나 줄일 수 있을까?
하루 동안 하는 업무를 자세히 살펴보면 새로운 일을 하는 시간만큼 반복적인 작업에 사용하는 시간도 많습니다.
이메일 답변을 작성하고, 회의 내용을 정리하고, 해야 할 일을 분류하고, 비슷한 형식의 보고서를 만드는 일이 대표적입니다.
각각의 작업은 몇 분 정도밖에 걸리지 않을 수 있습니다. 하지만 매일 반복되면 상당한 시간이 필요합니다.
이럴 때 활용할 수 있는 것이 AI를 이용한 반복 업무 자동화입니다.
업무 자동화라고 하면 복잡한 프로그램이나 코딩부터 떠올리기 쉽지만 처음부터 어려운 시스템을 만들 필요는 없습니다.
ChatGPT와 같은 생성형 AI를 활용해 반복적으로 발생하는 업무의 일부를 빠르게 처리하는 것부터 시작할 수 있습니다.
실제 업무에서 쉽게 적용할 수 있는 방법 7가지를 살펴보겠습니다.
1. 반복되는 이메일 초안 작성하기
직장이나 사업 업무에서 자주 반복되는 작업 중 하나가 이메일 작성입니다.
자료를 요청하거나 일정을 안내하고, 고객의 문의에 답변하는 등 비슷한 내용의 이메일을 계속 작성해야 할 때가 있습니다.
AI를 활용하면 상황과 전달해야 할 내용을 입력해 이메일의 기본 초안을 만들 수 있습니다.
예를 들어 다음과 같이 요청할 수 있습니다.
거래처에 다음 주 화요일 오후 2시로 회의 일정을 변경할 수 있는지 문의하는 이메일을 작성해줘. 정중하면서도 간결한 업무용 문장으로 작성해줘.
이렇게 작성된 초안을 확인한 뒤 이름, 날짜, 구체적인 업무 내용 등을 수정하면 됩니다.
처음부터 모든 문장을 작성하는 것보다 시간을 줄이는 데 도움이 됩니다.
2. 긴 문서의 핵심 내용 요약하기
업무를 하다 보면 보고서, 회의자료, 참고자료 등 긴 문서를 읽어야 할 때가 있습니다.
이때 AI를 활용해 먼저 핵심 내용을 파악한 후 필요한 부분을 자세히 살펴보는 방법이 있습니다.
단순하게 “요약해줘”라고 요청하는 것보다 원하는 결과를 구체적으로 지정하는 것이 좋습니다.
예를 들어,
다음 문서에서 중요한 내용을 5가지로 정리하고, 마지막에 추가로 확인해야 할 사항을 따로 정리해줘.
처럼 요청할 수 있습니다.
이렇게 하면 긴 내용을 단순히 줄이는 것뿐 아니라 필요한 정보를 목적에 따라 분류하는 데도 활용할 수 있습니다.
단, AI가 작성한 요약에는 중요한 내용이 누락되거나 잘못 해석된 부분이 있을 수 있습니다. 중요한 업무라면 반드시 원본 자료와 비교해 확인해야 합니다.
3. 회의 내용을 일정한 형식으로 정리하기
회의가 끝난 뒤 회의록을 작성하는 일도 반복 업무 중 하나입니다.
회의 메모를 AI에 제공하고 일정한 형식으로 정리하도록 요청하면 회의록 작성 시간을 줄이는 데 도움이 됩니다.
예를 들어 다음과 같이 요청할 수 있습니다.
다음 회의 내용을 회의 목적, 주요 논의사항, 결정사항, 담당자, 마감일 순서로 정리해줘.
회의마다 같은 형식을 사용하면 자료를 관리하기도 편리합니다.
특히 담당자와 마감일을 별도로 정리하면 회의가 끝난 후 누가 어떤 업무를 해야 하는지 빠르게 확인할 수 있습니다.
4. 업무 우선순위 정리하기
해야 할 일이 많아질수록 무엇부터 시작해야 할지 결정하는 데 시간이 필요합니다.
이럴 때 오늘 해야 할 업무와 각각의 마감일을 AI에 입력한 후 우선순위를 정리하도록 요청할 수 있습니다.
예를 들어,
오늘 해야 할 업무를 긴급도와 중요도를 기준으로 구분하고 오전과 오후에 처리할 업무 순서를 추천해줘.
라고 요청하는 방법입니다.
AI가 정리한 결과를 참고한 뒤 실제 업무 상황에 맞춰 순서를 조정하면 됩니다.
AI가 모든 일정을 결정하게 하기보다는 복잡한 업무 목록을 정리하는 보조 도구로 활용하는 것이 적절합니다.
5. 보고서와 문서의 기본 구조 만들기
보고서를 작성할 때 처음부터 문장을 쓰는 것보다 전체 구조를 결정하는 데 시간이 오래 걸리는 경우가 있습니다.
AI에게 문서의 목적과 필요한 내용을 설명하면 기본적인 목차를 만드는 데 활용할 수 있습니다.
예를 들어,
월간 업무 성과 보고서를 작성하려고 해. 주요 성과, 진행 중인 업무, 문제점, 개선사항, 다음 달 계획이 포함되도록 목차를 만들어줘.
라고 요청할 수 있습니다.
AI가 제안한 목차에서 불필요한 부분을 삭제하고 회사나 업무에 필요한 항목을 추가하면 됩니다.
AI로 기본 구조를 만들고 실제 내용과 판단은 직접 작성하는 방식으로 활용하면 효율적입니다.
6. 자주 사용하는 업무 문장을 템플릿으로 만들기
업무를 하다 보면 비슷한 문장을 계속 작성하는 경우가 있습니다.
고객 문의 접수, 일정 안내, 자료 요청, 예약 확인, 일정 변경, 업무 완료 안내 등이 대표적입니다.
이런 문장을 매번 새로 작성하지 않고 상황별 템플릿을 만들어두면 편리합니다.
AI를 활용해 다음과 같이 요청할 수 있습니다.
고객 응대에 사용할 수 있도록 문의 접수, 추가 정보 요청, 처리 완료 상황별 안내문을 각각 작성해줘.
만들어진 문장을 검토한 후 회사나 자신의 업무 스타일에 맞게 수정해 저장해두면 됩니다.
이후에는 이름이나 날짜처럼 달라지는 부분만 변경해서 사용할 수 있습니다.
7. 하루 업무를 정리하고 다음 날 계획 세우기
AI는 하루 업무를 마무리하는 과정에서도 활용할 수 있습니다.
퇴근하기 전에 완료한 업무와 아직 끝나지 않은 업무를 간단하게 입력한 뒤 다음 날 해야 할 일을 정리하는 방법입니다.
예를 들어,
오늘 완료한 업무와 미완료 업무를 구분하고, 남은 업무를 기준으로 내일 해야 할 일을 우선순위 순서로 정리해줘.
라고 요청할 수 있습니다.
매일 같은 방식으로 정리하면 해야 할 업무를 빠뜨리는 것을 줄이고 다음 날 업무를 시작할 때 무엇부터 해야 하는지 쉽게 확인할 수 있습니다.
반복 업무 자동화는 작은 일부터 시작하자
AI 업무 자동화를 처음 시작한다면 모든 업무를 한꺼번에 바꾸려고 하지 않는 것이 좋습니다.
먼저 하루에도 여러 번 반복하는 업무 한 가지를 선택해보세요.
이메일을 자주 작성한다면 이메일 초안 작성부터 시작할 수 있습니다. 회의가 많은 업무라면 회의 내용 정리를 먼저 활용해볼 수 있습니다.
사용하면서 효과적인 요청문을 발견했다면 별도로 저장해두는 것도 좋은 방법입니다.
같은 업무가 발생했을 때 저장해둔 요청문을 다시 사용하면 매번 처음부터 AI에게 상황을 설명해야 하는 번거로움도 줄어듭니다.
AI 업무 자동화에서도 사람의 확인은 필요하다
AI를 활용한다고 해서 모든 업무를 AI에게 맡기는 것은 바람직하지 않습니다.
AI가 작성한 이메일에 잘못된 날짜가 포함되거나 문서를 요약하면서 중요한 내용이 빠질 수도 있습니다. 사실과 다른 내용을 자연스럽게 작성할 가능성도 있습니다.
따라서 업무에서는 AI가 초안과 정리를 담당하고 사람이 최종적으로 확인하는 방식으로 활용하는 것이 좋습니다.
특히 고객 개인정보, 회사 내부 자료, 계약 내용, 금액 등 민감한 정보를 다룰 때는 회사의 보안 규정과 사용하는 AI 서비스의 데이터 처리 정책을 먼저 확인해야 합니다.
반복 업무를 줄이면 중요한 일에 집중할 수 있다
AI를 활용해 반복 업무를 줄이는 목적은 단순히 일을 빨리 끝내는 것만은 아닙니다.
단순한 정리나 초안 작성에 사용하던 시간을 줄이면 사람이 직접 생각하고 판단해야 하는 중요한 업무에 더 많은 시간을 사용할 수 있습니다.
처음에는 이메일 한 통이나 회의록 하나처럼 작은 업무부터 시작해도 충분합니다.
반복 업무 발견 → AI 활용 → 결과 확인 → 효과적인 방법을 템플릿으로 저장
이 과정을 하나씩 반복하면 자신의 업무 방식에 맞는 AI 활용 방법을 만들어갈 수 있습니다.
AI 업무 자동화의 시작은 거창한 시스템을 만드는 것이 아니라 매일 반복되는 작은 업무 하나를 더 효율적으로 처리하는 것에서 시작됩니다.
자주 묻는 질문 FAQ
AI로 어떤 반복 업무부터 줄이는 것이 좋나요?
결과를 직접 확인하기 쉬운 이메일 초안 작성, 일정 정리, 회의 내용 요약, 문서 목차 작성과 같은 업무부터 시작하는 것이 좋습니다.
ChatGPT를 사용하는 것도 업무 자동화인가요?
ChatGPT를 이용해 반복적으로 발생하는 작성이나 정리 업무의 일부를 줄이는 것도 AI를 활용한 업무 효율화의 한 방법입니다. 이후 필요에 따라 다른 자동화 도구와 연결해 범위를 확장할 수 있습니다.
AI가 작성한 업무 문서를 그대로 사용해도 되나요?
중요한 문서는 반드시 사람이 다시 검토하는 것이 좋습니다. 특히 이름, 날짜, 금액, 통계, 출처 등 사실 확인이 필요한 정보는 원본 자료와 비교해 확인해야 합니다.
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