업무용 ChatGPT 사용 시 개인정보를 보호하는 방법
업무에 ChatGPT를 사용할 때 가장 먼저 확인해야 할 것
ChatGPT를 업무에 활용하면 이메일 초안 작성, 회의 내용 정리, 문서 요약, 엑셀 함수 찾기처럼 반복적인 작업을 빠르게 처리하는 데 도움을 받을 수 있습니다.
하지만 업무 자료를 그대로 복사해서 입력하는 습관은 주의할 필요가 있습니다.
회사에서 사용하는 문서에는 생각보다 다양한 정보가 들어 있기 때문입니다.
고객의 이름과 전화번호뿐 아니라 이메일 주소, 주문번호, 계약내용, 직원정보, 매출자료, 거래처 정보 등이 포함될 수 있습니다.
따라서 업무에 AI를 활용할 때는 “이 자료를 입력해도 되는가?”를 먼저 판단하는 습관이 중요합니다.
이번 글에서는 ChatGPT와 같은 생성형 AI를 업무에 사용할 때 개인정보와 회사 내부정보를 보다 안전하게 다루기 위해 실천할 수 있는 기본적인 방법을 살펴보겠습니다.
1. 개인정보가 무엇인지 먼저 구분하기
개인정보라고 하면 주민등록번호나 전화번호만 생각하기 쉽습니다.
하지만 실제 업무에서는 개인을 알아볼 수 있는 다양한 정보가 포함될 수 있습니다.
예를 들면 다음과 같습니다.
- 이름
- 전화번호
- 이메일 주소
- 주소
- 생년월일
- 고객번호
- 계좌 관련 정보
- 직원정보
- 주문 및 상담 내역
하나의 정보만으로 특정인을 바로 알아보기 어렵더라도 여러 정보가 결합되면서 개인을 식별할 수 있는 경우도 있습니다.
따라서 업무 자료를 AI에 입력하기 전에는 실제 사람과 연결될 수 있는 정보가 포함되어 있는지 먼저 확인하는 것이 좋습니다.
2. 전체 문서를 그대로 붙여넣는 습관 줄이기
보고서 한 문장을 수정하고 싶은데 전체 보고서를 복사해서 입력할 필요는 없습니다.
예를 들어 이메일 표현만 다듬고 싶다면 필요한 문장만 사용할 수 있습니다.
불필요한 방식
고객과 주고받은 이메일 전체를 그대로 입력하고 수정 요청
조정한 방식
수정이 필요한 문장만 추려 개인정보를 제거한 후 문장 표현을 수정해달라고 요청
AI에 제공하는 정보가 적어도 작업을 수행할 수 있다면 필요한 부분만 사용하는 것이 좋습니다.
즉, 업무 수행에 필요한 최소한의 정보만 제공하는 방식을 생각해볼 수 있습니다.
3. 실제 이름은 자리표시자로 바꾸기
문장 작성이나 표현 수정이 목적이라면 실제 이름이 필요하지 않은 경우가 많습니다.
예를 들어 다음 문장이 있다고 가정해보겠습니다.
김민수 고객님께서 9월 3일 요청하신 상품 교환 건에 대해 안내드립니다.
문장 표현만 수정하려는 목적이라면 다음처럼 변경할 수 있습니다.
[고객명]고객님께서[요청일]요청하신[요청내용]에 대해 안내드립니다.
ChatGPT로 문장을 완성한 다음 실제 업무 문서에서 정확한 정보를 다시 입력합니다.
같은 방식으로,
실제 회사명 → [거래처명]
담당자 이름 → [담당자]
전화번호 → [연락처]
이메일 주소 → [이메일]
처럼 변경할 수 있습니다.
4. 숫자와 금액도 필요 여부를 판단하기
개인정보뿐 아니라 회사 내부 숫자도 주의해야 합니다.
예를 들어 매출자료를 정리하기 위해 실제 월 매출을 모두 입력할 필요가 없는 작업도 있습니다.
엑셀 수식이 필요한 것이라면,
A열에 상품명이 있고 B열에 매출금액이 있습니다. 상품별 매출 합계를 구하는 수식을 알려주세요.
처럼 데이터 구조만 설명해도 됩니다.
예시가 필요하다면 실제 수치 대신 임의의 데이터를 만들어 사용할 수도 있습니다.
| 상품 | 예시 매출 |
|---|---|
| 상품A | 100,000 |
| 상품B | 150,000 |
| 상품C | 200,000 |
중요한 것은 AI가 작업을 수행하는 데 실제 금액이 꼭 필요한지 먼저 생각하는 것입니다.
5. 엑셀 파일을 통째로 올리기 전에 확인하기
엑셀에는 여러 종류의 정보가 한 파일에 섞여 있는 경우가 많습니다.
내가 필요한 것은 매출 계산 방법뿐인데 다른 시트에는 고객 연락처가 들어 있을 수도 있습니다.
따라서 파일을 사용하기 전에는 다음 내용을 확인하는 것이 좋습니다.
다른 시트에 개인정보가 없는가?
숨겨진 열이나 행에 민감한 정보가 없는가?
고객 이름이나 연락처가 포함되어 있지 않은가?
회사 내부에서만 사용하는 정보가 없는가?
실제 파일을 제공하지 않고 데이터 구조만 설명해도 해결할 수 없는가?
단순한 함수나 수식 질문이라면 전체 파일보다 필요한 열의 구조를 설명하는 것만으로 충분한 경우가 많습니다.
6. 고객 이메일을 수정할 때 개인정보를 제거하기
ChatGPT를 이용해 고객에게 보낼 이메일을 다듬는 경우도 많습니다.
예를 들어 실제 이메일을 그대로 붙여넣기보다 다음처럼 내용을 바꿀 수 있습니다.
[고객명]님께[상품명]배송 지연에 대해 안내하는 이메일입니다. 기존 예정일은[기존 날짜]이며 변경된 일정은[변경 날짜]입니다. 정중한 업무 이메일로 작성해주세요.
이렇게 하면 문장 작성에 필요한 상황은 전달하면서 실제 개인정보는 줄일 수 있습니다.
완성된 이메일을 받은 후 회사 이메일에서 실제 고객정보를 넣으면 됩니다.
7. 회사 내부정보도 개인정보와 별도로 확인하기
업무에서 보호해야 할 정보가 모두 개인정보인 것은 아닙니다.
회사 자체의 중요한 정보도 있을 수 있습니다.
예를 들어,
미공개 사업계획
내부 매출 및 손익자료
거래처별 계약조건
제품 출시 전 정보
회사 내부 계정정보
사내 시스템 정보
외부 공개 전 문서
등이 있습니다.
개인정보가 없다고 해서 모든 회사 문서를 자유롭게 외부 AI 서비스에 입력해도 된다는 의미는 아닙니다.
회사에서 정한 정보보안 규정이 있다면 해당 기준을 우선 확인해야 합니다.
8. 비밀번호와 인증정보는 입력하지 않기
업무를 하다 보면 시스템 오류나 로그인 문제를 해결하기 위해 AI에 질문하고 싶을 수 있습니다.
이때 계정정보를 함께 입력하지 않도록 주의해야 합니다.
예를 들어 다음과 같은 정보는 입력하지 않는 것이 좋습니다.
비밀번호
인증번호
API 키
보안코드
복구코드
로그인 토큰
접속용 비밀키
문제 해결에 계정정보가 필요해 보이더라도 실제 값 대신 [API_KEY], [PASSWORD]처럼 표시해서 질문할 수 있습니다.
9. 화면 캡처에도 개인정보가 들어갈 수 있다
텍스트만 조심하면 되는 것은 아닙니다.
업무 화면을 캡처해서 AI에게 질문할 때 화면 안에 개인정보나 회사 내부정보가 포함될 수 있습니다.
예를 들어,
- 브라우저 상단의 이메일 주소
- 고객 이름
- 주문번호
- 전화번호
- 사내 시스템 화면
- 직원 이름
- 채팅 내용
- 알림 메시지
등이 함께 찍힐 수 있습니다.
따라서 스크린샷을 사용하기 전에는 이미지 전체를 확인하고 필요하지 않은 정보가 있다면 제거하거나 가리는 것이 좋습니다.
10. 프롬프트에 개인정보를 자동으로 제거하도록 요청할 수도 있다
반복적으로 문서를 정리한다면 개인정보를 먼저 찾는 작업을 보조적으로 요청할 수도 있습니다.
예를 들어 다음과 같습니다.
아래 텍스트를 다시 작성하기 전에 개인정보로 보일 수 있는 내용을 먼저 찾아줘.
이름은
[이름], 전화번호는[전화번호], 이메일은[이메일], 주소는[주소]로 바꿔줘.원문의 다른 내용은 변경하지 말아줘.
다만 AI가 모든 개인정보를 정확하게 찾아낸다고 가정해서는 안 됩니다.
최종적으로는 사람이 직접 확인해야 합니다.
업무용으로 바로 사용할 수 있는 개인정보 제거 프롬프트
다음 프롬프트를 기본 양식으로 활용할 수 있습니다.
다음 업무 문서를 AI를 이용해 정리하려고 합니다.
먼저 다음 정보가 포함되어 있는지 확인해주세요.
- 사람 이름
- 전화번호
- 이메일 주소
- 주소
- 고객번호
- 계좌 관련 정보
- 직원정보
- 회사 내부 식별정보
발견하면 실제 내용을 반복해서 출력하지 말고 다음 형태로 바꿔주세요.
[고객명][전화번호][이메일][주소][고객번호]개인정보가 아닌 일반적인 문장은 변경하지 말아주세요.
판단하기 어려운 부분은
[확인 필요]라고 표시해주세요.검토할 문서:
[여기에 내용 입력]
단, 민감한 원문 자체를 외부 AI 서비스에 입력하는 것이 허용되는지는 먼저 회사 정책을 확인해야 합니다.
11. AI가 만든 결과에도 개인정보가 남아 있는지 확인하기
원본에서 개인정보를 제거했다고 생각했더라도 최종 결과를 다시 확인하는 것이 좋습니다.
특히 여러 문서를 복사해서 사용했다면 예상하지 못한 위치에 정보가 남아 있을 수 있습니다.
결과를 저장하거나 다른 사람에게 전달하기 전에 다음 항목을 확인합니다.
실제 이름이 남아 있지 않은가?
전화번호가 포함되어 있지 않은가?
이메일 주소가 남아 있지 않은가?
고객번호나 주문번호가 포함되어 있지 않은가?
회사 내부에서만 사용하는 정보가 없는가?
AI가 새로운 개인정보를 임의로 추가하지 않았는가?
12. 사용하는 AI 서비스의 설정과 정책 확인하기
AI 서비스마다 제공하는 기능이나 데이터 관련 설정이 다를 수 있으며 이러한 내용은 시간이 지나면서 변경될 수도 있습니다.
따라서 업무에서 특정 AI 서비스를 사용한다면 해당 서비스의 현재 개인정보 보호 정책, 데이터 사용 관련 설정, 회사용 서비스의 관리 기능 등을 공식 안내에서 확인하는 것이 좋습니다.
회사에서 별도의 업무용 AI 계정을 제공한다면 개인 계정 대신 회사가 승인한 환경을 사용해야 하는 경우도 있습니다.
개인이 임의로 판단하기보다 조직의 내부 기준이 있다면 그 기준을 우선하는 것이 안전합니다.
13. 업무별로 ‘입력 가능 정보’ 기준을 만들어두기
여러 사람이 AI를 사용한다면 매번 개인이 판단하도록 하는 것보다 간단한 기준을 만들어두는 것도 방법입니다.
예를 들어 다음처럼 구분할 수 있습니다.
비교적 일반적인 업무
- 공개된 자료 요약
- 일반적인 이메일 문장 작성
- 가상의 데이터를 이용한 엑셀 수식 질문
- 공개 정보를 이용한 아이디어 정리
사전 확인이 필요한 업무
- 고객정보가 포함된 자료
- 직원정보
- 내부 매출자료
- 계약자료
- 미공개 프로젝트
- 외부 공개 전 문서
입력하지 않아야 할 정보의 예
- 비밀번호
- 인증번호
- 보안키
- 로그인 정보
- 접근 권한을 얻을 수 있는 비밀정보
실제 기준은 각 회사의 정책과 사용하는 서비스에 따라 달라질 수 있습니다.
14. ‘실제 정보가 꼭 필요한가?’를 먼저 질문하기
ChatGPT에 업무 자료를 입력하기 전에 스스로 확인하기 좋은 질문이 하나 있습니다.
이 작업을 하는 데 실제 정보가 꼭 필요한가?
예를 들어 엑셀 함수를 찾는 작업이라면 실제 고객 명단은 필요하지 않을 가능성이 높습니다.
이메일 문체를 수정하는 작업에도 실제 고객의 전화번호는 필요하지 않습니다.
보고서의 구조를 만드는 작업이라면 실제 회사 매출을 제공하지 않고 가상의 데이터로 형식을 먼저 만들 수도 있습니다.
실제 정보가 없어도 작업할 수 있다면 데이터 구조나 가상의 예시로 바꿔서 질문하는 방법을 먼저 고려해볼 수 있습니다.
업무용 ChatGPT 사용 전 10초 체크리스트
AI에 자료를 입력하기 전에 다음 다섯 가지를 빠르게 확인해보세요.
① 실제 사람의 개인정보가 들어 있는가?
② 회사 내부정보가 포함되어 있는가?
③ 비밀번호나 인증정보가 포함되어 있는가?
④ 실제 데이터를 가상의 값으로 바꿔도 작업할 수 있는가?
⑤ 회사에서 허용한 AI 사용 방식인가?
하나라도 판단하기 어렵다면 바로 입력하기보다 먼저 확인하는 것이 좋습니다.
개인정보 보호도 AI 업무 자동화의 일부다
업무 자동화에서 속도만 중요하게 생각하기 쉽습니다.
하지만 빠르게 처리하는 것만큼 어떤 정보를 AI에 제공하고 있는지 관리하는 것도 중요합니다.
특히 반복 업무에 익숙해질수록 자료를 그대로 복사해서 붙여넣는 행동이 습관이 될 수 있습니다.
따라서 다음과 같은 순서를 만들어두는 것이 좋습니다.
업무 선택 → 필요한 정보 확인 → 개인정보·내부정보 제거 → AI 활용 → 결과 검토 → 실제 정보 입력 → 최종 확인
ChatGPT를 업무에 잘 활용한다는 것은 많은 정보를 AI에게 제공하는 것이 아닙니다.
오히려 작업에 필요한 정보와 제공하지 않아도 되는 정보를 구분하는 능력이 중요합니다.
AI를 사용하는 과정에 개인정보 확인 단계를 하나 추가하는 것만으로도 보다 안전한 업무 습관을 만드는 데 도움이 될 수 있습니다.
자주 묻는 질문 FAQ
고객 이름만 지우면 개인정보 보호에 충분한가요?
이름 외에도 전화번호, 이메일 주소, 주소, 고객번호 등 개인을 알아볼 수 있는 다양한 정보가 있을 수 있습니다. 여러 정보가 함께 있을 때 개인을 식별할 수 있는 경우도 있으므로 문서 전체를 확인하는 것이 좋습니다.
엑셀 함수를 질문하려면 실제 업무 파일을 올려야 하나요?
대부분의 기본적인 함수 질문은 실제 파일 없이도 가능합니다. 어떤 데이터가 어느 열에 있고 어떤 결과를 원하는지 설명하거나 가상의 데이터를 사용해 질문할 수 있습니다.
회사 문서를 ChatGPT에 입력해도 되나요?
문서의 내용과 회사의 보안 정책, 사용하는 AI 서비스의 데이터 처리 방식에 따라 판단해야 합니다. 개인정보나 내부 기밀정보가 포함되어 있다면 회사에서 허용하는 사용 방식인지 먼저 확인하는 것이 좋습니다.
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