ChatGPT로 업무 체크리스트 만드는 방법
업무 체크리스트가 필요한 이유
업무가 많아지면 해야 할 일을 알고 있어도 하나씩 빠뜨리는 경우가 생깁니다.
특히 매주 또는 매월 반복되는 업무는 익숙하다는 이유로 기억에 의존하기 쉽습니다. 그러다 보면 자료 첨부를 잊거나 최종 확인 없이 이메일을 보내는 것처럼 작은 실수가 발생할 수 있습니다.
이럴 때 유용한 방법이 업무 체크리스트입니다.
체크리스트는 해야 할 일을 단순히 나열하는 것에서 끝나지 않습니다. 하나의 업무를 작은 단계로 나누고 완료 여부를 확인할 수 있도록 만들어주는 도구입니다.
ChatGPT를 활용하면 반복되는 업무의 과정을 설명하고 필요한 단계를 체크리스트 형태로 정리하는 데 도움을 받을 수 있습니다.
할 일 목록과 체크리스트는 무엇이 다를까?
할 일 목록과 체크리스트는 비슷해 보이지만 목적에 차이가 있습니다.
예를 들어 할 일 목록에 월간 보고서 작성이라고 적었다고 가정해보겠습니다.
해야 할 일은 분명하지만 실제로 보고서를 완성하려면 여러 과정이 필요합니다.
- 지난달 자료 수집
- 필요한 데이터 확인
- 보고서 목차 작성
- 본문 작성
- 숫자 검토
- 오탈자 확인
- 최종 파일 저장
- 담당자에게 전달
이처럼 하나의 업무를 실행 가능한 작은 단계로 나눈 것이 체크리스트라고 볼 수 있습니다.
특히 여러 단계를 반복해서 수행하는 업무라면 체크리스트를 만들어두는 것이 유용합니다.
1. 반복해서 하는 업무 하나를 선택하기
처음부터 모든 업무의 체크리스트를 만들 필요는 없습니다.
매일, 매주 또는 매월 반복되는 업무 중 하나를 선택하는 것이 좋습니다.
예를 들어 다음과 같은 업무가 있습니다.
매일 반복되는 업무
이메일 확인, 고객 문의 처리, 하루 업무 정리 등이 있습니다.
매주 반복되는 업무
주간회의 준비, 업무 진행 상황 확인, 다음 주 일정 정리 등이 있습니다.
매월 반복되는 업무
월간 보고서 작성, 자료 백업, 실적 정리 등이 있습니다.
이 중에서 빠뜨리기 쉽거나 여러 단계가 필요한 업무를 먼저 선택하면 체크리스트의 효과를 확인하기 쉽습니다.
2. 업무의 목적을 ChatGPT에 알려주기
ChatGPT에 단순히 “체크리스트 만들어줘”라고 요청할 수도 있습니다.
하지만 어떤 업무를 왜 하는지 알려주면 보다 구체적인 결과를 얻는 데 도움이 됩니다.
예를 들어,
매월 말에 월간 업무 보고서를 작성하고 있어. 한 달 동안 진행한 업무와 주요 성과를 정리해서 담당자에게 이메일로 제출해야 해. 이 업무를 처음부터 제출까지 단계별 체크리스트로 만들어줘.
라고 요청할 수 있습니다.
업무의 목적과 최종 결과를 함께 설명하면 단순한 목록보다 실제 업무 흐름에 가까운 체크리스트를 만드는 데 도움이 됩니다.
3. 큰 업무를 작은 단계로 나누기
체크리스트의 핵심은 하나의 업무를 실제로 실행할 수 있는 크기로 나누는 것입니다.
예를 들어 회의 준비하기라는 항목만 있다면 무엇부터 해야 할지 다시 생각해야 합니다.
이를 다음과 같이 나눌 수 있습니다.
□ 회의 목적 확인하기
□ 참석자 확인하기
□ 지난 회의 내용 검토하기
□ 필요한 자료 수집하기
□ 회의자료 작성하기
□ 숫자와 날짜 확인하기
□ 참석자에게 자료 전달하기
□ 회의 장소 또는 온라인 링크 확인하기
이렇게 작성하면 업무를 진행하면서 하나씩 완료 여부를 확인할 수 있습니다.
ChatGPT에는 다음과 같이 요청해볼 수 있습니다.
각 항목을 10~30분 안에 실행할 수 있는 작은 작업 단위로 나눠줘.
업무가 너무 크게 나뉘었다면 이런 조건을 추가해 다시 정리하면 됩니다.
4. 업무 순서대로 체크리스트 정리하기
체크리스트 항목이 많아지면 순서도 중요합니다.
자료를 수집하기 전에 보고서를 완성할 수 없고, 최종 검토를 하기 전에 본문이 작성되어 있어야 합니다.
따라서 업무의 실제 진행 순서에 맞게 체크리스트를 배치하는 것이 좋습니다.
예를 들어 다음처럼 요청할 수 있습니다.
체크리스트를 실제 업무를 진행하는 순서대로 다시 배열해줘. 앞 단계가 완료되어야 다음 단계로 진행할 수 있는 항목도 표시해줘.
이렇게 하면 체크리스트가 단순한 목록이 아니라 작은 업무 프로세스처럼 활용될 수 있습니다.
5. 중요한 확인 항목은 별도로 표시하기
모든 체크리스트 항목의 중요도가 같은 것은 아닙니다.
특히 외부에 전달되는 문서라면 이름, 금액, 날짜, 첨부파일처럼 실수가 발생했을 때 문제가 될 수 있는 부분을 별도로 확인하는 것이 좋습니다.
예를 들어 업무 이메일 발송 체크리스트를 만든다면 다음 항목을 포함할 수 있습니다.
□ 받는 사람 이메일 주소 확인
□ 이름 및 회사명 확인
□ 날짜와 시간 확인
□ 첨부파일 확인
□ 중요한 숫자 확인
□ 오탈자 확인
□ 최종 내용 확인 후 발송
ChatGPT에는 다음과 같이 요청할 수 있습니다.
실수했을 때 문제가 될 가능성이 높은 항목은 ‘중요 확인’으로 따로 표시해줘.
이런 조건을 추가하면 체크리스트에서 특히 신경 써야 할 부분을 쉽게 구분할 수 있습니다.
6. 완료 기준을 함께 작성하기
체크리스트를 만들었는데도 업무가 제대로 끝났는지 판단하기 어려운 경우가 있습니다.
예를 들어 자료 확인이라고만 작성하면 어느 정도 확인해야 완료인지 기준이 모호합니다.
이를 조금 더 구체적으로 바꿀 수 있습니다.
기존 항목
□ 보고서 확인
완료 기준을 추가한 항목
□ 보고서의 날짜, 숫자, 담당자 이름을 원본 자료와 비교해 확인
이처럼 무엇을 하면 해당 항목이 완료되는지 명확하게 작성하면 체크리스트를 사용하기 쉬워집니다.
ChatGPT에는,
각 체크리스트 항목마다 완료됐다고 판단할 수 있는 간단한 기준을 추가해줘.
라고 요청할 수 있습니다.
7. 반복 사용할 수 있는 템플릿으로 저장하기
체크리스트를 한 번 만들었다면 매번 새로 만들 필요는 없습니다.
반복되는 업무라면 기본 체크리스트를 템플릿으로 저장해두고 필요한 부분만 수정해서 사용하는 것이 효율적입니다.
예를 들어 매주 금요일에 주간 업무를 정리한다면 금요일 업무 마감 체크리스트를 만들어둘 수 있습니다.
□ 이번 주 완료 업무 확인
□ 미완료 업무 확인
□ 다음 주로 이동할 업무 정리
□ 중요한 이메일 확인
□ 다음 주 회의 일정 확인
□ 필요한 자료 준비
□ 다음 주 우선 업무 3개 선정
업무 방식이 변경되면 기존 체크리스트에 항목을 추가하거나 삭제하면 됩니다.
이렇게 조금씩 수정하면 자신에게 맞는 업무 체크리스트가 만들어집니다.
바로 사용할 수 있는 ChatGPT 업무 체크리스트 프롬프트
아래 형식을 저장해두면 다양한 업무에 활용할 수 있습니다.
내가 반복해서 하는 업무를 설명할게. 이 업무를 처음 시작하는 단계부터 완료까지 체크리스트로 만들어줘.
다음 조건을 적용해줘.
- 업무를 실제 실행 순서대로 정리해줘.
- 큰 업무는 작은 작업 단위로 나눠줘.
- 빠뜨리기 쉬운 단계가 있다면 추가해줘.
- 중요한 확인 사항은 ‘중요 확인’으로 표시해줘.
- 각 항목은 완료 여부를 확인할 수 있도록 작성해줘.
- 최종 제출 또는 전달 전 확인 단계도 포함해줘.
- 정보가 부족하면 임의로 가정하지 말고 필요한 정보를 질문해줘.
업무 이름: [입력]
업무 목적: [입력]
완료해야 하는 결과: [입력]
마감시간: [입력]
현재 진행 방식: [입력]
이 프롬프트를 기본 형태로 저장해두고 업무 이름과 내용을 변경해서 사용할 수 있습니다.
실제 업무에 적용해보기
예를 들어 고객에게 견적서 보내기라는 반복 업무가 있다고 가정해보겠습니다.
단순히 견적서를 보내는 것으로 생각할 수 있지만 실제로는 여러 과정이 필요할 수 있습니다.
1단계 – 요청 내용 확인
고객이 요청한 상품이나 서비스, 수량, 일정 등을 확인합니다.
2단계 – 견적 내용 작성
가격, 수량, 제공 조건 등을 정리합니다.
3단계 – 중요 정보 확인
고객명, 회사명, 금액, 날짜 등의 오류가 없는지 확인합니다.
4단계 – 파일 준비
파일명과 문서 형식을 확인하고 필요한 첨부자료를 준비합니다.
5단계 – 이메일 작성
견적서를 전달하는 이메일 내용을 작성합니다.
6단계 – 최종 확인 후 발송
받는 사람과 첨부파일을 다시 확인하고 발송합니다.
7단계 – 기록 남기기
필요하다면 견적서를 보낸 날짜와 고객의 회신 여부를 업무 기록에 남깁니다.
이처럼 평소 하나의 업무라고 생각했던 작업을 여러 단계로 나누면 어디에서 실수가 발생하기 쉬운지도 파악할 수 있습니다.
체크리스트를 너무 길게 만들지 말자
AI에게 체크리스트를 요청하면 필요 이상으로 많은 항목이 만들어질 수도 있습니다.
체크리스트가 너무 길면 오히려 사용하는 것이 번거로워집니다.
따라서 결과를 받은 뒤에는 실제 업무에서 필요하지 않은 항목을 삭제하는 것이 좋습니다.
예를 들어 20개의 항목이 만들어졌지만 실제로 필요한 것이 10개라면 과감하게 줄일 수 있습니다.
체크리스트의 목적은 모든 상황을 완벽하게 기록하는 것이 아니라 반복 업무를 더 쉽고 정확하게 처리하도록 돕는 것이기 때문입니다.
AI가 만든 체크리스트는 반드시 검토해야 한다
ChatGPT가 업무 체크리스트를 만들어주더라도 실제 회사의 업무 절차나 내부 규정을 정확하게 알고 있는 것은 아닙니다.
따라서 AI가 만든 체크리스트를 그대로 회사의 공식 업무 절차로 사용하는 것은 주의해야 합니다.
특히 계약, 회계, 인사, 개인정보처럼 중요한 업무라면 기존 사내 규정과 담당자의 확인이 우선되어야 합니다.
회사 내부정보나 고객 개인정보를 AI에 입력해야 하는 경우에도 사용하는 서비스의 데이터 처리 정책과 회사의 보안 규정을 먼저 확인해야 합니다.
AI는 체크리스트의 초안을 빠르게 만드는 도구로 활용하고 최종 내용은 실제 업무 담당자가 검토하는 것이 좋습니다.
좋은 체크리스트는 업무를 기억하지 않아도 되게 만든다
체크리스트의 가장 큰 장점은 해야 할 모든 단계를 머릿속으로 기억할 필요가 줄어든다는 것입니다.
특히 자주 반복하지만 작은 실수가 발생하기 쉬운 업무에서 효과적으로 활용할 수 있습니다.
ChatGPT를 활용한다면 다음 과정으로 시작해보세요.
반복 업무 선택 → 업무 과정 설명 → 단계별 체크리스트 생성 → 불필요한 항목 삭제 → 실제 사용 → 수정 후 템플릿 저장
처음부터 완벽한 체크리스트를 만들 필요는 없습니다.
실제로 업무에 사용하면서 빠진 항목을 추가하고 필요 없는 항목을 삭제하면 점점 자신에게 맞는 형태가 됩니다.
결국 AI 업무 자동화의 목적은 사람이 해야 할 중요한 판단까지 AI에 맡기는 것이 아닙니다.
반복해서 기억하고 정리하는 시간을 줄여 중요한 업무에 더 집중할 수 있도록 만드는 것, 이것이 업무 체크리스트에 AI를 활용하는 가장 실용적인 방법입니다.
자주 묻는 질문 FAQ
ChatGPT로 만든 체크리스트를 매일 사용해도 되나요?
네. 반복되는 업무라면 한 번 만든 체크리스트를 템플릿으로 저장하고 필요할 때마다 활용할 수 있습니다. 실제 사용하면서 업무 방식에 맞게 항목을 수정하는 것이 좋습니다.
어떤 업무를 체크리스트로 만들면 좋나요?
여러 단계가 필요하고 반복적으로 발생하며 작은 실수를 하기 쉬운 업무가 적합합니다. 이메일 발송, 보고서 제출, 회의 준비, 고객 응대, 자료 정리 등이 대표적인 예입니다.
할 일 목록과 업무 체크리스트를 같이 사용해도 되나요?
가능합니다. 할 일 목록에는 오늘 해야 할 업무를 적고, 체크리스트에는 각각의 업무를 완료하기 위해 필요한 세부 단계를 기록하는 방식으로 함께 활용할 수 있습니다.
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