ChatGPT로 업무 일정이 밀렸을 때 계획을 다시 세우는 방법
업무 계획을 세워도 항상 계획대로 진행되는 것은 아닙니다.
예상하지 못했던 긴급 업무가 들어오거나 회의가 길어질 수도 있고, 다른 사람의 확인을 기다리느라 다음 업무를 진행하지 못하는 경우도 있습니다.
하루 정도 일정이 밀렸는데 제대로 정리하지 않으면 다음 날 업무까지 영향을 받으면서 해야 할 일이 계속 쌓일 수 있습니다.
이때 흔히 하는 방법이 밀린 업무를 기존 계획에 그대로 추가하는 것입니다.
하지만 이미 일정이 밀린 상태에서 새로운 업무까지 계속 추가하면 하루에 처리할 수 있는 업무량을 넘어설 수 있습니다.
이럴 때 ChatGPT 업무 일정 관리 방법을 활용하면 남아 있는 업무를 정리하고 마감일과 중요도를 기준으로 우선순위를 다시 검토하는 데 도움을 받을 수 있습니다.
중요한 것은 AI에게 모든 일정을 결정하게 하는 것이 아닙니다.
실제 마감일과 업무시간, 다른 사람과 협의해야 하는 내용을 담당자가 제공하고 ChatGPT를 일정 재정리를 위한 보조 도구로 활용하는 것이 좋습니다.
1. 밀린 업무를 모두 적어본다
일정이 밀렸을 때 가장 먼저 해야 할 일은 현재 남아 있는 업무를 확인하는 것입니다.
머릿속으로,
이것도 해야 하고 저것도 해야 하는데 시간이 없다.
라고 생각하면 업무량을 정확하게 파악하기 어렵습니다.
먼저 남은 업무를 모두 적어봅니다.
예를 들어,
- 거래처 이메일 답변
- 주간 보고서 작성
- 회의자료 수정
- 고객 문의 확인
- 다음 주 일정 정리
- 자료 검토
- 미완료 문서 작성
이 단계에서는 우선순위를 결정하지 않아도 됩니다.
현재 남아 있는 업무를 빠짐없이 확인하는 것이 먼저입니다.
ChatGPT에는 다음처럼 요청할 수 있습니다.
아래는 현재 밀려 있는 업무 목록이야. 업무를 삭제하거나 새로운 업무를 추가하지 말고 보기 쉽게 목록으로 정리해줘.
2. 완료한 업무와 미완료 업무를 구분한다
업무 목록을 작성했다면 실제로 무엇이 남아 있는지 확인합니다.
하나의 업무가 완전히 끝나지 않았더라도 일부 작업은 이미 완료됐을 수 있습니다.
예를 들어,
보고서 작성
자료 수집 ✓
데이터 정리 ✓
본문 작성 중
최종 검토 미완료
이런 경우 처음부터 다시 해야 하는 업무처럼 계획할 필요는 없습니다.
ChatGPT에는,
아래 업무 진행상황을
완료 / 진행 중 / 시작 전 / 확인 대기로 분류해줘. 상태를 알 수 없는 업무는[확인 필요]라고 표시해줘.
라고 요청할 수 있습니다.
이렇게 하면 실제로 남은 업무량을 보다 정확하게 파악할 수 있습니다.
3. 마감일이 있는 업무부터 확인한다
모든 업무가 같은 시점에 끝나야 하는 것은 아닙니다.
먼저 마감일이 정해진 업무를 확인합니다.
예를 들어,
| 업무 | 현재 상태 | 마감일 |
|---|---|---|
| 거래처 자료 전달 | 진행 중 | 9월 10일 |
| 주간 보고서 | 시작 전 | 9월 11일 |
| 내부자료 정리 | 진행 중 | 마감일 없음 |
| 회의자료 수정 | 시작 전 | 9월 12일 |
이렇게 정리하면 어떤 업무부터 검토해야 하는지 파악하기 쉬워집니다.
다만 마감일이 빠르다는 이유만으로 무조건 가장 중요한 업무라고 판단할 필요는 없습니다.
업무의 중요도와 다른 일정에 미치는 영향도 함께 확인해야 합니다.
4. 업무의 중요도를 다시 확인한다
일정이 밀리면 원래 계획했던 순서를 그대로 유지하기 어려울 수 있습니다.
따라서 업무 중요도를 다시 살펴봅니다.
예를 들어 다음처럼 나눌 수 있습니다.
우선 처리
마감이 임박했거나 다른 업무 진행에 영향을 주는 일
일정 내 처리
중요하지만 바로 처리하지 않아도 되는 일
일정 조정 검토
마감일을 조정할 수 있거나 우선순위가 상대적으로 낮은 일
중요한 점은 ChatGPT가 업무의 중요도를 임의로 판단하게 하지 않는 것입니다.
회사 상황이나 고객과의 약속 등 AI가 알 수 없는 정보가 있기 때문입니다.
다음과 같이 요청할 수 있습니다.
내가 입력한 마감일과 중요도를 기준으로 업무를 정리해줘. 중요도를 입력하지 않은 업무는 임의로 판단하지 말고
[우선순위 확인 필요]라고 표시해줘.
5. 긴급한 업무와 중요한 업무를 구분한다
급하게 처리해야 한다고 해서 항상 가장 중요한 업무인 것은 아닙니다.
반대로 중요하지만 오늘 당장 처리할 필요가 없는 업무도 있습니다.
업무를 다음 네 가지 관점으로 살펴볼 수 있습니다.
긴급하고 중요한 업무
먼저 처리해야 할 가능성이 높은 업무입니다.
중요하지만 긴급하지 않은 업무
시간을 확보해 계획적으로 처리합니다.
긴급하지만 중요도가 상대적으로 낮은 업무
위임이나 처리방법 변경이 가능한지 검토할 수 있습니다.
긴급하지도 중요하지도 않은 업무
일정 조정이나 필요성을 다시 검토할 수 있습니다.
단, 실제 중요도와 긴급도는 업무 담당자가 결정해야 합니다.
6. 업무별 예상 소요시간을 적는다
일정을 다시 세울 때 빠지기 쉬운 것이 업무에 필요한 시간입니다.
예를 들어 오늘 6시간을 사용할 수 있는데 10시간이 필요한 업무를 모두 넣으면 처음부터 실행하기 어려운 계획이 됩니다.
다음처럼 정리해볼 수 있습니다.
| 업무 | 마감 | 예상시간 | 중요도 |
|---|---|---|---|
| 고객 문의 답변 | 오늘 | 30분 | 높음 |
| 보고서 작성 | 내일 | 2시간 | 높음 |
| 회의자료 수정 | 모레 | 1시간 | 중간 |
| 자료 정리 | 미정 | 1시간 | 낮음 |
예상시간은 담당자가 직접 입력하는 것이 좋습니다.
ChatGPT가 업무 이름만 보고 정확한 작업시간을 알 수는 없기 때문입니다.
7. 하루에 실제 사용할 수 있는 시간을 계산한다
업무 일정이 계속 밀리는 이유 중 하나는 하루 전체를 업무시간으로 계산하기 때문입니다.
예를 들어 근무시간이 8시간이라고 해서 8시간 모두를 계획한 업무에 사용할 수 있는 것은 아닐 수 있습니다.
회의, 전화, 고객 응대, 휴식, 예상하지 못한 요청 등이 있기 때문입니다.
따라서,
오늘 근무 가능시간
에서
이미 정해진 회의
고정 업무
반드시 처리해야 하는 일정
등을 제외하고 실제로 사용할 수 있는 시간을 확인합니다.
예를 들어 실제 집중 업무시간이 4시간이라면 4시간 안에서 처리 가능한 계획을 만들어야 합니다.
8. 큰 업무는 작은 단위로 나눈다
일정이 밀렸을 때,
보고서 작성
처럼 큰 업무 하나만 적어두면 실제로 얼마나 진행할 수 있는지 판단하기 어렵습니다.
다음처럼 나눌 수 있습니다.
보고서 작성
- 필요한 자료 확인
- 데이터 정리
- 목차 작성
- 본문 작성
- 표와 숫자 확인
- 최종 검토
- 제출
이렇게 나누면 오늘 완료할 부분과 다음 날 처리할 부분을 구분하기 쉬워집니다.
ChatGPT에는,
아래 업무를 30분~1시간 정도의 작업 단위로 나눠줘. 실제 업무 방법을 알 수 없는 부분은 임의로 만들지 말고
[확인 필요]라고 표시해줘.
라고 요청할 수 있습니다.
9. 밀린 업무를 무조건 오늘 계획에 넣지 않는다
어제 끝내지 못한 일이 3개 있다고 해서 오늘 일정에 세 가지를 모두 추가하는 방식은 주의해야 합니다.
오늘도 원래 예정된 업무가 있기 때문입니다.
먼저 다음 내용을 확인합니다.
오늘 반드시 해야 하는 일은 무엇인가?
밀린 업무 중 오늘 처리해야 하는 것은 무엇인가?
내일로 이동해도 되는 업무는 무엇인가?
일정을 다시 협의해야 하는 업무는 무엇인가?
이렇게 나누면 오늘의 계획이 지나치게 많아지는 것을 줄일 수 있습니다.
10. 다른 사람의 확인이 필요한 업무를 분리한다
일정이 밀리는 원인이 항상 내 업무속도 때문인 것은 아닙니다.
상사의 승인, 거래처 회신, 다른 부서의 자료 등이 필요한 경우도 있습니다.
이런 업무는 별도로 분리합니다.
내가 바로 할 수 있는 업무
현재 필요한 정보가 모두 있어 진행할 수 있는 일
확인 대기 업무
다른 사람의 회신이나 승인이 필요한 일
협의가 필요한 업무
마감일이나 업무범위를 조정해야 하는 일
ChatGPT에는 다음처럼 요청할 수 있습니다.
아래 업무를
내가 바로 진행 가능 / 다른 사람의 확인 대기 / 일정 협의 필요로 분류해줘. 정보가 부족한 업무는[확인 필요]라고 표시해줘.
이렇게 하면 기다리는 업무 때문에 다른 일을 놓치는 것을 줄일 수 있습니다.
11. 마감이 어려운 업무는 미리 알린다
일정을 다시 계산했는데 기존 마감일까지 완료하기 어렵다는 사실을 알게 될 수도 있습니다.
이때 가능한 경우에는 마감 직전에 알리기보다 상황을 확인한 시점에 관련 담당자와 협의하는 것이 좋습니다.
예를 들어,
현재
[업무명]진행 상황을 확인한 결과 기존[마감일]까지 완료하기 어려울 가능성이 있습니다.[현재 상황]을 고려했을 때[조정 가능한 일정]으로 변경이 가능한지 확인 부탁드립니다.
처럼 작성할 수 있습니다.
ChatGPT를 활용해 일정 조정 이메일의 문장을 다듬을 수도 있습니다.
단, 새로운 마감일을 AI가 임의로 결정하게 해서는 안 됩니다.
12. 오늘 해야 할 업무를 3단계로 나눈다
업무가 많을 때는 모든 일을 같은 중요도로 보는 것보다 세 단계로 나눠볼 수 있습니다.
반드시 완료
오늘 처리하지 않으면 마감이나 다른 업무에 영향을 주는 일
가능하면 완료
오늘 하면 좋지만 일정에 따라 다음 날로 이동 가능한 일
여유가 있으면 처리
핵심 업무가 끝난 뒤 시간이 남으면 진행할 일
이렇게 나누면 예상하지 못한 일이 들어와도 무엇을 먼저 지켜야 하는지 판단하기 쉬워집니다.
13. 집중 업무시간을 따로 확보한다
업무 일정이 밀렸을 때 계속 이메일과 메신저를 확인하면서 밀린 업무를 처리하려고 하면 집중하기 어려울 수 있습니다.
가능한 업무환경이라면 특정 시간을 집중 업무시간으로 정할 수 있습니다.
예를 들어,
09:30~10:30 보고서 작성
11:00~11:30 이메일 처리
처럼 일정에 작업시간을 배치할 수 있습니다.
다만 너무 촘촘하게 계획하면 작은 변수만 생겨도 전체 일정이 다시 밀릴 수 있습니다.
따라서 업무 사이에 어느 정도 여유시간을 두는 방법도 고려할 수 있습니다.
14. 예상하지 못한 업무를 위한 여유시간을 남긴다
일정을 다시 세우면서 하루의 모든 시간을 업무로 채우면 갑작스러운 요청이 들어왔을 때 다시 계획이 무너질 수 있습니다.
따라서 실제 업무환경에 따라 일정 일부를 비워두는 방법을 고려할 수 있습니다.
중요한 것은 ChatGPT가,
하루의 20%는 반드시 비워두세요.
처럼 임의의 비율을 정하게 하는 것이 아닙니다.
내 업무환경에서 평소 갑작스러운 업무가 얼마나 발생하는지 살펴보고 적절한 여유시간을 직접 결정하는 것이 좋습니다.
15. 반복해서 일정이 밀리는 업무를 찾는다
한 번 일정이 밀리는 것은 예상하지 못한 상황 때문일 수 있습니다.
하지만 매주 같은 업무가 계속 밀린다면 계획 자체를 다시 살펴볼 필요가 있습니다.
예를 들어,
매주 보고서가 늦어진다.
↓
자료 수집에 예상보다 시간이 오래 걸린다.
↓
보고서 작성시간을 1시간으로 잡았지만 실제로는 2시간 이상 필요하다.
이런 경우 단순히 더 빨리 일하려고 하기보다 처음부터 예상시간을 현실적으로 조정해야 할 수 있습니다.
ChatGPT에는,
아래는 최근 4주 동안 계속 밀린 업무 목록이야. 반복해서 일정이 지연되는 업무와 가능한 원인 후보를 구분해줘. 원인은 사실로 단정하지 말고 확인해야 할 질문도 함께 만들어줘.
라고 요청할 수 있습니다.
16. 반복 업무는 템플릿과 체크리스트를 활용한다
같은 업무 때문에 일정이 자주 밀린다면 업무방식 자체를 개선할 수도 있습니다.
예를 들어,
반복 이메일 → 이메일 템플릿
정기 보고서 → 보고서 기본 양식
회의 준비 → 회의 체크리스트
고객 문의 → 문의 유형별 답변 초안
주간 업무 → 주간 업무 체크리스트
처럼 반복되는 준비과정을 줄이는 방법을 검토할 수 있습니다.
이 부분에서는 기존 40번 글인 **「ChatGPT로 업무 문제 해결 아이디어를 찾는 방법」**과도 자연스럽게 연결할 수 있습니다.
17. ChatGPT로 새로운 업무 계획표를 만든다
현재 상황을 모두 정리했다면 ChatGPT를 이용해 새로운 계획표의 초안을 만들 수 있습니다.
예를 들어 다음 정보를 제공합니다.
사용 가능한 시간: 4시간
업무 A: 마감 오늘 / 예상 1시간 / 중요
업무 B: 마감 내일 / 예상 2시간 / 중요
업무 C: 마감 이번 주 / 예상 1시간 / 일반
업무 D: 거래처 회신 대기
그리고 다음처럼 요청합니다.
위 정보를 기준으로 오늘 업무 계획 초안을 만들어줘. 내가 입력한 마감일과 예상시간은 변경하지 말고, 4시간을 초과하는 업무는 다음 일정으로 분리해줘. 어떤 업무를 미뤄도 되는지 판단할 정보가 부족하면
[우선순위 확인 필요]라고 표시해줘.
이렇게 요청하면 현실적인 일정 초안을 만드는 데 활용할 수 있습니다.
18. 하루가 끝난 뒤 계획과 실제 결과를 비교한다
새로운 계획을 세웠다면 하루가 끝난 뒤 간단하게 확인해보는 것이 좋습니다.
예상했던 시간과 실제 시간이 비슷했는가?
어떤 업무가 예상보다 오래 걸렸는가?
갑작스럽게 추가된 업무는 무엇인가?
다시 미뤄진 업무는 무엇인가?
내일 계획에서 수정할 부분은 무엇인가?
이 기록이 쌓이면 다음 일정을 세울 때 보다 현실적인 예상시간을 잡는 데 도움이 됩니다.
바로 사용할 수 있는 ChatGPT 업무 일정 관리 프롬프트
아래 프롬프트를 저장해두면 업무 일정이 밀렸을 때 바로 활용할 수 있습니다.
업무 일정이 밀려서 계획을 다시 세우려고 해.
오늘 사용할 수 있는 업무시간:
[시간]밀린 업무:
[업무 목록]오늘 새롭게 해야 하는 업무:
[업무 목록]각 업무의 마감일:
[마감일]각 업무의 예상 소요시간:
[시간]업무 중요도:
[높음 / 중간 / 낮음]다른 사람의 확인이 필요한 업무:
[업무]다음 순서로 계획을 다시 정리해줘.
- 전체 업무 목록 정리
- 완료 / 진행 중 / 시작 전 / 확인 대기로 분류
- 마감일 순으로 정리
- 내가 입력한 중요도 표시
- 오늘 반드시 처리할 업무 구분
- 다른 사람의 확인이 필요한 업무 분리
- 실제 사용 가능한 시간 안에서 오늘 계획 초안 작성
- 오늘 처리하기 어려운 업무 별도 표시
- 추가로 확인해야 할 사항 정리
다음 조건을 지켜줘.
- 내가 제공하지 않은 마감일을 만들지 말 것
- 업무 중요도를 임의로 판단하지 말 것
- 예상 소요시간을 임의로 변경하지 말 것
- 새로운 업무를 추가하지 말 것
- 하루 사용 가능시간을 초과해서 계획하지 말 것
- 다른 사람과 협의해야 하는 일정은 임의로 변경하지 말 것
- 정보가 부족하면
[확인 필요]라고 표시할 것
갑자기 긴급 업무가 생겼을 때 사용하는 프롬프트
기존 계획을 진행하던 중 긴급한 업무가 추가될 수도 있습니다.
이때 다음과 같이 요청할 수 있습니다.
오늘 업무 계획을 진행하던 중 긴급 업무가 추가됐어.
남은 업무시간:
[시간]기존 남은 업무:
[목록]새로운 긴급 업무:
[내용]각 업무의 마감일:
[내용]예상 소요시간:
[내용]기존 업무를 삭제하지 말고 새로운 업무를 포함해 계획을 다시 구성해줘. 오늘 완료할 수 없는 업무는 별도로 표시하고 내가 제공하지 않은 마감일이나 우선순위는 만들지 말아줘.
업무 일정이 밀렸을 때 피해야 할 방법
일정이 밀렸다는 이유로 모든 업무를 무조건 빠르게 처리하려고 하면 오히려 실수가 발생할 수 있습니다.
특히 다음과 같은 방식은 주의할 필요가 있습니다.
밀린 업무를 모두 오늘 일정에 추가하기
마감일을 확인하지 않고 쉬운 일부터 처리하기
모든 업무를 긴급한 일로 분류하기
예상 소요시간 없이 계획하기
다른 사람의 회신을 기다리는 업무까지 작업시간에 포함하기
ChatGPT가 임의로 정한 우선순위를 그대로 따르기
계획을 너무 촘촘하게 만들어 여유시간을 없애기
업무가 밀렸을수록 해야 할 일을 더 많이 추가하기보다 현재 상황을 다시 정리하는 것이 중요합니다.
ChatGPT 업무 일정 관리의 핵심은 현실적인 재계획이다
업무 일정이 밀렸다고 해서 처음 세운 계획이 완전히 실패한 것은 아닙니다.
업무 중에는 예상하지 못한 일이 얼마든지 발생할 수 있기 때문입니다.
중요한 것은 밀린 업무를 계속 다음 날로 넘기는 것이 아니라 현재 상황을 기준으로 계획을 다시 만드는 것입니다.
ChatGPT 업무 일정 관리를 활용할 때는 다음 순서로 진행하면 좋습니다.
① 남은 업무를 모두 확인한다.
② 진행 상태를 구분한다.
③ 마감일과 중요도를 확인한다.
④ 예상 소요시간을 적는다.
⑤ 실제 사용할 수 있는 시간을 계산한다.
⑥ 오늘 해야 할 업무를 선택한다.
⑦ 확인 대기 업무를 분리한다.
⑧ 처리하기 어려운 일정은 미리 협의한다.
⑨ 하루가 끝난 뒤 실제 결과를 확인한다.
ChatGPT는 복잡하게 쌓여 있는 업무를 정리하고 일정표의 초안을 만드는 데 활용할 수 있습니다.
하지만 실제 업무의 중요도와 고객과의 약속, 회사의 상황을 모두 알고 있는 것은 아니기 때문에 최종 우선순위와 일정은 담당자가 직접 확인해야 합니다.
결국 좋은 일정 관리란 모든 일을 계획대로 끝내는 것이 아니라, 상황이 달라졌을 때 현실에 맞게 계획을 다시 조정하는 능력이라고 할 수 있습니다.
자주 묻는 질문 FAQ
ChatGPT 업무 일정 관리는 어떻게 활용할 수 있나요?
남은 업무, 마감일, 중요도, 예상 소요시간과 실제 사용할 수 있는 시간을 제공하면 업무를 정리하고 새로운 일정표의 초안을 만드는 데 활용할 수 있습니다.
밀린 업무는 모두 다음 날 먼저 처리해야 하나요?
반드시 그렇지는 않습니다. 각 업무의 마감일과 중요도, 다른 업무에 미치는 영향 등을 확인한 뒤 우선순위를 다시 결정하는 것이 좋습니다.
ChatGPT가 업무 우선순위를 정해도 되나요?
AI는 회사의 실제 상황과 고객과의 약속을 모두 알 수 없기 때문에 중요한 업무를 임의로 판단하게 하기보다는 담당자가 중요도와 마감일을 제공한 뒤 정리를 맡기는 방식이 좋습니다.
일정이 계속 밀린다면 어떻게 해야 하나요?
반복적으로 밀리는 업무가 무엇인지 확인하고 예상 소요시간, 업무 단계, 외부 확인 과정 등을 다시 살펴보는 것이 좋습니다. 필요하다면 템플릿이나 체크리스트, 자동화 가능성도 함께 검토할 수 있습니다.
팩트파인더빨리
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