ChatGPT로 여러 업무를 비교하고 선택하는 방법
ChatGPT 업무 비교, 해야 할 일이 많을 때 무엇부터 선택할까?
업무를 하다 보면 여러 가지 일이 동시에 들어오는 경우가 있습니다.
보고서를 작성해야 하는데 거래처에서 이메일이 오고, 회의자료도 준비해야 하며 고객 문의까지 처리해야 할 수 있습니다.
해야 할 일이 한두 개라면 순서를 정하기 어렵지 않습니다. 하지만 업무가 많아지면 어떤 일을 먼저 해야 하는지 판단하기 어려워집니다.
이때 단순히 가장 쉬운 일부터 처리하거나 눈앞에 보이는 업무부터 시작하면 중요한 업무가 뒤로 밀릴 수 있습니다.
반대로 모든 업무를 중요하다고 생각하면 우선순위를 정하는 의미가 없어집니다.
이럴 때 ChatGPT 업무 비교 방법을 활용하면 여러 업무의 조건을 한눈에 볼 수 있도록 정리하고, 서로 다른 업무를 같은 기준으로 비교하는 데 도움을 받을 수 있습니다.
중요한 것은 ChatGPT가 나를 대신해 중요한 업무를 결정하도록 하는 것이 아닙니다.
마감일, 중요도, 예상시간, 다른 업무에 미치는 영향 등의 정보를 직접 제공하고 ChatGPT는 이를 체계적으로 정리하도록 활용하는 것이 핵심입니다.
1. 먼저 해야 할 업무를 모두 적는다
업무를 비교하기 전에 현재 해야 하는 일을 한곳에 모아야 합니다.
예를 들어 다음과 같습니다.
- 주간 보고서 작성
- 거래처 이메일 답변
- 회의자료 수정
- 고객 문의 처리
- 다음 달 일정 작성
- 내부자료 검토
- 홈페이지 내용 수정
머릿속으로만 업무를 관리하면 새로운 일이 추가될 때 기존 업무를 놓치기 쉽습니다.
ChatGPT에는 다음처럼 요청할 수 있습니다.
아래는 현재 내가 해야 하는 업무 목록이야. 새로운 업무를 추가하지 말고 한눈에 확인할 수 있도록 표로 정리해줘.
이 단계에서는 어떤 업무가 중요한지 결정하지 않아도 됩니다.
우선 전체 업무를 빠짐없이 확인하는 것이 중요합니다.
2. 업무별 마감일을 확인한다
업무 목록을 만들었다면 각 업무의 마감일을 확인합니다.
예를 들어 다음과 같이 정리할 수 있습니다.
| 업무 | 마감일 | 현재 상태 |
|---|---|---|
| 거래처 이메일 | 오늘 | 시작 전 |
| 주간 보고서 | 내일 | 작성 중 |
| 회의자료 | 3일 후 | 시작 전 |
| 내부자료 정리 | 미정 | 진행 중 |
마감일이 명확하지 않다면 AI가 임의로 정하도록 하지 않습니다.
마감일 확인 필요
처럼 표시해두는 것이 좋습니다.
3. 중요도와 긴급도를 구분한다
마감일이 빠른 업무가 항상 가장 중요한 것은 아닙니다.
업무를 비교할 때는 중요도와 긴급도를 따로 생각해볼 수 있습니다.
예를 들어 중요한 고객에게 전달해야 하는 자료는 중요도가 높을 수 있습니다.
반면 내부 파일명을 변경하는 작업은 오늘 해야 하더라도 상대적으로 중요도가 낮을 수 있습니다.
다음과 같이 구분할 수 있습니다.
중요하고 긴급한 업무
빠르게 처리해야 할 가능성이 높은 업무
중요하지만 긴급하지 않은 업무
시간을 확보해 계획적으로 진행할 업무
긴급하지만 중요도가 낮은 업무
처리 방법이나 위임 가능성을 검토할 업무
중요하지도 긴급하지도 않은 업무
필요성과 일정을 다시 검토할 업무
실제 중요도는 회사 상황과 업무 담당자가 판단해야 합니다.
4. 예상 소요시간을 함께 적는다
업무를 선택할 때는 필요한 시간도 중요한 기준입니다.
예를 들어 오늘 사용할 수 있는 시간이 2시간인데 4시간짜리 업무를 시작한다면 완료하지 못할 수 있습니다.
따라서 다음처럼 정리할 수 있습니다.
| 업무 | 마감 | 중요도 | 예상시간 |
|---|---|---|---|
| 업무 A | 오늘 | 높음 | 30분 |
| 업무 B | 내일 | 높음 | 2시간 |
| 업무 C | 이번 주 | 중간 | 1시간 |
| 업무 D | 미정 | 낮음 | 40분 |
예상시간은 가능하면 실제 업무를 담당하는 사람이 입력합니다.
ChatGPT가 업무 이름만 보고 정확한 소요시간을 판단할 수는 없기 때문입니다.
5. 다른 업무에 미치는 영향을 확인한다
업무 자체의 중요도뿐 아니라 이 일을 완료해야 다른 사람이 일을 시작할 수 있는지도 확인할 필요가 있습니다.
예를 들어,
내가 자료를 전달해야 다른 부서가 보고서를 작성할 수 있다.
라면 해당 업무가 전체 일정에 영향을 줄 수 있습니다.
다음 질문을 활용할 수 있습니다.
이 업무가 늦어지면 다른 업무도 늦어지는가?
다른 사람이 내 결과물을 기다리고 있는가?
이 업무를 완료해야 다음 단계가 시작되는가?
오늘 처리하지 않으면 고객이나 거래처에 영향을 주는가?
이런 정보를 업무 비교 기준에 포함하면 단순히 마감일만 보는 것보다 실제 상황에 맞는 판단을 하기 쉬워집니다.
6. 내가 직접 해야 하는 업무인지 확인한다
업무가 많을 때는 모든 일을 내가 직접 해야 한다고 생각하기 쉽습니다.
하지만 업무에 따라 다른 담당자가 처리할 수 있거나 협업이 필요한 경우도 있습니다.
다음처럼 구분해볼 수 있습니다.
직접 처리
내가 직접 판단하거나 수행해야 하는 업무
협업 필요
다른 사람과 함께 진행해야 하는 업무
위임 검토
다른 담당자가 처리할 수 있는지 확인할 업무
확인 대기
승인이나 자료를 기다리는 업무
ChatGPT에는 다음과 같이 요청할 수 있습니다.
내가 표시한 담당 정보를 기준으로
직접 처리 / 협업 / 위임 검토 / 확인 대기로 정리해줘. 담당자가 명확하지 않은 업무는 임의로 판단하지 말고[확인 필요]라고 표시해줘.
7. 업무를 같은 기준으로 비교한다
여러 업무를 비교할 때마다 다른 기준을 사용하면 판단하기 어려워집니다.
따라서 일정한 기준을 정해두는 것이 좋습니다.
예를 들어 다음 다섯 가지를 사용할 수 있습니다.
① 마감일
② 중요도
③ 예상 소요시간
④ 다른 업무에 미치는 영향
⑤ 현재 진행 상태
이렇게 동일한 기준으로 업무를 정리하면 한눈에 차이를 확인할 수 있습니다.
ChatGPT는 이 과정에서 여러 정보를 표로 바꾸는 데 유용하게 활용할 수 있습니다.
8. 점수만으로 중요한 업무를 결정하지 않는다
업무 비교를 위해 점수를 사용할 수도 있습니다.
예를 들어 중요도, 긴급도 등을 각각 숫자로 표시해 비교할 수 있습니다.
하지만 단순히 총점이 높은 업무가 반드시 먼저 해야 할 업무라고 볼 수는 없습니다.
특정 고객과의 약속이나 법적으로 정해진 마감일, 상사의 긴급 요청처럼 숫자로 표현하기 어려운 조건이 있을 수 있기 때문입니다.
따라서 점수는 판단을 돕는 참고자료로 활용하는 것이 좋습니다.
ChatGPT에 점수를 계산하게 했다면 마지막에는 실제 업무 상황과 다시 비교해야 합니다.
9. 두 업무 중 하나를 선택해야 할 때 비교표를 만든다
업무 두 개 중 하나를 먼저 해야 한다면 비교표를 만들어볼 수 있습니다.
예를 들어,
| 비교 기준 | 업무 A | 업무 B |
|---|---|---|
| 마감일 | 오늘 | 내일 |
| 중요도 | 높음 | 높음 |
| 예상시간 | 1시간 | 30분 |
| 다른 업무 영향 | 있음 | 없음 |
| 진행 상태 | 시작 전 | 진행 중 |
이렇게 보면 단순히 느낌으로 결정하는 것보다 어떤 차이가 있는지 명확하게 확인할 수 있습니다.
ChatGPT에는,
아래 두 업무를
마감일 / 중요도 / 예상시간 / 다른 업무 영향 / 진행 상태기준으로 비교표로 만들어줘. 최종 선택은 하지 말고 차이점만 설명해줘.
라고 요청할 수 있습니다.
10. 여러 업무를 한꺼번에 비교하는 방법
업무가 10개 이상이라면 하나씩 비교하기 어렵습니다.
이때 먼저 큰 그룹으로 나눌 수 있습니다.
우선 확인 업무
마감이 임박했거나 다른 업무에 영향을 주는 일
계획 업무
중요하지만 일정에 맞춰 진행할 수 있는 일
짧은 업무
비교적 짧은 시간에 완료할 수 있는 일
확인 대기 업무
다른 사람의 자료나 승인이 필요한 일
일정 조정 검토 업무
현재 일정에서 처리하기 어려운 일
이렇게 분류한 뒤 각 그룹 안에서 다시 비교하면 업무가 많아도 정리하기 쉬워집니다.
11. 쉬운 업무만 계속 선택하지 않는다
해야 할 일이 많을 때 짧고 쉬운 업무부터 처리하면 빠르게 완료 표시를 할 수 있습니다.
하지만 쉬운 일만 계속 선택하다 보면 시간이 많이 필요한 중요한 업무가 계속 뒤로 밀릴 수 있습니다.
예를 들어 10분짜리 업무를 여러 개 처리하면서 2시간이 필요한 중요한 보고서를 계속 미룰 수 있습니다.
따라서,
지금 당장 끝낼 수 있는가?
뿐 아니라,
오늘 시작하지 않으면 나중에 문제가 생기는가?
도 함께 확인하는 것이 좋습니다.
12. 큰 업무는 작은 작업으로 나눠서 비교한다
보고서 작성 4시간
처럼 큰 업무는 짧은 업무와 비교하기 어렵습니다.
이때 다음처럼 나눌 수 있습니다.
보고서 작성
- 자료 수집
- 자료 분류
- 목차 작성
- 본문 작성
- 숫자 확인
- 최종 검토
그러면 오늘 사용할 수 있는 시간이 1시간뿐이라도,
보고서 자료 수집까지만 완료한다.
처럼 계획을 세울 수 있습니다.
ChatGPT에는,
아래 업무를 30분~1시간 단위의 작은 작업으로 나눠줘. 실제 업무 방법을 알 수 없는 부분은
[확인 필요]라고 표시해줘.
라고 요청할 수 있습니다.
13. 기다리는 업무는 별도로 관리한다
다른 사람의 답변이나 승인을 기다리는 업무를 계속 오늘 해야 할 일에 넣어두면 실제로 처리할 수 있는 업무와 섞이게 됩니다.
따라서 다음처럼 별도로 구분하는 것이 좋습니다.
현재 진행 가능한 업무
내가 바로 처리할 수 있는 일
확인 대기 업무
다른 사람의 회신을 기다리는 일
협의 필요 업무
일정이나 내용을 조정해야 하는 일
이렇게 하면 실제로 내가 지금 할 수 있는 업무가 무엇인지 명확해집니다.
14. 오늘 할 수 있는 업무량을 기준으로 선택한다
업무 비교가 끝났다면 오늘 실제로 사용할 수 있는 시간을 확인합니다.
예를 들어 집중해서 사용할 수 있는 시간이 4시간이라면 7시간이 필요한 업무를 모두 오늘 계획에 넣는 것은 현실적이지 않습니다.
다음과 같이 나눌 수 있습니다.
오늘 반드시 완료할 업무
오늘 시작할 업무
시간이 남으면 처리할 업무
다음 일정으로 이동할 업무
ChatGPT에는,
오늘 실제 사용할 수 있는 시간은 4시간이야. 아래 업무의 마감일, 내가 입력한 중요도와 예상시간을 기준으로 4시간 안에서 가능한 계획 초안을 만들어줘. 판단할 정보가 부족한 업무는 임의로 제외하지 말고
[확인 필요]라고 표시해줘.
라고 요청할 수 있습니다.
15. 선택하지 않은 업무도 기록한다
업무 우선순위를 정했다고 해서 뒤로 미룬 업무가 사라지는 것은 아닙니다.
따라서 선택하지 않은 업무도 별도로 기록합니다.
예를 들어,
오늘 처리
업무 A, 업무 B
내일 검토
업무 C
회신 대기
업무 D
일정 협의 필요
업무 E
처럼 정리할 수 있습니다.
이렇게 하면 한 업무에 집중하면서도 나머지 업무를 놓치는 것을 줄일 수 있습니다.
16. 새로운 업무가 들어오면 다시 비교한다
아침에 세운 업무 계획이 하루 종일 그대로 유지되는 것은 아닙니다.
갑자기 고객 요청이나 긴급 업무가 들어올 수 있습니다.
이때 새로운 업무를 기존 일정 위에 무조건 추가하기보다 기존 업무와 비교해봅니다.
다음 내용을 확인합니다.
새 업무의 마감일은 언제인가?
기존 업무보다 중요한가?
얼마나 시간이 필요한가?
기존 업무를 미뤄도 되는가?
다른 사람에게 영향을 주는가?
필요하다면 기존 계획을 다시 조정합니다.
이는 앞서 작성한 41번 **「ChatGPT로 업무 일정이 밀렸을 때 계획을 다시 세우는 방법」**과도 연결되는 부분입니다.
17. 업무 선택 결과를 기록하면 다음 판단이 쉬워진다
업무를 선택한 뒤 실제 결과도 확인해보면 좋습니다.
예를 들어,
예상시간: 1시간
실제시간: 2시간
또는,
우선순위: 높음
실제 결과: 다음 날 처리해도 문제가 없었음
처럼 기록할 수 있습니다.
이런 기록이 쌓이면 내가 어떤 업무의 시간을 자주 과소평가하는지, 어떤 일을 지나치게 긴급하게 생각하는지 확인하는 데 도움이 될 수 있습니다.
다음 업무 계획을 세울 때도 보다 현실적인 판단 기준으로 활용할 수 있습니다.
바로 사용할 수 있는 ChatGPT 업무 비교 프롬프트
아래 프롬프트를 저장해두면 여러 업무 중 무엇을 먼저 검토해야 할지 정리할 때 사용할 수 있습니다.
현재 여러 업무가 동시에 있어서 비교하려고 해.
업무 목록:
[업무 입력]각 업무의 마감일:
[입력]내가 판단한 중요도:
[높음 / 중간 / 낮음]예상 소요시간:
[시간 입력]현재 진행 상태:
[시작 전 / 진행 중 / 확인 대기 등]다른 업무나 사람에게 미치는 영향:
[입력]오늘 사용할 수 있는 시간:
[시간]다음 순서로 정리해줘.
- 전체 업무를 표로 정리
- 마감일 비교
- 중요도 비교
- 예상 소요시간 비교
- 다른 업무에 미치는 영향 비교
- 현재 바로 진행할 수 없는 업무 분리
- 오늘 처리할 업무 후보 정리
- 다음 일정으로 이동 가능한 업무 후보 정리
- 추가로 확인해야 할 정보 표시
다음 조건을 지켜줘.
- 새로운 업무를 임의로 추가하지 말 것
- 중요도를 임의로 변경하지 말 것
- 마감일을 임의로 만들지 말 것
- 예상 소요시간을 임의로 변경하지 말 것
- 정보가 부족한 업무를 임의로 제외하지 말 것
- 최종 판단에 필요한 정보가 부족하면
[확인 필요]라고 표시할 것
두 가지 업무 중 선택할 때 사용하는 간단 프롬프트
업무가 많지 않고 두 가지 중 하나만 선택해야 한다면 더 간단하게 요청할 수도 있습니다.
업무 A와 업무 B 중 어떤 일을 먼저 할지 판단하려고 해.
업무 A:
[내용]
마감:[내용]
중요도:[내용]
예상시간:[내용]업무 B:
[내용]
마감:[내용]
중요도:[내용]
예상시간:[내용]두 업무를 마감일, 중요도, 예상시간, 다른 업무에 미치는 영향 기준으로 비교해줘. 정보가 부족하면 먼저 필요한 정보를 알려주고 확인되지 않은 내용을 추측하지 말아줘.
업무를 비교할 때 주의해야 할 점
ChatGPT를 이용하면 업무를 빠르게 표로 만들고 비교할 수 있지만 AI가 회사의 모든 상황을 알고 있는 것은 아닙니다.
특히 다음과 같은 정보는 사용자가 직접 확인해야 합니다.
실제 마감일
고객과 약속한 일정
회사의 업무 우선순위
상사의 요청사항
업무 실패 시 발생할 위험
법적 또는 계약상 마감
다른 직원의 업무 일정
따라서 ChatGPT가 제안한 업무 순서를 그대로 실행하기보다 왜 해당 순서로 정리되었는지 확인하고 실제 상황과 맞는지 검토해야 합니다.
ChatGPT 업무 비교의 핵심은 기준을 명확하게 만드는 것이다
업무가 많아지면 모든 일이 중요해 보일 수 있습니다.
이럴 때 머릿속으로만 고민하기보다 업무를 밖으로 꺼내 같은 기준으로 비교하면 판단하기 쉬워집니다.
ChatGPT 업무 비교를 활용할 때는 다음 순서를 기억하면 좋습니다.
① 해야 할 업무를 모두 적는다.
② 마감일을 확인한다.
③ 중요도와 긴급도를 구분한다.
④ 예상 소요시간을 확인한다.
⑤ 다른 업무에 미치는 영향을 살펴본다.
⑥ 현재 진행 가능한 업무인지 확인한다.
⑦ 동일한 기준으로 업무를 비교한다.
⑧ 실제 사용할 수 있는 시간에 맞게 선택한다.
⑨ 선택하지 않은 업무도 다음 일정에 기록한다.
ChatGPT의 역할은 중요한 일을 대신 결정하는 것이 아니라 복잡한 정보를 일정한 기준으로 정리해 사용자가 더 쉽게 판단하도록 돕는 것입니다.
결국 업무를 효율적으로 선택하려면 무엇이 더 쉬운가보다 무엇을 지금 처리해야 하는지 판단할 기준을 명확하게 만드는 것이 중요합니다.
자주 묻는 질문 FAQ
ChatGPT로 여러 업무의 우선순위를 정할 수 있나요?
마감일, 중요도, 예상 소요시간과 업무 영향도 등을 제공하면 비교표나 우선 검토 목록을 만드는 데 활용할 수 있습니다. 다만 실제 회사 상황을 모두 알 수 없으므로 최종 판단은 담당자가 확인하는 것이 좋습니다.
업무가 너무 많을 때 어떤 정보부터 입력해야 하나요?
업무명, 마감일, 중요도, 예상시간과 현재 진행 상태부터 정리하는 것이 좋습니다. 다른 업무나 사람에게 영향을 주는 업무라면 해당 정보도 추가하면 비교하기 쉬워집니다.
마감일이 없는 업무는 어떻게 비교하나요?
마감일이 없더라도 업무의 중요도와 기대 효과, 다른 업무에 미치는 영향 등을 기준으로 비교할 수 있습니다. 마감일이 없다는 이유만으로 자동으로 낮은 우선순위로 판단할 필요는 없습니다.
ChatGPT가 추천한 업무 순서대로 하면 되나요?
참고자료로 활용하는 것이 좋습니다. 고객과의 약속, 회사 정책, 법적 마감 등 AI가 알 수 없는 조건이 있을 수 있기 때문에 실제 상황과 비교해 최종 순서를 결정해야 합니다.
팩트파인더빨리
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