ChatGPT에게 피벗테이블 만드는 방법 물어보기 | 엑셀 데이터 분석을 쉽게 시작하는 방법

엑셀을 사용하는 사람이라면 한 번쯤은 피벗테이블(Pivot Table)이라는 기능을 들어봤을 것입니다. 하지만 막상 사용하려고 하면 어떤 항목을 행으로 넣어야 하는지, 값에는 무엇을 넣어야 하는지 헷갈려 포기하는 경우가 많습니다.

피벗테이블은 많은 데이터를 몇 번의 클릭만으로 요약하고 분석할 수 있는 매우 강력한 기능입니다. 특히 매출 분석, 고객 분석, 재고 관리, 영업 실적 분석처럼 데이터를 자주 다루는 업무에서는 반드시 알아두면 좋은 기능입니다.

최근에는 ChatGPT를 활용하면 피벗테이블을 처음 사용하는 사람도 쉽게 만들 수 있습니다. 원하는 결과를 자연어로 설명하면 어떤 방식으로 피벗테이블을 구성해야 하는지 단계별로 알려주고, 데이터 분석 아이디어까지 제안해 주기 때문입니다.

이번 글에서는 ChatGPT를 활용하여 피벗테이블을 쉽게 만드는 방법과 실제 업무에서 활용하는 사례를 소개합니다.

피벗테이블이란?

피벗테이블은 많은 양의 데이터를 빠르게 요약하고 분석할 수 있는 엑셀 기능입니다.

예를 들어 10,000건의 판매 데이터가 있다고 가정해 보겠습니다.

이 데이터를 직접 계산하려면 시간이 오래 걸리지만 피벗테이블을 사용하면 다음과 같은 정보를 몇 초 만에 확인할 수 있습니다.

• 지역별 매출
• 직원별 판매 실적
• 월별 매출
• 제품별 판매량
• 고객 유형별 구매 금액
• 카테고리별 주문 건수

복잡한 수식을 입력하지 않아도 원하는 결과를 빠르게 확인할 수 있다는 것이 가장 큰 장점입니다.

피벗테이블이 어려운 이유

피벗테이블은 기능은 강력하지만 처음 사용하는 사람에게는 다소 어렵게 느껴질 수 있습니다.

특히 다음과 같은 부분에서 어려움을 겪는 경우가 많습니다.

• 행과 열의 차이를 이해하기 어렵다.
• 값을 어디에 넣어야 할지 모르겠다.
• 필터를 어떻게 활용해야 하는지 모르겠다.
• 원하는 결과가 나오지 않는다.
• 데이터가 제대로 합계되지 않는다.

이럴 때 ChatGPT를 활용하면 문제를 훨씬 쉽게 해결할 수 있습니다.

ChatGPT에게 어떻게 질문하면 좋을까?

질문을 구체적으로 작성할수록 원하는 결과를 얻기 쉽습니다.

예를 들어 다음과 같이 질문할 수 있습니다.

판매일, 지역, 제품명, 판매금액이 있는 데이터입니다. 월별 지역별 매출을 분석하는 피벗테이블을 만드는 방법을 알려 주세요.

또는

직원별 판매 실적을 비교하는 피벗테이블을 만들고 싶습니다. 어떤 항목을 행과 값에 넣어야 하나요?

이처럼 데이터 구조와 원하는 결과를 함께 설명하면 ChatGPT가 적절한 구성을 제안해 줍니다.

피벗테이블로 자주 만드는 보고서

회사에서 가장 많이 사용하는 피벗테이블 예시는 다음과 같습니다.

• 월별 매출 분석
• 제품별 판매량
• 지역별 주문 건수
• 직원별 실적 비교
• 고객별 구매 금액
• 광고 채널별 성과
• 거래처별 매출
• 연도별 매출 비교

이처럼 반복적으로 작성하는 보고서를 훨씬 빠르게 만들 수 있습니다.

ChatGPT가 도와줄 수 있는 부분

ChatGPT는 피벗테이블을 만드는 방법뿐 아니라 데이터 분석 방향도 함께 제안합니다.

예를 들어 다음과 같은 요청이 가능합니다.

• 어떤 피벗테이블이 가장 적합한가요?
• 행, 열, 값에는 무엇을 넣어야 하나요?
• 필터는 어떻게 설정하면 좋을까요?
• 월별 추이를 보는 방법을 알려 주세요.
• 매출 상위 10개만 표시하는 방법을 알려 주세요.
• 피벗차트도 함께 만드는 방법을 알려 주세요.

이처럼 원하는 분석 목적을 설명하면 더욱 실용적인 답변을 받을 수 있습니다.

피벗차트도 함께 활용하기

피벗테이블을 만들었다면 피벗차트까지 함께 활용하는 것이 좋습니다.

ChatGPT에게 다음과 같이 질문할 수 있습니다.

월별 매출을 보기 좋은 차트로 만들고 싶습니다. 어떤 차트를 사용하는 것이 좋을까요?

또는

제품별 판매량을 한눈에 비교할 수 있는 그래프를 추천해 주세요.

데이터 특성에 맞는 차트 유형과 활용 방법도 함께 안내받을 수 있습니다.

반복 업무도 줄일 수 있다

피벗테이블은 한 번 만들어 두면 새로운 데이터가 추가되어도 쉽게 업데이트할 수 있습니다.

ChatGPT에게 다음과 같이 요청해 보세요.

• 매달 사용할 수 있는 피벗테이블 템플릿을 만들어 주세요.
• 월별 보고서 양식을 추천해 주세요.
• 데이터를 새로 추가해도 자동으로 업데이트하는 방법을 알려 주세요.

반복되는 보고서 작성 시간을 크게 줄일 수 있습니다.

ChatGPT를 활용하면 좋은 업무

피벗테이블 외에도 다양한 엑셀 업무에 활용할 수 있습니다.

• 함수 작성
• 데이터 정리
• 보고서 작성
• 차트 추천
• 조건부 서식 설정
• 중복 데이터 제거
• 데이터 분석
• VBA 코드 작성
• 엑셀 자동화 아이디어
• 업무 문서 작성

엑셀을 자주 사용하는 직장인이라면 업무 생산성을 높이는 데 큰 도움이 됩니다.

사용할 때 주의할 점

피벗테이블을 만들기 전에는 원본 데이터가 올바르게 정리되어 있는지 확인해야 합니다.

중간에 빈 행이나 빈 열이 있으면 원하는 결과가 나오지 않을 수 있습니다.

또한 날짜 형식이나 숫자 형식이 서로 다르면 분석 결과가 달라질 수 있으므로 데이터 형식을 먼저 통일하는 것이 좋습니다.

ChatGPT가 제안한 구성도 실제 데이터에 맞는지 한 번 더 확인하는 습관이 필요합니다.

마무리

피벗테이블은 엑셀에서 가장 강력한 데이터 분석 기능 중 하나입니다. 하지만 처음에는 어렵게 느껴질 수 있기 때문에 많은 사람들이 사용을 포기하기도 합니다.

ChatGPT를 활용하면 원하는 분석 결과를 자연어로 설명하는 것만으로도 어떤 피벗테이블을 만들어야 하는지 쉽게 이해할 수 있습니다. 또한 데이터 분석 아이디어와 차트 추천, 보고서 작성까지 함께 도움을 받을 수 있어 업무 효율을 크게 높일 수 있습니다.

반복되는 엑셀 작업에 많은 시간을 쓰고 있다면 이제는 ChatGPT를 업무 파트너로 활용해 보세요. 데이터를 분석하는 시간은 줄이고, 결과를 활용한 의사결정과 중요한 업무에 더 많은 시간을 투자할 수 있을 것입니다.