ChatGPT를 활용한 회의록 자동 요약 노하우 | 회의 시간을 줄이는 AI 업무 자동화 방법

회의는 대부분의 회사에서 매일 이루어지는 중요한 업무입니다. 하지만 회의보다 더 많은 시간이 걸리는 일이 있습니다. 바로 회의 내용을 정리하고 회의록을 작성하는 작업입니다.

한 시간 동안 진행된 회의를 다시 들으며 중요한 내용을 정리하고, 참석자별 업무를 구분하고, 향후 일정까지 작성하는 과정은 생각보다 많은 시간이 필요합니다. 특히 회의가 자주 있는 조직에서는 회의록 작성만으로도 하루 업무 시간이 크게 줄어드는 경우가 많습니다.

최근에는 ChatGPT를 활용하여 회의록을 자동으로 요약하고 핵심 내용만 정리하는 기업과 직장인이 빠르게 늘어나고 있습니다. AI는 긴 회의 내용을 짧고 이해하기 쉽게 정리해 주기 때문에 반복적인 문서 작성 업무를 크게 줄여줍니다.

이번 글에서는 ChatGPT를 활용해 회의록을 자동으로 요약하는 방법과 실제 업무에서 활용할 수 있는 노하우를 소개합니다.

왜 회의록 작성이 어려울까?

회의에서는 다양한 의견이 동시에 나오기 때문에 핵심 내용을 정리하는 것이 쉽지 않습니다.

예를 들어 다음과 같은 내용을 모두 기록해야 하는 경우가 많습니다.

• 참석자
• 회의 목적
• 주요 논의 내용
• 결정 사항
• 담당자
• 일정
• 다음 회의 계획

이 모든 내용을 직접 정리하다 보면 시간이 오래 걸리고 중요한 내용을 놓칠 수도 있습니다.

ChatGPT를 활용하면 무엇이 달라질까?

ChatGPT는 긴 회의 내용을 입력하면 핵심만 요약하여 보기 쉽게 정리해 줍니다.

예를 들어 다음과 같이 요청할 수 있습니다.

아래 회의 내용을 핵심만 요약해 주세요.

또는

회의록 형식으로 정리하고 결정 사항과 담당 업무를 따로 구분해 주세요.

이처럼 원하는 형식을 함께 설명하면 더욱 완성도 높은 결과를 얻을 수 있습니다.

긴 회의도 빠르게 요약할 수 있다

회의 시간이 길어질수록 회의록 작성은 더욱 어려워집니다.

예를 들어 1시간 동안 진행된 회의 내용을 그대로 입력한 후 다음과 같이 요청할 수 있습니다.

핵심 내용만 10줄로 요약해 주세요.

또는

경영진 보고용으로 간결하게 정리해 주세요.

회의의 핵심만 빠르게 확인할 수 있어 보고 시간을 줄일 수 있습니다.

결정 사항만 따로 정리하기

회의에서는 다양한 의견이 나오지만 실제로 중요한 것은 최종 결정 사항입니다.

ChatGPT에게 다음과 같이 요청해 보세요.

• 이번 회의에서 결정된 내용만 정리해 주세요.
• 실행해야 할 업무만 목록으로 만들어 주세요.
• 담당자별 할 일을 구분해 주세요.
• 일정만 정리해 주세요.

회의 후 해야 할 일을 한눈에 확인할 수 있습니다.

업무 담당자 정리도 가능하다

회의록을 작성할 때 가장 중요한 부분 중 하나는 업무 분배입니다.

예를 들어 다음과 같이 요청할 수 있습니다.

회의 내용을 담당자별 업무로 정리해 주세요.

또는

해야 할 업무를 체크리스트 형태로 만들어 주세요.

회의가 끝난 후 바로 업무를 진행할 수 있도록 정리할 수 있습니다.

회의록 형식을 통일할 수 있다

회사마다 회의록 양식이 다를 수 있습니다.

ChatGPT에게 다음과 같이 요청하면 원하는 형식으로 작성할 수 있습니다.

• 표 형태로 정리해 주세요.
• 보고서 형식으로 작성해 주세요.
• 회의록 양식에 맞게 작성해 주세요.
• 간단한 회의 메모 형식으로 바꿔 주세요.
• 이메일 보고용으로 수정해 주세요.

반복적으로 같은 양식을 사용하는 회사라면 업무 시간이 크게 줄어듭니다.

음성 녹취록도 요약할 수 있다

회의 내용을 음성으로 녹음한 후 텍스트로 변환하면 ChatGPT가 자동으로 요약해 줄 수 있습니다.

예를 들어 다음과 같이 요청할 수 있습니다.

아래 회의 녹취록을 회의록 형식으로 정리해 주세요.

또는

중복된 내용은 제거하고 핵심 내용만 남겨 주세요.

불필요한 대화를 줄이고 중요한 내용만 정리할 수 있습니다.

ChatGPT를 활용하면 좋은 업무

회의록 작성 외에도 다양한 문서 업무에 활용할 수 있습니다.

• 회의 요약
• 프로젝트 진행 보고
• 업무 인수인계 문서 작성
• 이메일 작성
• 보고서 초안 작성
• 브레인스토밍 내용 정리
• 아이디어 정리
• 교육 자료 요약
• 인터뷰 내용 정리
• 업무 매뉴얼 작성

반복적인 문서 작성 시간을 줄이는 데 매우 효과적입니다.

사용할 때 주의할 점

회의 내용에는 회사의 기밀 정보나 고객 정보가 포함될 수 있습니다.

따라서 ChatGPT를 사용할 때는 계약 내용, 내부 전략, 개인정보 등 민감한 정보는 삭제하거나 익명화한 후 사용하는 것이 좋습니다.

또한 AI가 요약한 내용은 중요한 결정 사항이 누락되지 않았는지 최종적으로 담당자가 반드시 확인해야 합니다.

마무리

회의는 중요한 의사결정을 위한 과정이지만, 회의록 작성은 많은 시간과 노력이 필요한 반복 업무입니다.

ChatGPT를 활용하면 긴 회의 내용을 빠르게 요약하고, 결정 사항과 담당 업무를 체계적으로 정리할 수 있습니다. 특히 반복적으로 회의가 많은 조직에서는 문서 작성 시간을 크게 줄이고 업무 효율을 높이는 데 큰 도움이 됩니다.

AI는 회의를 대신하는 것이 아니라 회의 내용을 더 빠르고 정확하게 정리할 수 있도록 도와주는 업무 파트너입니다. 반복적인 회의록 작성에 많은 시간을 쓰고 있다면 ChatGPT를 활용한 자동 요약 기능을 적극적으로 활용해 보세요. 더 중요한 업무와 의사결정에 집중할 수 있는 시간을 확보할 수 있을 것입니다.