ChatGPT로 업무 이메일 작성 시간을 줄이는 방법
업무 이메일 작성에 생각보다 시간이 오래 걸리는 이유
업무를 하다 보면 하루에도 여러 번 이메일을 작성하게 됩니다.
자료를 요청하거나 일정을 확인하고, 고객 문의에 답변하거나 업무 진행 상황을 전달하는 등 이메일의 목적도 다양합니다.
내용 자체는 어렵지 않은데도 막상 이메일을 작성하려면 시간이 걸립니다.
첫 문장을 어떻게 시작할지 고민하고, 상대방에게 너무 딱딱하거나 무례하게 들리지 않는지 확인해야 하기 때문입니다. 내용을 작성한 뒤에도 오탈자나 빠진 정보가 없는지 다시 살펴봐야 합니다.
이럴 때 ChatGPT를 활용하면 업무 이메일의 기본 초안을 만드는 시간을 줄이는 데 도움을 받을 수 있습니다.
AI가 작성한 내용을 그대로 보내는 것이 아니라 초안을 빠르게 만든 뒤 사람이 사실관계와 표현을 확인하는 방식으로 활용하는 것이 핵심입니다.
ChatGPT로 업무 이메일을 작성하면 무엇이 편리할까?
ChatGPT를 업무 이메일에 활용할 수 있는 방법은 단순히 이메일 전체를 대신 작성하도록 요청하는 것만이 아닙니다.
이미 작성한 문장을 자연스럽게 수정하거나 너무 긴 내용을 간결하게 줄일 수도 있습니다.
또한 이메일 제목을 추천받거나 같은 내용을 상대방에 따라 다른 말투로 바꾸는 데 활용할 수도 있습니다.
예를 들어 자신이 다음과 같이 간단하게 내용을 작성했다고 가정해보겠습니다.
다음 주 회의가 화요일인데 목요일로 변경 가능한지 거래처에 물어봐야 함.
이 내용을 ChatGPT에 입력하고,
위 내용을 거래처에 보낼 정중한 업무 이메일로 작성해줘. 너무 길지 않게 작성하고 이메일 제목도 함께 추천해줘.
라고 요청할 수 있습니다.
처음부터 이메일의 모든 문장을 직접 작성하는 것보다 빠르게 초안을 만들 수 있습니다.
1. 이메일의 목적부터 정확하게 알려주기
ChatGPT로 업무 이메일을 작성할 때 가장 먼저 알려줘야 하는 것은 이메일을 보내는 목적입니다.
단순히 “업무 이메일 작성해줘”라고 요청하면 원하는 내용과 다른 결과가 나올 수 있습니다.
예를 들어 다음처럼 목적을 구체적으로 설명하는 것이 좋습니다.
거래처 담당자에게 지난주 요청한 자료가 아직 도착하지 않아 확인 이메일을 보내려고 해. 자료가 언제 전달 가능한지 정중하게 문의하는 이메일을 작성해줘.
이렇게 작성하면 AI가 이메일을 보내는 상황을 이해하기 쉬워집니다.
특히 누구에게 보내는지, 왜 보내는지, 무엇을 요청하는지 세 가지를 알려주는 것이 좋습니다.
2. 반드시 포함해야 할 내용을 따로 입력하기
AI에게 이메일 작성을 요청할 때 중요한 정보를 함께 제공해야 합니다.
예를 들어 회의 일정을 안내하는 이메일이라면 날짜와 시간, 장소 등이 정확해야 합니다.
다음처럼 작성할 수 있습니다.
고객에게 회의 일정을 안내하는 이메일을 작성해줘.
반드시 포함할 내용:
날짜: 9월 10일
시간: 오후 2시
장소: 3층 회의실
예상 소요시간: 약 1시간
준비자료: 지난달 실적자료
이렇게 중요한 내용을 별도로 정리하면 이메일에서 빠뜨려서는 안 되는 항목을 확인하기 쉬워집니다.
다만 AI가 작성한 결과에서 날짜와 시간 등이 정확하게 반영됐는지는 반드시 다시 확인해야 합니다.
3. 상대방에 맞는 말투를 지정하기
같은 내용이라도 누구에게 보내는 이메일인지에 따라 표현 방식이 달라질 수 있습니다.
회사 내부 동료에게 보내는 이메일과 처음 연락하는 외부 고객에게 보내는 이메일은 같은 말투를 사용하기 어렵습니다.
ChatGPT에는 원하는 문체를 구체적으로 알려줄 수 있습니다.
예를 들면 다음과 같습니다.
외부 거래처 담당자에게 보내는 이메일이야. 예의 있고 전문적인 표현을 사용하되 지나치게 딱딱하지 않게 작성해줘.
또는,
같은 팀 동료에게 보내는 이메일이니 간결하고 자연스럽게 작성해줘.
처럼 요청할 수도 있습니다.
결과가 너무 길거나 격식이 지나치다면 다시 수정하도록 요청하면 됩니다.
4. 이메일 제목도 함께 만들어보기
업무 이메일에서는 본문만큼 제목도 중요합니다.
받는 사람이 제목만 보고도 이메일의 목적을 어느 정도 파악할 수 있어야 합니다.
ChatGPT에 본문을 작성하도록 요청하면서 제목도 함께 추천해달라고 할 수 있습니다.
예를 들어,
위 이메일에 사용할 수 있는 제목을 5개 추천해줘. 제목만 보고도 회의 일정 변경 요청이라는 것을 알 수 있도록 간결하게 작성해줘.
라고 요청할 수 있습니다.
여러 개의 후보를 받은 뒤 실제 상황에 가장 적합한 제목을 선택하면 됩니다.
제목에 긴급, 중요 같은 표현을 불필요하게 사용하기보다는 이메일의 내용을 정확하게 보여주는 표현을 사용하는 것이 좋습니다.
5. 길어진 이메일을 간결하게 수정하기
업무 이메일을 작성하다 보면 전달해야 할 내용을 모두 넣으려다 문장이 지나치게 길어지는 경우가 있습니다.
이럴 때 이미 작성한 이메일을 ChatGPT에 제공하고 핵심 내용은 유지하면서 간결하게 수정하도록 요청할 수 있습니다.
예를 들어,
아래 이메일의 중요한 내용은 모두 유지하면서 전체 분량을 약 30% 줄여줘. 반복되는 표현을 삭제하고 업무용으로 자연스럽게 다듬어줘.
라고 요청할 수 있습니다.
AI가 수정한 내용과 기존 내용을 비교해 필요한 정보가 빠지지 않았는지 확인한 후 사용하는 것이 좋습니다.
6. 어려운 요청이나 거절 이메일의 초안 만들기
업무 중에는 작성하기 까다로운 이메일도 있습니다.
일정을 변경해야 하거나 상대방의 요청을 받아들이기 어려운 상황, 추가 자료를 다시 요청해야 하는 상황 등이 대표적입니다.
이럴 때 감정적으로 표현하거나 지나치게 장황하게 설명하기보다 핵심 내용을 명확하게 전달하는 것이 중요합니다.
ChatGPT에 상황을 설명하고 초안을 요청할 수 있습니다.
고객이 요청한 일정을 맞추기 어려워 다음 주 수요일로 변경을 제안하려고 해. 상대방의 요청을 무시하는 느낌이 들지 않도록 이유를 간단히 설명하고 대체 일정을 제안하는 이메일을 작성해줘.
이렇게 상황과 원하는 방향을 함께 알려주면 기본적인 문장 구조를 만드는 데 도움이 됩니다.
최종적으로는 상대방과의 관계나 실제 상황을 고려해 사람이 표현을 조정해야 합니다.
7. 자주 보내는 이메일은 템플릿으로 만들어두기
비슷한 이메일을 계속 작성한다면 매번 ChatGPT에 처음부터 요청할 필요가 없습니다.
자주 사용하는 이메일을 유형별로 정리해 템플릿으로 만들어두면 편리합니다.
예를 들어 다음과 같은 유형이 있습니다.
자료 요청 이메일
회의 일정 안내 이메일
일정 변경 요청 이메일
고객 문의 답변 이메일
업무 완료 안내 이메일
추가 정보 요청 이메일
기본 템플릿을 만든 뒤 이름, 날짜, 업무 내용처럼 달라지는 부분만 변경해서 사용할 수 있습니다.
ChatGPT에는 다음과 같이 요청할 수 있습니다.
업무에서 반복해서 사용할 자료 요청 이메일 템플릿을 만들어줘. 담당자 이름, 요청자료, 마감일 부분은 매번 변경할 수 있도록 표시해줘.
이런 방식으로 템플릿을 만들어두면 반복 이메일 작성 시간을 줄이는 데 도움이 됩니다.
바로 사용할 수 있는 ChatGPT 업무 이메일 프롬프트
아래 형식을 저장해두고 상황에 맞게 내용만 변경해서 사용할 수 있습니다.
업무 이메일을 작성해줘.
받는 사람: [고객 / 거래처 / 동료 / 담당자]
이메일 목적: [입력]
반드시 포함할 내용: [입력]
원하는 말투: 정중하고 전문적이지만 지나치게 딱딱하지 않게
분량: 짧고 핵심적으로다음 조건을 적용해줘.
- 이메일 제목을 3개 추천해줘.
- 첫 문장에서 이메일의 목적을 자연스럽게 전달해줘.
- 중요한 요청사항을 명확하게 작성해줘.
- 불필요하게 반복되는 표현은 사용하지 말아줘.
- 마지막에는 자연스러운 마무리 문장을 넣어줘.
- 내가 제공하지 않은 날짜, 이름, 금액 등의 정보는 임의로 만들어내지 말고
[확인 필요]라고 표시해줘.
마지막 조건은 특히 중요합니다.
AI가 제공되지 않은 정보를 임의로 채우는 것을 줄이고 사용자가 최종적으로 확인해야 할 부분을 쉽게 찾을 수 있기 때문입니다.
ChatGPT로 작성한 이메일을 보내기 전에 확인할 사항
AI가 이메일을 빠르게 작성해주더라도 바로 발송하는 것은 피하는 것이 좋습니다.
최소한 다음 내용은 직접 확인해야 합니다.
받는 사람
잘못된 이메일 주소나 다른 담당자가 선택되지 않았는지 확인합니다.
이름과 회사명
상대방의 이름과 회사명이 정확한지 확인합니다.
날짜와 시간
회의나 일정과 관련된 날짜와 시간이 실제 일정과 일치하는지 확인합니다.
금액과 숫자
견적이나 비용처럼 숫자가 포함된 경우 원본 자료와 비교합니다.
첨부파일
본문에 첨부파일을 언급했다면 실제 파일이 첨부됐는지 확인합니다.
요청 내용
상대방에게 무엇을 원하는지가 명확하게 전달되는지 확인합니다.
특히 외부 고객이나 중요한 거래처에 보내는 이메일이라면 최종 검토 과정을 생략하지 않는 것이 좋습니다.
업무 이메일에 개인정보를 입력할 때는 주의하자
AI를 업무에 사용할 때는 편리함뿐 아니라 정보 관리도 생각해야 합니다.
회사 내부 자료, 고객 개인정보, 계약 내용, 계좌정보 등 민감한 내용을 그대로 AI 서비스에 입력하는 것은 조직의 규정에 따라 문제가 될 수 있습니다.
따라서 업무용 AI를 사용하기 전에 회사의 보안 정책과 해당 AI 서비스의 데이터 처리 방식을 확인하는 것이 필요합니다.
꼭 필요한 경우가 아니라면 실제 고객 이름이나 연락처 대신 고객 A, 담당자 B처럼 바꿔서 초안을 작성하는 방법도 있습니다.
AI로 문장을 만든 뒤 실제 정보를 직접 입력하면 불필요한 정보 제공을 줄일 수 있습니다.
AI는 이메일을 대신 보내는 사람이 아니라 초안을 만드는 도구
ChatGPT를 업무 이메일에 활용할 때 가장 중요한 원칙은 역할을 명확하게 구분하는 것입니다.
AI가 잘할 수 있는 일은 문장의 기본 구조를 만들고, 표현을 다듬고, 긴 내용을 짧게 정리하는 것입니다.
반면 이메일을 실제로 보내도 되는지 판단하고 내용이 사실인지 확인하는 것은 사람이 해야 합니다.
따라서 다음과 같은 과정으로 활용하는 것이 좋습니다.
상황 정리 → AI로 초안 작성 → 내용 수정 → 사실 확인 → 첨부파일 확인 → 최종 발송
처음에는 이메일 한두 종류만 템플릿으로 만들어 사용해보세요.
반복되는 이메일이 많다면 작은 시간 절약도 하루, 한 달 단위로 쌓이면서 업무 효율을 높이는 데 도움이 될 수 있습니다.
AI 업무 자동화의 핵심은 모든 일을 AI에게 맡기는 것이 아니라 반복적인 작성 시간을 줄이고 사람이 중요한 의사소통과 판단에 더 집중하는 것입니다.
자주 묻는 질문 FAQ
ChatGPT가 작성한 이메일을 그대로 보내도 되나요?
중요한 업무 이메일은 반드시 직접 검토하는 것이 좋습니다. 이름, 날짜, 금액, 일정, 요청 내용 등이 정확한지 확인하고 실제 상황과 맞지 않는 표현은 수정해야 합니다.
자주 보내는 이메일을 ChatGPT로 템플릿화할 수 있나요?
가능합니다. 자료 요청, 일정 안내, 문의 답변처럼 반복되는 이메일은 기본 템플릿을 만들어두고 필요한 정보만 변경해서 활용할 수 있습니다.
회사 이메일 내용을 ChatGPT에 그대로 입력해도 되나요?
회사 정책과 사용하는 AI 서비스의 데이터 처리 방식을 먼저 확인하는 것이 좋습니다. 개인정보나 회사의 기밀정보 등 민감한 내용은 허용 여부를 확인하지 않은 상태에서 그대로 입력하지 않는 것이 안전합니다.
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