ChatGPT로 긴 이메일에서 핵심 내용과 할 일을 찾는 방법
ChatGPT 이메일 요약
업무 이메일이 항상 짧고 명확한 것은 아닙니다.
거래처에서 프로젝트 진행 상황과 수정 요청, 일정 변경, 질문을 하나의 이메일에 길게 작성해서 보내는 경우가 있습니다. 여러 사람이 주고받은 이메일이라면 이전 답변까지 이어져 있어 결국 내가 무엇을 해야 하는지 찾는 데 시간이 걸리기도 합니다.
이럴 때 ChatGPT를 활용하면 긴 이메일에서 핵심 내용, 요청사항, 해야 할 업무, 마감일, 추가 확인사항을 구분하여 정리할 수 있습니다.
이번 글에서는 ChatGPT로 긴 이메일에서 핵심 내용과 할 일을 찾는 방법을 실제 업무 상황과 프롬프트 예시를 통해 알아보겠습니다.
1. 긴 이메일은 요약보다 ‘해야 할 일’을 찾는 것이 중요하다
업무 이메일을 읽는 목적은 단순히 내용을 이해하는 데서 끝나지 않습니다.
이메일을 읽은 뒤 실제로 해야 할 업무가 무엇인지 파악해야 합니다.
예를 들어 거래처에서 다음과 같은 이메일을 보냈다고 가정해보겠습니다.
안녕하세요. 지난주 전달해주신 신제품 소개자료 확인했습니다. 전체적인 구성은 좋은데 3페이지의 제품 가격이 이전 가격으로 표시되어 있어 수정이 필요합니다. 새로운 가격표는 첨부파일을 참고해주세요. 제품 사진도 기존 이미지보다 새로 촬영한 사진으로 변경했으면 합니다. 사진은 내일 오전 중 전달드리겠습니다. 수정된 최종 자료는 이번 주 금요일 오후까지 받을 수 있을까요? 그리고 다음 주 월요일 예정된 미팅 시간은 기존 오전 10시에서 오후 2시로 변경하고 싶습니다. 가능 여부도 함께 회신 부탁드립니다.
내용을 읽어보면 단순한 하나의 요청이 아닙니다.
가격 수정, 사진 변경, 자료 제출, 미팅 시간 확인 등 여러 업무가 포함되어 있습니다.
따라서 이메일을 정리할 때는 단순한 내용 요약보다 실행해야 하는 업무를 분리하는 것이 중요합니다.
2. 이메일을 핵심 항목으로 나누어 정리하기
긴 업무 이메일을 받았다면 다음과 같은 기준으로 구분해볼 수 있습니다.
- 이메일의 목적
- 핵심 내용
- 상대방의 요청사항
- 내가 해야 할 일
- 마감일
- 상대방이 추가로 보내기로 한 자료
- 답변이 필요한 질문
- 아직 확정되지 않은 내용
이 기준을 미리 정해 ChatGPT에 알려주면 이메일 전체를 몇 줄로 줄이는 것보다 실무에 활용하기 좋은 결과를 얻을 수 있습니다.
특히 상대방이 해야 할 일과 내가 해야 할 일을 구분하도록 요청하는 것이 중요합니다.
3. ChatGPT에 긴 이메일을 정리하도록 요청하는 프롬프트
다음과 같은 프롬프트를 활용할 수 있습니다.
아래는 거래처에서 받은 업무 이메일이야.
이메일의 내용을 단순히 요약하지 말고 내가 실제로 처리해야 하는 업무를 중심으로 정리해줘.다음 항목으로 구분해줘.
- 이메일의 핵심 목적
- 상대방의 요청사항
- 내가 해야 할 일
- 상대방이 제공하기로 한 자료
- 마감일 및 일정
- 회신해야 하는 내용
- 추가 확인이 필요한 사항
이메일에 명시되지 않은 내용은 임의로 추측하지 말고 ‘확인 필요’라고 표시해줘.
[받은 이메일 붙여넣기]
이처럼 결과 형식을 미리 지정하면 중요한 내용을 찾기가 쉬워집니다.
4. ChatGPT로 정리한 이메일 결과 예시
앞에서 살펴본 이메일을 기준으로 정리한다면 다음과 같은 형태가 될 수 있습니다.
이메일 핵심 목적
신제품 소개자료 수정 요청 및 다음 주 미팅 시간 변경 확인
상대방의 요청사항
- 소개자료 3페이지 제품 가격 수정
- 기존 제품 사진을 새로운 사진으로 변경
- 수정된 최종 자료 전달
- 다음 주 월요일 미팅 시간 변경 가능 여부 확인
내가 해야 할 일
- 첨부된 가격표 확인
- 3페이지 제품 가격 수정
- 새 제품 사진을 받은 후 이미지 교체
- 수정된 최종 자료 전달
- 월요일 오후 2시 미팅 가능 여부 회신
상대방이 제공할 자료
새 제품 사진: 내일 오전 중 전달 예정
중요 일정
| 항목 | 일정 |
|---|---|
| 새 제품 사진 전달 | 내일 오전 |
| 수정 자료 제출 | 이번 주 금요일 오후까지 |
| 변경 요청된 미팅 | 다음 주 월요일 오후 2시 |
이렇게 정리하면 긴 이메일을 여러 번 읽지 않아도 무엇을 언제까지 해야 하는지 빠르게 확인할 수 있습니다.
5. 여러 개의 요청사항을 우선순위별로 정리하기
하나의 이메일에 여러 업무가 포함되어 있다면 어떤 일을 먼저 처리해야 할지 정리할 필요가 있습니다.
다만 ChatGPT가 임의로 업무의 중요도를 결정하도록 하기보다는 마감일이나 선행 관계처럼 이메일에서 확인할 수 있는 정보를 기준으로 정리하도록 요청하는 것이 좋습니다.
예를 들어 다음과 같이 요청할 수 있습니다.
위 이메일에서 내가 해야 할 일을 실행 순서대로 정리해줘. 마감일과 업무 간 선후 관계가 이메일에 명확하게 나타난 경우에만 반영하고, 판단할 수 없는 부분은 임의로 정하지 마.
앞의 사례에서는 새 제품 사진이 도착해야 이미지 교체가 가능하기 때문에 이를 고려해 업무 순서를 확인할 수 있습니다.
이런 방식은 단순히 ‘중요한 순서’를 AI가 결정하게 하는 것보다 실제 이메일 내용에 근거해 업무를 정리하는 데 도움이 됩니다.
6. 이메일에서 날짜와 마감일만 따로 찾는 방법
업무 이메일에서 특히 놓치기 쉬운 정보가 날짜입니다.
본문 중간에
이번 주 금요일까지,
내일 오전,
다음 주 월요일 오후 2시
처럼 여러 일정이 들어갈 수 있습니다.
이때는 ChatGPT에 다음과 같이 요청할 수 있습니다.
위 이메일에서 날짜, 시간, 마감일과 관련된 표현만 모두 찾아서 표로 정리해줘. 각각 어떤 업무와 관련된 일정인지 함께 표시해줘.
결과를 다음처럼 정리할 수 있습니다.
| 일정 | 관련 내용 | 주체 |
|---|---|---|
| 내일 오전 | 새 제품 사진 전달 | 거래처 |
| 이번 주 금요일 오후까지 | 최종 자료 전달 | 나 |
| 다음 주 월요일 오후 2시 | 미팅 변경 요청 | 양측 확인 필요 |
특히 여러 프로젝트를 동시에 진행한다면 이메일을 읽은 후 일정 정보만 따로 추출하는 방식도 유용합니다.
7. 이메일을 체크리스트로 바꿔 활용하기
이메일 내용을 파악했다면 다음 단계는 실제 업무를 처리하는 것입니다.
이때 ChatGPT에 다음과 같이 요청할 수 있습니다.
위 이메일에서 내가 직접 해야 하는 행동만 추출해서 체크리스트로 만들어줘. 상대방이 해야 하는 일은 별도로 구분해줘.
그러면 예를 들어 다음처럼 정리할 수 있습니다.
내가 할 일
- 첨부된 가격표 확인
- 제품 가격 수정
- 새 사진 수신 여부 확인
- 제품 사진 변경
- 최종 자료 검토
- 금요일 오후까지 자료 전달
- 미팅 시간 변경 가능 여부 회신
상대방이 할 일
- 내일 오전까지 새 제품 사진 전달
이처럼 읽기 위한 이메일을 실행을 위한 체크리스트로 바꾸는 것도 ChatGPT의 실용적인 활용 방법 중 하나입니다.
8. 이메일 답변에 필요한 내용까지 정리하기
긴 이메일에서는 해야 할 일뿐 아니라 무엇을 답변해야 하는지 놓치기 쉽습니다.
앞의 사례에서는 상대방이 다음 주 미팅 시간을 오후 2시로 변경할 수 있는지 묻고 있습니다.
따라서 단순히 자료만 수정하고 미팅 관련 질문에 답하지 않는다면 다시 이메일을 주고받아야 할 수 있습니다.
이럴 때는 다음과 같이 요청할 수 있습니다.
이 이메일에서 상대방이 나에게 직접 답변을 요구한 질문이나 확인 요청만 따로 찾아줘. 아직 내가 답변할 정보를 제공하지 않았다면 답변 내용을 임의로 만들지 마.
그다음 실제 답변에 필요한 정보를 직접 확인한 후 회신을 작성하면 됩니다.
9. 여러 번 주고받은 이메일도 정리할 수 있다
하나의 프로젝트를 이메일로 계속 논의하다 보면 이전 메시지가 아래에 계속 붙어 이메일이 매우 길어지는 경우가 있습니다.
이럴 때는 대화 전체를 다음과 같이 정리하도록 요청할 수 있습니다.
아래는 같은 프로젝트에 대해 여러 번 주고받은 이메일 내용이야. 가장 최근 내용을 기준으로 다음 항목을 정리해줘.
- 현재까지 결정된 사항
- 변경된 사항
- 아직 해결되지 않은 사항
- 내가 해야 할 일
- 상대방이 해야 할 일
- 앞으로의 일정
이전 내용과 최신 내용이 서로 다르면 어떤 내용이 변경되었는지도 표시해줘.
이 방식은 특히 일정이나 요청사항이 여러 번 변경된 경우에 유용합니다.
다만 최신 이메일의 내용이 이전 결정을 실제로 대체하는 것인지 애매하다면 반드시 원문을 직접 확인해야 합니다.
10. ChatGPT로 업무 이메일을 정리할 때 주의할 점
업무 이메일에는 중요한 정보가 포함될 수 있으므로 ChatGPT에 입력하기 전에 몇 가지를 확인해야 합니다.
개인정보를 확인한다
고객 이름, 전화번호, 주소, 이메일 주소 등 불필요한 개인정보는 제거하거나 익명화하는 것이 좋습니다.
회사의 기밀정보를 확인한다
계약금액, 미공개 제품정보, 내부 계정정보, 거래조건 등 민감한 정보는 회사의 보안 정책을 먼저 확인해야 합니다.
날짜와 숫자를 다시 확인한다
마감일, 미팅 시간, 견적금액, 수량처럼 업무에 직접 영향을 주는 정보는 반드시 원본 이메일과 비교해야 합니다.
AI가 내용을 추측하지 않았는지 확인한다
이메일에 명시되지 않은 내용을 자연스럽게 보완해 작성할 가능성도 있기 때문에 원문에 실제로 있는 내용인지 확인하는 과정이 필요합니다.
특히 중요한 거래처 이메일이라면 ChatGPT의 결과만 보고 업무를 처리하지 말고 원문과 함께 확인하는 것이 좋습니다.
11. 이메일 요약 프롬프트를 나만의 템플릿으로 만들기
긴 이메일을 자주 받는다면 매번 새로운 프롬프트를 작성할 필요는 없습니다.
자주 사용하는 형식을 하나 만들어두면 편리합니다.
예를 들어 다음과 같은 템플릿을 사용할 수 있습니다.
아래 업무 이메일을 분석해줘.
핵심 내용:
상대방 요청:
내가 할 일:
마감일:
상대방이 할 일:
답변할 내용:
확인이 필요한 부분:원문에 없는 내용은 추측하지 마.
[이메일 내용]
거래처와 주고받는 이메일이 많다면 이 템플릿을 복사해 이메일 내용만 변경해서 활용할 수 있습니다.
자주 묻는 질문 FAQ
Q1. 영어로 받은 업무 이메일도 정리할 수 있나요?
가능합니다. 영어 이메일의 내용을 한국어로 정리하면서 요청사항, 일정, 해야 할 일을 별도로 구분하도록 요청할 수 있습니다. 다만 계약이나 법률적 의미가 중요한 표현은 원문을 함께 확인하는 것이 좋습니다.
Q2. 여러 사람이 주고받은 이메일도 정리할 수 있나요?
가능합니다. 발신자별 요청사항을 구분하고 가장 최근에 변경된 내용을 표시하도록 요청하면 긴 이메일 흐름을 파악하는 데 도움이 됩니다.
Q3. 이메일에서 마감일만 찾을 수도 있나요?
가능합니다. 날짜와 시간 표현을 찾아 어떤 업무와 관련된 일정인지 표로 정리하도록 요청할 수 있습니다.
Q4. 이메일 내용을 넣으면 바로 답장까지 작성할 수 있나요?
답장 초안을 작성하도록 요청할 수 있습니다. 하지만 미팅 가능 여부나 계약조건처럼 사용자가 결정해야 하는 내용이 있다면 먼저 사실관계를 확인한 후 답변을 작성하는 것이 좋습니다.
마무리
ChatGPT로 긴 이메일에서 핵심 내용과 할 일을 찾는 방법의 핵심은 이메일을 단순히 짧게 요약하는 데 있지 않습니다.
업무 이메일을 핵심 내용 → 상대방의 요청 → 내가 해야 할 일 → 마감일 → 답변할 내용 → 추가 확인사항으로 나누는 것이 중요합니다.
특히 긴 이메일을 체크리스트나 일정표 형태로 다시 정리하면 여러 요청사항이 섞여 있어도 해야 할 업무를 빠르게 파악할 수 있습니다.
다만 ChatGPT가 정리한 결과는 어디까지나 업무를 돕는 자료로 활용해야 합니다. 중요한 날짜, 숫자, 요청사항은 반드시 원본 이메일과 비교해야 합니다.
이러한 방식으로 활용한다면 긴 이메일을 처음부터 여러 번 읽는 시간을 줄이고 읽은 내용을 실제 업무로 연결하는 데 ChatGPT를 활용할 수 있습니다.
팩트파인더빨리
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