ChatGPT로 반복 업무 매뉴얼 만드는 방법
매번 같은 업무 방법을 다시 설명하고 있다면?
업무를 하다 보면 정해진 순서대로 반복해서 처리하는 일이 많습니다.
매주 보고서를 작성하거나 고객 문의를 처리하고, 새로운 직원에게 업무 방법을 설명하는 것처럼 기본적인 진행 과정이 거의 바뀌지 않는 업무가 있습니다.
하지만 처리 방법이 담당자의 머릿속에만 있다면 문제가 생길 수 있습니다.
업무를 오랜만에 처리할 때 순서가 기억나지 않을 수도 있고, 다른 사람이 업무를 맡게 되었을 때 처음부터 하나씩 설명해야 할 수도 있습니다.
이런 상황에서 필요한 것이 업무 매뉴얼입니다.
ChatGPT를 활용하면 자신이 평소 처리하는 업무 과정을 입력하고 이를 단계별 문서로 정리하는 데 도움을 받을 수 있습니다.
특히 반복되는 업무를 체계적으로 관리하고 싶다면 간단한 업무 하나부터 매뉴얼로 만들어볼 수 있습니다.
업무 매뉴얼이 있으면 무엇이 달라질까?
업무 매뉴얼이라고 하면 규모가 큰 회사에서 사용하는 복잡한 문서를 떠올리기 쉽습니다.
하지만 개인 업무에서도 간단한 매뉴얼을 만들 수 있습니다.
예를 들어 매주 금요일마다 주간 보고서를 작성한다고 가정해보겠습니다.
평소에는 기억에 의존해 다음 과정을 처리할 수 있습니다.
자료 수집 → 실적 확인 → 보고서 작성 → 내용 검토 → 파일 저장 → 이메일 전송
하지만 이 과정을 문서로 만들어두면 다음번에는 순서를 다시 생각할 필요가 줄어듭니다.
또한 담당자가 바뀌더라도 기본적인 업무 흐름을 전달하기 쉬워집니다.
즉 업무 매뉴얼의 목적은 문서를 많이 만드는 것이 아니라 반복되는 업무를 일정한 방식으로 처리할 수 있도록 기준을 만드는 것입니다.
1. 가장 자주 반복하는 업무 하나를 선택하기
처음부터 모든 업무를 매뉴얼로 만들 필요는 없습니다.
먼저 반복 빈도가 높은 업무 하나를 선택하는 것이 좋습니다.
예를 들어 다음과 같은 업무가 있습니다.
- 고객 문의 처리
- 업무 이메일 발송
- 주간 보고서 작성
- 월간 실적 정리
- 회의 준비
- 회의록 작성
- 자료 백업
- 신규 직원 업무 안내
- 주문 확인 및 처리
이 중에서 처리 순서가 어느 정도 정해져 있고 반복적으로 발생하는 업무가 매뉴얼을 만들기 좋습니다.
특히 작은 실수가 자주 발생하거나 다른 사람에게 업무를 설명하는 일이 많은 작업부터 시작하면 활용도가 높습니다.
2. 현재 업무 과정을 생각나는 대로 적기
매뉴얼을 만들기 위해 처음부터 완벽한 문장을 작성할 필요는 없습니다.
평소 업무를 어떻게 처리하는지 순서대로 간단하게 적어봅니다.
예를 들어 고객 문의 처리 업무라면 다음처럼 작성할 수 있습니다.
고객 문의 확인
문의 내용 분류
주문정보 확인
회사 정책 확인
답변 작성
내용 검토
고객에게 답변
처리 내용 기록
문장이 매끄럽지 않아도 괜찮습니다.
중요한 것은 실제로 자신이 처리하는 업무 과정을 가능한 한 빠뜨리지 않고 기록하는 것입니다.
그다음 ChatGPT에 다음과 같이 요청할 수 있습니다.
아래 내용은 내가 실제로 처리하고 있는 업무 과정이야. 업무 순서가 자연스럽게 이어지도록 단계별 매뉴얼 형태로 정리해줘. 내가 제공하지 않은 회사 규정이나 절차는 임의로 추가하지 말아줘.
3. 업무를 단계별로 나누기
업무 매뉴얼은 긴 설명문보다 단계별로 나누는 것이 읽기 쉽습니다.
예를 들어 고객 문의 업무를 다음과 같이 구성할 수 있습니다.
1단계. 문의 확인
새로운 고객 문의가 들어왔는지 확인합니다.
2단계. 문의 유형 분류
배송, 결제, 예약, 환불 등 문의 내용을 유형별로 구분합니다.
3단계. 필요한 정보 확인
답변에 필요한 주문정보나 기존 상담 내용을 확인합니다.
4단계. 회사 기준 확인
환불이나 취소처럼 정책 확인이 필요한 경우 현재 적용되는 내부 기준을 확인합니다.
5단계. 답변 작성
확인된 정보를 바탕으로 고객에게 전달할 답변을 작성합니다.
6단계. 최종 확인
고객 이름, 날짜, 금액, 처리 내용 등이 정확한지 확인합니다.
7단계. 답변 및 기록
답변을 전달하고 필요한 경우 처리 내용을 업무 기록에 남깁니다.
이렇게 단계별로 나누면 특정 과정이 빠졌는지 확인하기 쉬워집니다.
4. 각 단계에 완료 기준 추가하기
단순히 내용 확인이라고 작성하면 어느 정도 확인해야 해당 업무가 끝나는지 모호할 수 있습니다.
따라서 각 단계에 완료 기준을 추가하면 매뉴얼의 활용도가 높아집니다.
예를 들어,
기존 표현
고객정보 확인
보다
완료 기준을 포함한 표현
고객이 제공한 주문번호와 주문내역이 일치하는지 확인한 후 다음 단계로 진행한다.
처럼 작성할 수 있습니다.
ChatGPT에는 다음과 같이 요청해볼 수 있습니다.
각 단계마다 해당 업무가 완료됐다고 판단할 수 있는 기준을 한 문장으로 추가해줘.
이렇게 하면 매뉴얼이 단순한 설명문이 아니라 실제 업무 진행을 확인할 수 있는 기준으로 활용될 수 있습니다.
5. 실수하기 쉬운 부분을 따로 표시하기
반복 업무에서는 자주 발생하는 실수가 있습니다.
예를 들어 이메일을 보내면서 첨부파일을 빠뜨리거나 잘못된 고객 이름을 넣는 경우가 있을 수 있습니다.
이런 부분은 매뉴얼에 주의사항으로 따로 표시하는 것이 좋습니다.
예를 들어 다음과 같습니다.
주의사항
- 고객 이름과 주문번호가 일치하는지 확인
- 날짜와 금액 다시 확인
- 첨부파일 포함 여부 확인
- 이전 고객의 정보가 남아 있지 않은지 확인
- 확정되지 않은 내용을 확정적으로 안내하지 않기
ChatGPT에는 다음과 같이 요청할 수 있습니다.
업무 과정에서 실수가 발생하기 쉬운 부분을 별도의 ‘주의사항’ 항목으로 정리해줘. 내가 설명하지 않은 규정은 추측해서 추가하지 말아줘.
실제 업무에서 실수가 발생했다면 해당 내용을 매뉴얼에 추가해 같은 문제가 반복되지 않도록 개선할 수도 있습니다.
6. 업무에 필요한 준비물을 정리하기
일부 업무는 시작하기 전에 필요한 자료나 프로그램이 있습니다.
예를 들어 월간 보고서를 작성하려면 다음과 같은 자료가 필요할 수 있습니다.
지난달 보고서
이번 달 실적자료
업무 진행 기록
보고서 양식
관련 파일
이런 내용을 매뉴얼 첫 부분에 업무 시작 전 준비사항으로 넣어두면 좋습니다.
예를 들어 ChatGPT에,
이 업무를 시작하기 전에 필요한 자료와 확인해야 할 사항을 별도로 정리해줘.
라고 요청할 수 있습니다.
그러면 업무를 시작한 뒤 필요한 자료를 다시 찾느라 흐름이 끊기는 것을 줄일 수 있습니다.
7. 업무 매뉴얼을 체크리스트로 변환하기
업무 매뉴얼을 만들었다면 같은 내용을 체크리스트로도 만들 수 있습니다.
매뉴얼은 업무 방법을 설명하는 문서이고, 체크리스트는 실제 업무를 진행하면서 완료 여부를 확인하는 데 사용합니다.
예를 들어 보고서 제출 매뉴얼이 있다면 다음과 같이 만들 수 있습니다.
□ 필요한 자료 수집
□ 보고서 양식 확인
□ 주요 내용 작성
□ 숫자 확인
□ 날짜 확인
□ 오탈자 확인
□ 파일명 확인
□ 최종 파일 저장
□ 이메일 첨부 확인
□ 담당자에게 제출
ChatGPT에는 다음처럼 요청할 수 있습니다.
위 업무 매뉴얼에서 실제 업무를 할 때 확인해야 하는 내용만 추출해서 체크리스트로 만들어줘.
이렇게 하나의 매뉴얼을 설명용 문서와 실행용 체크리스트 두 가지 형태로 활용할 수 있습니다.
바로 사용할 수 있는 ChatGPT 업무 매뉴얼 프롬프트
반복 업무를 매뉴얼로 만들고 싶다면 아래 프롬프트를 활용할 수 있습니다.
내가 반복해서 하는 업무 과정을 설명할게. 아래 내용을 바탕으로 처음 업무를 하는 사람도 이해할 수 있는 업무 매뉴얼을 작성해줘.
업무 이름: [입력]
업무 목적: [입력]
업무를 하는 시점: [매일 / 매주 / 매월 / 필요할 때]
현재 업무 과정:
[평소 처리하는 과정을 순서대로 입력]필요한 자료:
[입력]다음 형식으로 작성해줘.
- 업무 목적
- 업무 시작 전 준비사항
- 단계별 업무 방법
- 각 단계의 완료 기준
- 중요한 확인사항
- 실수하기 쉬운 부분
- 업무 완료 후 확인사항
- 실행용 체크리스트
다음 조건도 지켜줘.
- 내가 제공한 업무 정보를 기준으로 작성해줘.
- 모르는 회사 규정이나 절차를 임의로 만들지 말아줘.
- 정보가 부족한 부분은
[확인 필요]라고 표시해줘.- 처음 업무를 하는 사람도 이해할 수 있도록 설명해줘.
- 한 단계에 너무 많은 작업을 넣지 말고 필요한 경우 세부 단계로 나눠줘.
- 중요한 숫자나 날짜는 임의로 만들지 말아줘.
이 기본 프롬프트를 저장해두고 업무 이름과 과정만 변경하면 여러 종류의 매뉴얼을 만드는 데 활용할 수 있습니다.
실제 예시: 주간 업무 보고서 매뉴얼
간단한 예를 살펴보겠습니다.
업무 목적
한 주 동안 완료한 업무와 진행 중인 업무를 정리하고 다음 주 계획을 공유합니다.
업무 시작 전 준비사항
이번 주 업무 기록, 관련 실적자료, 지난주 보고서와 회사에서 사용하는 보고서 양식을 준비합니다.
1단계. 이번 주 완료 업무 정리
한 주 동안 완료한 업무를 확인합니다.
2단계. 진행 중인 업무 확인
아직 완료되지 않은 업무의 현재 진행 상태를 확인합니다.
3단계. 주요 성과 정리
보고서에 포함할 실제 결과와 수치를 원본 자료에서 확인합니다.
4단계. 문제점 확인
업무 진행 중 발생한 문제와 추가 확인이 필요한 내용을 정리합니다.
5단계. 다음 주 계획 작성
다음 주에 처리해야 할 주요 업무를 우선순위에 따라 정리합니다.
6단계. 보고서 검토
숫자, 날짜, 담당자, 업무 내용이 정확한지 확인합니다.
7단계. 제출
파일명과 첨부파일을 확인한 뒤 지정된 방식으로 보고서를 제출합니다.
이렇게 기본적인 업무도 매뉴얼로 만들어두면 다음번에는 같은 과정을 기억에 의존해 다시 구성할 필요가 줄어듭니다.
업무 매뉴얼은 한 번 만들고 끝내는 문서가 아니다
업무 방식은 계속 달라질 수 있습니다.
사용하는 프로그램이 바뀔 수도 있고 회사 정책이나 담당자가 변경될 수도 있습니다.
따라서 업무 매뉴얼 역시 실제 업무 방식이 변경되면 함께 수정해야 합니다.
예를 들어 매뉴얼 마지막 부분에 다음과 같은 항목을 만들어둘 수 있습니다.
매뉴얼 작성일: [날짜]
최근 수정일: [날짜]
확인 담당자: [담당자]
변경 내용: [입력]
이렇게 관리하면 오래된 업무 방식이 그대로 남아 있는 것을 줄이는 데 도움이 됩니다.
특히 회사 정책이나 고객 안내와 관련된 매뉴얼은 정기적으로 최신 내용을 확인하는 것이 중요합니다.
AI가 만든 업무 매뉴얼을 그대로 사용해도 될까?
ChatGPT가 만든 매뉴얼은 어디까지나 초안으로 생각하는 것이 좋습니다.
AI는 사용자의 실제 회사 규정이나 내부 시스템, 업무 예외사항을 모두 알고 있는 것이 아니기 때문입니다.
특히 인사, 계약, 회계, 개인정보, 고객 환불처럼 규정이 중요한 업무라면 실제 조직의 기준을 먼저 확인해야 합니다.
AI가 자연스럽게 작성한 문장이라도 실제 업무 절차와 다를 수 있으므로 담당자가 직접 검토해야 합니다.
회사 내부정보를 입력하는 경우에도 사용하는 AI 서비스와 조직의 보안 정책을 확인해야 합니다.
좋은 업무 매뉴얼은 길기보다 찾기 쉬워야 한다
업무 매뉴얼이라고 해서 무조건 길고 자세해야 좋은 것은 아닙니다.
실제 업무 중에 필요한 내용을 빠르게 찾을 수 있어야 합니다.
따라서 다음과 같이 구성하는 것이 좋습니다.
업무 목적 → 준비사항 → 단계별 방법 → 주의사항 → 완료 확인
복잡한 업무라면 세부 설명을 추가하고 간단한 반복 업무라면 한 페이지 정도의 체크리스트만으로 충분할 수도 있습니다.
중요한 것은 문서의 길이가 아니라 다음번에 같은 업무를 할 때 다시 처음부터 고민하지 않아도 되는가입니다.
반복 업무를 매뉴얼로 만드는 것이 자동화의 시작
업무 자동화라고 하면 프로그램을 연결하거나 코드를 작성하는 복잡한 작업부터 생각하기 쉽습니다.
하지만 실제로 자동화를 시작하려면 먼저 업무가 어떤 순서로 반복되는지 파악하는 과정이 필요합니다.
업무 방법이 정리되어 있지 않다면 무엇을 자동화해야 하는지도 판단하기 어렵기 때문입니다.
따라서 반복 업무를 매뉴얼로 만드는 과정 자체가 업무 자동화의 기초가 될 수 있습니다.
다음 순서로 시작해보세요.
반복 업무 선택 → 현재 처리 과정 기록 → ChatGPT로 구조화 → 단계별 검토 → 체크리스트 제작 → 실제 사용 → 매뉴얼 수정
처음에는 가장 자주 하는 업무 하나만 만들어도 충분합니다.
이렇게 업무 매뉴얼이 하나씩 쌓이면 반복해서 설명하고 기억해야 하는 시간을 줄일 수 있고, 이후 더 체계적인 업무 자동화를 고민하기도 쉬워집니다.
자주 묻는 질문 FAQ
어떤 업무부터 매뉴얼로 만드는 것이 좋나요?
매일 또는 매주 반복하고 처리 순서가 어느 정도 정해져 있는 업무부터 시작하는 것이 좋습니다. 보고서 작성, 고객 문의 처리, 회의 준비, 자료 정리 등이 대표적인 예입니다.
업무 매뉴얼과 체크리스트는 무엇이 다른가요?
업무 매뉴얼은 업무의 목적과 처리 방법을 설명하는 문서이고, 체크리스트는 실제 업무를 수행하면서 완료 여부를 확인하기 위한 목록입니다. 하나의 매뉴얼에서 실행용 체크리스트를 따로 만들 수 있습니다.
ChatGPT가 회사 업무 매뉴얼을 전부 만들어줄 수 있나요?
사용자가 제공한 업무 과정을 바탕으로 초안을 정리하는 데 활용할 수 있습니다. 하지만 AI는 회사의 실제 내부 규정이나 예외사항을 모두 알 수 없으므로 최종 매뉴얼은 담당자가 직접 검토하고 실제 업무 절차와 일치하는지 확인해야 합니다.
팩트파인더빨리
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