ChatGPT 거래처 이메일, 어떻게 활용하면 좋을까?

업무를 하다 보면 거래처에 이메일을 보내야 하는 상황이 자주 발생합니다.

견적을 요청하거나 자료를 전달할 수도 있고, 일정 확인이나 회신을 요청해야 할 때도 있습니다.

내용 자체는 어렵지 않아도 막상 이메일을 작성하려면 고민하게 됩니다.

너무 딱딱하게 보이지 않을까?

요청사항이 제대로 전달될까?

제목은 어떻게 작성해야 할까?

상대방을 재촉하는 것처럼 보이지 않을까?

특히 중요한 거래처에 보내는 이메일이라면 짧은 문장 하나도 여러 번 수정하게 됩니다.

이럴 때 ChatGPT 거래처 이메일 작성 방법을 알아두면 이메일의 기본 구조를 만들고, 문장을 정중하게 다듬거나, 지나치게 긴 내용을 간결하게 정리하는 데 활용할 수 있습니다.

다만 거래처와의 관계나 실제 계약 내용까지 ChatGPT가 알고 있는 것은 아닙니다.

따라서 AI가 모든 내용을 대신 작성하도록 하기보다 상황과 핵심 내용을 사용자가 제공하고 ChatGPT가 이메일 초안을 정리하도록 하는 방식이 좋습니다.

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1. 이메일을 작성하기 전에 목적부터 정한다

거래처 이메일에서 가장 중요한 것은 문장을 멋있게 작성하는 것이 아니라 왜 이메일을 보내는지가 분명한 것입니다.

예를 들어 다음과 같은 목적이 있을 수 있습니다.

• 견적 요청
• 자료 전달
• 일정 확인
• 미팅 요청
• 회신 요청
• 업무 진행상황 공유
• 수정사항 전달
• 계약 관련 확인

이메일 하나에는 가능하면 하나의 주요 목적을 두는 것이 내용을 명확하게 만드는 데 도움이 됩니다.

예를 들어 ChatGPT에 단순히,

거래처 이메일 작성해줘.

라고 요청하기보다,

기존 거래처 담당자에게 다음 주 미팅 가능 일정을 확인하는 이메일을 작성해줘.

라고 요청하는 것이 좋습니다.

이처럼 이메일의 목적을 먼저 알려주면 ChatGPT도 필요한 내용을 보다 적절한 구조로 정리할 수 있습니다.

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2. 거래처 이메일에 필요한 정보를 먼저 정리한다

ChatGPT에 이메일 작성을 요청하기 전에 전달해야 할 내용을 간단하게 정리해봅니다.

예를 들어 견적을 요청하는 상황이라면 다음과 같습니다.

받는 사람
기존 거래처 담당자

이메일 목적
견적 요청

요청 내용
제품 A의 최신 견적

필요한 시점
목요일까지

추가 확인사항
납기 일정

원하는 말투
정중하고 간결한 업무용 표현

이 정도의 정보만 있어도 훨씬 구체적인 이메일 초안을 만들 수 있습니다.

ChatGPT에는 다음처럼 요청할 수 있습니다.

기존 거래처 담당자에게 제품 견적을 요청하는 이메일을 작성해줘. 최신 견적과 납기 일정을 함께 확인하고 싶어. 목요일까지 회신을 요청하되 지나치게 재촉하는 느낌은 피하고 정중한 업무용 문체로 작성해줘.

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3. 이메일 제목에서도 목적이 보이게 한다

업무 이메일은 본문뿐 아니라 제목도 중요합니다.

안녕하세요, 문의드립니다, 확인 부탁드립니다처럼 지나치게 일반적인 제목만 사용하면 어떤 내용의 이메일인지 바로 알기 어렵습니다.

예를 들어 다음과 같이 작성할 수 있습니다.

제품 A 견적 및 납기 일정 문의드립니다

9월 프로젝트 일정 확인 요청

회의자료 전달 및 검토 요청

계약서 수정사항 확인 요청

핵심은 제목만 읽어도 이메일의 목적을 어느 정도 예상할 수 있게 하는 것입니다.

ChatGPT에는 다음과 같이 요청할 수 있습니다.

아래 이메일 내용에 어울리는 업무용 이메일 제목을 5개 추천해줘. 제목만 읽어도 이메일 목적을 알 수 있도록 작성하고 과장된 표현은 사용하지 말아줘.

여러 제목을 받은 후 실제 상황에 가장 적합한 것을 선택하면 됩니다.

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4. 첫 문단에서는 이메일을 보낸 이유를 알려준다

거래처 이메일의 첫 부분이 너무 길면 본론이 늦게 나타납니다.

간단한 인사 후 이메일의 목적을 바로 알려주는 것이 좋습니다.

예를 들어,

안녕하세요. [회사명] [담당자]입니다.
[제품명]의 최신 견적과 납기 일정을 확인하고자 연락드립니다.

처럼 작성할 수 있습니다.

이렇게 하면 상대방이 이메일을 열었을 때 무엇에 관한 내용인지 빠르게 파악할 수 있습니다.

ChatGPT에도 다음 조건을 넣어볼 수 있습니다.

첫 문단에서 이메일을 보내는 목적이 바로 보이도록 작성해줘.

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5. 요청사항은 한 문장에 너무 많이 넣지 않는다

거래처에 여러 내용을 확인해야 하는 경우 한 문장에 모두 넣으면 읽기 어려워질 수 있습니다.

예를 들어,

최신 견적하고 납기일하고 최소 주문수량도 알려주시고 지난번에 말씀드린 조건이 적용되는지도 확인 부탁드립니다.

라고 작성하기보다 다음처럼 나눌 수 있습니다.

아래 내용을 확인 부탁드립니다.

1. 최신 견적
2. 예상 납기일
3. 최소 주문수량
4. 기존 협의 조건 적용 여부

확인해야 할 내용이 여러 개라면 번호나 글머리표를 사용하는 것이 좋습니다.

상대방도 각각의 질문에 빠짐없이 답변하기 쉬워집니다.

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6. 회신이 필요한 경우 필요한 시점을 명확하게 작성한다

업무 이메일에서 회신이 필요한 날짜가 있다면 모호하게 표현하기보다 필요한 시점을 알려주는 것이 좋습니다.

예를 들어,

빠른 답변 부탁드립니다.

보다,

가능하시다면 9월 10일 오후까지 회신 부탁드립니다.

처럼 작성하면 상대방이 일정을 판단하기 쉽습니다.

단, ChatGPT가 날짜를 임의로 만들게 해서는 안 됩니다.

프롬프트에는 다음 조건을 추가할 수 있습니다.

내가 제공하지 않은 날짜나 마감일은 임의로 작성하지 말아줘. 필요한 날짜가 없으면 [회신 희망일]로 표시해줘.

이렇게 하면 잘못된 일정이 이메일에 포함되는 것을 줄일 수 있습니다.

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7. 지나치게 긴 배경 설명을 줄인다

거래처 이메일을 작성하다 보면 상황을 정확하게 전달하려고 이전 과정까지 모두 설명하게 되는 경우가 있습니다.

하지만 상대방이 이미 알고 있는 내용을 길게 반복하면 중요한 요청사항이 묻힐 수 있습니다.

예를 들어,

지난번 회의에서 저희가 말씀드렸던 것처럼 이번 프로젝트가 진행되고 있고 그 과정에서 여러 가지 내용을 확인하다 보니 추가적으로 필요한 부분이 생겨서 연락을 드리게 되었습니다.

보다,

지난 회의에서 논의한 프로젝트와 관련해 추가 확인이 필요한 사항이 있어 연락드립니다.

처럼 줄일 수 있습니다.

ChatGPT에는,

이메일의 의미는 유지하면서 반복되는 배경 설명을 줄이고 핵심 요청사항이 잘 보이도록 수정해줘.

라고 요청할 수 있습니다.

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8. 거래처와의 관계에 맞는 말투를 지정한다

같은 업무 이메일이라도 상대방과의 관계에 따라 적절한 말투가 달라질 수 있습니다.

처음 연락하는 거래처라면 조금 더 정중한 표현이 필요할 수 있고, 오랫동안 함께 일한 담당자라면 지나치게 딱딱한 문장보다 자연스러운 업무용 문체가 어울릴 수 있습니다.

따라서 ChatGPT에 말투를 구체적으로 알려주는 것이 좋습니다.

예를 들어,

처음 연락하는 거래처이므로 정중하고 격식을 갖춘 문체로 작성해줘.

또는,

자주 연락하는 기존 거래처 담당자에게 보내는 이메일이야. 예의는 유지하되 지나치게 딱딱하지 않게 작성해줘.

라고 요청할 수 있습니다.

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9. 자료를 첨부한다면 본문에서도 알려준다

견적서, 보고서, 계약서 등의 파일을 첨부하는 이메일이라면 본문에서도 첨부파일이 있다는 사실을 알려주는 것이 좋습니다.

예를 들어,

요청하신 견적서를 첨부하여 전달드립니다.

또는,

검토하실 수 있도록 수정된 자료를 첨부했습니다.

처럼 작성할 수 있습니다.

여러 개의 파일을 전달한다면 목록으로 정리할 수도 있습니다.

첨부자료

• [견적서 파일명]
• [제품 안내자료]
• [일정표]

이메일을 보내기 전에는 실제 파일이 첨부되었는지도 직접 확인해야 합니다.

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10. 재촉하는 이메일은 표현을 조절한다

거래처에서 회신이 오지 않을 때 다시 이메일을 보내야 하는 경우가 있습니다.

이때 지나치게 강한 표현을 사용하면 상대방에게 부담을 줄 수 있습니다.

예를 들어,

아직 답변을 받지 못했습니다. 오늘까지 반드시 회신해주세요.

보다 상황에 따라,

이전에 전달드린 내용과 관련해 확인차 다시 연락드립니다. 업무 일정상 [날짜]까지 확인이 가능하신지 부탁드립니다.

처럼 작성할 수 있습니다.

ChatGPT에는 다음처럼 요청합니다.

지난주 전달한 요청에 아직 회신을 받지 못해 다시 보내는 이메일이야. 필요한 일정은 명확하게 전달하되 상대방을 비난하거나 지나치게 재촉하는 느낌은 피해서 작성해줘.

단, 실제 업무상 강한 요청이 필요한 경우에는 조직의 업무 방식과 상황에 맞게 표현을 직접 조정해야 합니다.

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11. 거래처에 자료를 전달하는 이메일 작성법

자료 전달 이메일은 지나치게 길 필요가 없습니다.

핵심은 무엇을 보내는지, 무엇을 확인해야 하는지, 회신이 필요한지를 명확하게 보여주는 것입니다.

예를 들어 다음과 같이 구성할 수 있습니다.

안녕하세요. [회사명] [담당자]입니다.

요청하신 [자료명]을 첨부하여 전달드립니다.

자료 중 [확인할 부분]을 확인 부탁드리며, 추가로 필요한 내용이 있으시면 말씀 부탁드립니다.

감사합니다.

ChatGPT에는,

거래처에서 요청한 자료를 전달하는 짧은 이메일을 작성해줘. 첨부자료를 안내하고 검토가 필요한 부분을 한 문장으로 표시해줘. 전체는 7문장 이내로 작성해줘.

처럼 요청할 수 있습니다.

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12. 일정 변경 이메일에서는 변경 내용을 먼저 보여준다

이미 정해진 일정이 변경됐다면 상대방이 가장 먼저 알고 싶은 것은 무엇이 어떻게 바뀌었는가입니다.

따라서 다음과 같이 구성할 수 있습니다.

기존 일정: [날짜/시간]

변경 요청 일정: [날짜/시간]

변경 사유: [필요한 경우]

확인 요청: 변경 일정 가능 여부

ChatGPT에는 다음처럼 요청할 수 있습니다.

거래처와 예정된 미팅 일정을 변경해야 해. 기존 일정과 변경 요청 일정을 명확하게 구분하고, 상대방이 변경 가능 여부를 회신할 수 있도록 정중한 이메일을 작성해줘. 제공하지 않은 사유는 만들지 말아줘.

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13. 이메일이 너무 길다면 핵심만 다시 정리한다

이미 작성한 이메일이 너무 길다면 처음부터 다시 작성할 필요는 없습니다.

ChatGPT에 기존 문장을 제공하고 길이만 줄일 수 있습니다.

아래 거래처 이메일의 사실관계와 요청사항은 변경하지 말고 전체 분량을 약 30% 줄여줘.

다음 내용은 반드시 유지해줘.

• 이메일 목적
• 요청사항
• 날짜
• 금액
• 회신이 필요한 내용

반복되는 표현과 불필요한 인사말만 줄여줘.

이처럼 수정할 부분과 유지해야 할 부분을 함께 알려주는 것이 중요합니다.

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14. 이메일을 보내기 전 마지막으로 확인한다

ChatGPT가 작성한 이메일은 문장이 자연스럽더라도 최종적으로 사람이 확인해야 합니다.

특히 거래처 이메일은 외부로 발송되는 업무 문서이기 때문에 다음 항목을 확인하는 것이 좋습니다.

수신자가 맞는가?

회사명과 담당자명이 정확한가?

날짜와 시간이 정확한가?

제품명과 프로젝트명이 정확한가?

금액이나 수량이 맞는가?

요청사항이 명확한가?

회신이 필요한 날짜가 정확한가?

첨부파일이 실제로 첨부되어 있는가?

불필요한 내부정보가 포함되어 있지 않은가?

AI가 작성했다는 이유로 이러한 확인 과정이 없어지는 것은 아닙니다.

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바로 사용할 수 있는 ChatGPT 거래처 이메일 프롬프트

아래 프롬프트를 기본 양식으로 저장해두면 다양한 거래처 이메일 작성에 활용할 수 있습니다.

거래처 담당자에게 보낼 업무 이메일을 작성해줘.

이메일 목적:
[견적 요청 / 자료 전달 / 일정 확인 등]

상대방:
[신규 거래처 / 기존 거래처 등]

반드시 전달할 내용:
[내용 입력]

요청사항:
[내용 입력]

회신 희망일:
[필요한 경우 입력]

첨부자료:
[필요한 경우 입력]

다음 조건을 적용해줘.

• 이메일 목적이 첫 부분에서 보이게 작성
• 정중하고 자연스러운 업무용 문체 사용
• 불필요하게 긴 인사말은 줄일 것
• 요청사항이 여러 개라면 목록으로 구분
• 전체 문장은 간결하게 작성
• 날짜, 금액, 제품명 등을 임의로 만들지 말 것
• 제공하지 않은 회사 정책이나 계약조건을 추가하지 말 것
• 필요한 정보가 부족하면 [확인 필요]라고 표시할 것
• 이메일 제목도 3개 추천할 것

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상황별 거래처 이메일 프롬프트 3가지

견적 요청

기존 거래처에 최신 견적을 요청하는 이메일을 작성해줘. [제품명]의 가격과 납기 일정을 함께 확인해야 해. 정중하면서도 요청사항이 한눈에 보이도록 작성하고 이메일 제목도 3개 추천해줘.

자료 전달

거래처에 요청받은 [자료명]을 전달하는 이메일을 작성해줘. 자료를 첨부했다는 내용을 포함하고 추가 문의가 있으면 연락해달라는 문장으로 마무리해줘. 6문장 이내로 작성해줘.

회신 요청

이전에 보낸 [업무 내용]에 아직 답변을 받지 못해 다시 확인하는 이메일을 작성해줘. [회신 희망일]까지 확인이 필요하다는 점을 전달하되 지나치게 재촉하거나 비난하는 표현은 사용하지 말아줘.

업무 상황에 맞춰 [ ] 부분만 변경하면 됩니다.

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ChatGPT 거래처 이메일에 실제 개인정보를 넣어야 할까?

이메일을 작성하기 위해 실제 거래처 담당자의 이름, 이메일 주소, 전화번호가 반드시 필요한 것은 아닙니다.

문장 초안을 만드는 단계에서는,

실제 회사명 → [거래처명]

담당자 이름 → [담당자]

이메일 주소 → [이메일]

전화번호 → [연락처]

계약금액 → [금액]

처럼 바꿔 사용할 수 있습니다.

회사 내부정보나 개인정보가 포함된 업무 자료를 AI 서비스에 입력할 때는 조직의 보안 정책과 해당 서비스의 데이터 처리 방식을 먼저 확인하는 것이 좋습니다.

특히 비밀번호, 인증번호, API 키와 같은 인증정보는 이메일 작성에 필요하지 않으므로 입력하지 않는 것이 좋습니다.

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좋은 거래처 이메일은 화려한 문장보다 목적이 명확하다

거래처 이메일을 잘 작성하려고 하면 지나치게 정중한 표현이나 어려운 비즈니스 용어를 사용해야 한다고 생각하기 쉽습니다.

하지만 실제로 중요한 것은 상대방이 이메일을 읽고 다음 내용을 바로 이해할 수 있는지입니다.

왜 연락했는가?

무엇을 확인해야 하는가?

무엇을 요청하는가?

언제까지 필요한가?

상대방이 다음에 무엇을 하면 되는가?

이 다섯 가지가 명확하다면 이메일의 목적도 훨씬 분명해집니다.

ChatGPT 거래처 이메일 활용의 장점은 완성된 이메일을 무조건 대신 작성하게 하는 데 있는 것이 아닙니다.

내가 전달해야 할 핵심 정보를 제공하고 이를 제목 → 인사 → 목적 → 요청사항 → 회신 요청 → 마무리의 일정한 구조로 정리하는 데 활용할 수 있다는 점입니다.

업무 상황 정리 → 핵심정보 입력 → ChatGPT 초안 작성 → 사실관계 확인 → 말투 조정 → 첨부파일 확인 → 발송

이 순서로 활용하면 거래처 이메일을 작성할 때마다 처음부터 문장을 고민하는 시간을 줄일 수 있습니다.

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자주 묻는 질문 FAQ

ChatGPT 거래처 이메일 작성 시 어떤 정보를 알려줘야 하나요?

이메일 목적, 상대방과의 관계, 반드시 전달해야 할 내용, 요청사항과 회신이 필요한 시점을 알려주면 좋습니다. 원하는 말투나 분량까지 지정하면 결과를 조정하기 쉽습니다.

ChatGPT가 작성한 거래처 이메일을 그대로 보내도 되나요?

발송 전 반드시 내용을 확인하는 것이 좋습니다. 담당자명, 회사명, 날짜, 금액, 일정, 요청사항과 첨부파일 등이 실제 상황과 일치하는지 검토해야 합니다.

거래처에 회신을 독촉할 때도 ChatGPT를 사용할 수 있나요?

회신이 필요한 이유와 실제 기한을 제공하고 정중한 표현으로 수정하도록 요청할 수 있습니다. 다만 거래처와의 관계와 업무의 긴급성은 사용자가 직접 판단해야 합니다.