엑셀 초보자가 ChatGPT를 활용하는 방법
엑셀을 잘 몰라도 ChatGPT를 활용할 수 있을까?
업무에서 엑셀을 사용하다 보면 간단한 표를 만드는 것까지는 어렵지 않지만, 조금만 복잡한 작업이 필요해지면 막히는 경우가 있습니다.
조건에 맞는 값만 더하고 싶거나, 두 개의 표에서 같은 데이터를 찾아야 할 수도 있습니다. 날짜를 계산하거나 중복된 데이터를 확인해야 하는 경우도 있습니다.
이럴 때 인터넷에서 필요한 함수를 검색하면 SUMIF, COUNTIF, XLOOKUP, IF처럼 익숙하지 않은 함수가 많이 등장합니다.
문제는 어떤 함수를 사용해야 하는지 자체를 모르는 경우입니다.
ChatGPT는 이런 상황에서 엑셀 작업을 대신하는 프로그램이라기보다, 내가 원하는 작업을 설명하면 적합한 방법과 수식을 찾도록 도와주는 보조 도구로 활용할 수 있습니다.
이번 글에서는 엑셀을 처음 사용하는 사람도 따라 할 수 있는 기본적인 ChatGPT 활용 방법을 알아보겠습니다.
1. 함수 이름을 몰라도 원하는 작업부터 설명하기
엑셀 초보자가 흔히 하는 고민은 다음과 같습니다.
어떤 함수를 사용해야 하지?
하지만 ChatGPT를 사용할 때는 함수 이름부터 알 필요가 없습니다.
자신이 원하는 결과를 일반적인 문장으로 설명하면 됩니다.
예를 들어 다음과 같습니다.
A열에는 상품명이 있고 B열에는 판매수량이 있어. 특정 상품의 판매수량만 모두 더하고 싶은데 어떤 엑셀 함수를 사용하면 돼?
이렇게 질문하면 필요한 함수와 기본적인 수식 구조를 설명받을 수 있습니다.
중요한 것은 전문적인 엑셀 용어를 사용하는 것이 아니라 현재 데이터가 어디에 있고 어떤 결과를 원하는지 설명하는 것입니다.
2. 셀 위치를 정확하게 알려주기
ChatGPT에게 엑셀 수식을 요청할 때는 데이터의 위치를 알려주는 것이 좋습니다.
예를 들어 단순히,
판매금액 계산하는 수식 알려줘.
라고 질문하는 것보다 다음처럼 구체적으로 설명할 수 있습니다.
B열에 상품 가격이 있고 C열에 판매수량이 있어. D열에 가격×수량으로 판매금액을 계산하고 싶어. 첫 번째 데이터는 2행부터 시작해. D2에 입력할 수식을 알려줘.
이처럼 열과 행을 알려주면 실제로 어느 셀에 어떤 수식을 넣어야 하는지 이해하기 쉬워집니다.
초보자라면 수식뿐 아니라 입력 위치까지 요청할 수 있습니다.
수식을 어느 셀에 입력하고 아래 행까지 어떻게 적용하는지도 순서대로 알려줘.
라고 질문하면 됩니다.
3. 간단한 합계부터 시작하기
처음부터 복잡한 함수를 사용하기보다 자주 사용하는 기본 계산부터 연습하는 것이 좋습니다.
예를 들어 B2부터 B20까지 금액이 입력되어 있고 전체 금액을 계산하고 싶다고 가정해보겠습니다.
ChatGPT에 다음처럼 질문할 수 있습니다.
B2부터 B20까지 숫자가 입력되어 있어. 전체 합계를 계산하려면 어떤 수식을 사용해야 해?
이 경우 기본적인 SUM 함수 사용법을 안내받을 수 있습니다.
비슷하게 평균을 구하거나 가장 큰 값을 찾고 싶다면 원하는 작업을 그대로 설명하면 됩니다.
C2부터 C30까지 점수의 평균을 구하고 싶어.
D2부터 D100까지의 금액 중 가장 큰 금액을 찾고 싶어.
처음에는 이렇게 한 가지 작업에 한 가지 질문을 하는 것이 이해하기 쉽습니다.
4. 조건에 맞는 데이터만 계산하기
실무에서는 모든 숫자를 더하는 것보다 특정 조건에 해당하는 데이터만 계산하는 경우가 많습니다.
예를 들어 상품별 매출이나 담당자별 실적을 계산해야 할 수 있습니다.
다음처럼 질문해볼 수 있습니다.
A열에는 담당자 이름, B열에는 매출금액이 있어. 담당자가 ‘김대리’인 행의 매출금액만 모두 합산하고 싶어. 어떤 함수를 사용해야 하는지 알려줘.
이런 작업에는 조건에 따라 값을 계산하는 함수가 사용될 수 있습니다.
하지만 함수 이름을 외우는 것보다 먼저 조건과 계산할 범위를 정확하게 설명하는 습관을 만드는 것이 좋습니다.
5. 조건에 맞는 데이터 개수 세기
특정 조건에 해당하는 항목이 몇 개인지 확인해야 하는 경우도 많습니다.
예를 들어 주문 상태가 완료인 주문이 몇 개인지 확인한다고 가정해보겠습니다.
D2부터 D100까지 주문상태가 입력되어 있어. 이 중 ‘완료’라고 표시된 셀이 몇 개인지 계산하고 싶어. 수식을 알려줘.
이렇게 요청하면 조건에 맞는 데이터의 개수를 세는 방법을 안내받을 수 있습니다.
수식이 이해되지 않는다면 바로 이어서,
이 수식이 어떤 의미인지 엑셀 초보자도 이해할 수 있게 하나씩 설명해줘.
라고 질문해보세요.
ChatGPT를 활용할 때는 답을 얻는 것과 수식의 의미를 이해하는 것을 함께 진행하는 것이 좋습니다.
6. IF 함수가 어려울 때 문장으로 설명하기
IF 함수는 실무에서 많이 사용되지만 처음 접하면 수식 구조가 어렵게 느껴질 수 있습니다.
이럴 때도 원하는 조건을 문장으로 설명하면 됩니다.
예를 들어,
C열에 점수가 있어. 점수가 80점 이상이면 D열에 ‘합격’, 80점 미만이면 ‘재검토’라고 표시하고 싶어. D2에 넣을 수식을 알려줘.
처럼 요청할 수 있습니다.
조건이 여러 개라면 한 번에 복잡한 수식을 요구하기보다 조건을 순서대로 정리하는 것이 좋습니다.
예를 들어,
90점 이상은 A, 80점 이상은 B, 나머지는 C로 표시하고 싶어. 조건을 어떤 순서로 작성해야 하는지 먼저 설명하고 수식을 만들어줘.
라고 요청할 수 있습니다.
7. 날짜 계산도 질문할 수 있다
엑셀에서는 날짜와 관련된 업무도 자주 발생합니다.
예를 들어 계약일에서 30일 후 날짜를 계산하거나 두 날짜 사이의 기간을 확인해야 할 수 있습니다.
ChatGPT에는 다음처럼 질문할 수 있습니다.
A2에 시작일, B2에 종료일이 입력되어 있어. 두 날짜 사이가 며칠인지 C2에서 계산하고 싶어. 엑셀 초보자에게 설명하듯 알려줘.
또는,
A2에 계약일이 있어. 계약일로부터 30일 후 날짜를 B2에 표시하고 싶어.
처럼 요청할 수 있습니다.
날짜 계산에서는 셀의 표시 형식에 따라 결과가 예상과 다르게 보일 수도 있으므로 필요한 경우 날짜 형식 설정 방법도 함께 질문하는 것이 좋습니다.
8. 수식 오류가 발생했을 때 활용하기
엑셀에서 수식을 입력했는데 예상한 결과가 나오지 않을 때가 있습니다.
예를 들어 다음과 같은 오류 메시지를 볼 수 있습니다.
#VALUE!
#N/A
#REF!
#DIV/0!
이때 오류 메시지만 검색하기보다 자신이 사용한 수식과 데이터 상황을 함께 설명할 수 있습니다.
예를 들어,
아래 수식을 사용했는데 #N/A 오류가 발생해.
[현재 사용 중인 수식]A열에는 상품코드가 있고 다른 표에서 같은 상품코드의 가격을 가져오려고 했어. 어떤 부분부터 확인해야 하는지 순서대로 알려줘.
이렇게 질문하면 오류가 발생할 수 있는 원인을 하나씩 확인하는 데 도움이 됩니다.
다만 실제 파일의 구조를 AI가 보고 있는 것이 아니라면 정확한 원인을 한 번에 판단하지 못할 수도 있습니다.
9. 기존 수식을 이해하는 데 활용하기
다른 사람이 만든 엑셀 파일을 넘겨받으면 셀에 복잡한 수식이 들어 있는 경우가 있습니다.
수식이 정상적으로 작동하더라도 무엇을 계산하는지 이해하기 어려울 수 있습니다.
이럴 때 수식을 복사해서 다음처럼 질문할 수 있습니다.
다음 엑셀 수식을 초보자도 이해할 수 있도록 단계별로 설명해줘.
[수식 입력]각 함수가 어떤 역할을 하는지 설명하고 최종적으로 어떤 결과를 구하는 수식인지 알려줘.
이 방법은 기존 업무 파일을 파악할 때 유용합니다.
특히 수식을 직접 수정해야 한다면 먼저 구조를 이해한 뒤 변경하는 것이 안전합니다.
10. 엑셀 데이터 정리 방법 질문하기
엑셀 업무는 계산만 있는 것이 아닙니다.
정리되지 않은 데이터를 다듬는 작업도 많이 발생합니다.
예를 들어 다음과 같은 작업입니다.
중복 데이터 찾기
빈 셀 확인하기
이름과 전화번호 분리하기
날짜 형식 통일하기
앞뒤 불필요한 공백 제거하기
같은 종류의 데이터를 분류하기
이런 경우에도 원하는 작업을 설명할 수 있습니다.
A열에 고객 이름이 있는데 같은 이름이 여러 번 입력되어 있어. 중복된 값을 확인하는 가장 쉬운 방법을 알려줘. 나는 엑셀 초보자야.
여기서 중요한 것은 단순히 수식만 요청하지 않는 것입니다.
가장 쉬운 방법이나 메뉴를 이용하는 방법과 함수를 이용하는 방법을 각각 알려줘라고 요청하면 자신의 수준에 맞는 방법을 선택할 수 있습니다.
11. 복잡한 작업은 작은 단계로 나누기
예를 들어 다음과 같은 업무가 있다고 생각해보겠습니다.
월별 판매 데이터를 담당자별로 정리하고 매출 합계를 계산한 뒤 순위를 만들고 싶다.
초보자가 이 모든 작업을 한 번에 해결하려고 하면 어렵게 느껴질 수 있습니다.
이때 ChatGPT에 먼저 작업 순서를 요청합니다.
엑셀 초보자야. 월별 판매 데이터를 담당자별로 정리하고 매출 합계와 순위를 만들고 싶어. 바로 수식을 알려주지 말고 먼저 어떤 순서로 작업해야 하는지 단계별로 설명해줘.
그러면 전체 작업을 작은 단계로 나누어 이해할 수 있습니다.
그다음 첫 번째 단계부터 하나씩 질문하는 방식으로 진행합니다.
복잡한 엑셀 업무일수록 수식보다 작업 순서를 먼저 파악하는 것이 중요합니다.
12. 엑셀 버전을 함께 알려주기
ChatGPT가 알려주는 함수가 자신의 엑셀에서는 작동하지 않는 경우도 있을 수 있습니다.
엑셀 버전에 따라 지원하는 기능이나 함수가 다를 수 있기 때문입니다.
따라서 사용하는 환경을 알고 있다면 함께 알려주는 것이 좋습니다.
예를 들어,
Microsoft 365 엑셀을 사용하고 있어.
또는,
오래된 버전의 엑셀에서도 사용할 수 있는 방법으로 알려줘.
라고 조건을 추가할 수 있습니다.
특히 최신 함수가 필요한 작업이라면 현재 사용하는 엑셀 버전에서 지원되는지 확인하는 것이 좋습니다.
바로 사용할 수 있는 엑셀 초보자용 ChatGPT 프롬프트
엑셀 업무를 하다가 막혔을 때 다음 양식을 활용할 수 있습니다.
나는 엑셀 초보자야.
다음 작업을 하고 싶어.
현재 데이터 구조:
A열:[입력]
B열:[입력]
C열:[입력]첫 데이터 행:
[예: 2행]원하는 결과:
[무엇을 계산하거나 정리하고 싶은지 입력]다음 기준으로 알려줘.
- 가장 간단한 방법부터 설명해줘.
- 필요한 함수가 있다면 정확한 수식을 알려줘.
- 수식을 어느 셀에 입력해야 하는지 알려줘.
- 수식에 사용된 함수의 의미를 쉽게 설명해줘.
- 아래 행까지 적용하는 방법도 알려줘.
- 오류가 발생할 경우 확인할 항목을 알려줘.
- 내가 제공하지 않은 셀 위치나 데이터 구조는 임의로 가정하지 말고 필요한 경우 질문해줘.
이 양식을 저장해두면 함수 이름을 몰라도 자신이 원하는 작업을 설명해서 도움을 받을 수 있습니다.
엑셀 오류 해결용 프롬프트
이미 수식을 사용하고 있는데 문제가 발생했다면 별도의 프롬프트를 만들어두는 것도 좋습니다.
엑셀 수식 오류를 확인해줘.
사용 중인 수식:
[수식]표시되는 오류:
[오류 메시지]원래 원하는 결과:
[입력]관련 데이터 위치:
[입력]다음 순서로 설명해줘.
- 오류가 발생할 수 있는 원인
- 가장 먼저 확인할 부분
- 수정이 필요한 경우 수정 수식
- 수정된 수식의 의미
- 같은 오류를 방지하기 위해 확인할 사항
실제 데이터가 없어서 확실하게 판단할 수 없는 부분은 추측하지 말고 확인이 필요하다고 알려줘.
업무용 엑셀 파일을 AI에 올릴 때 주의할 점
ChatGPT를 엑셀 업무에 활용할 때는 데이터 보안에도 주의해야 합니다.
업무용 엑셀에는 고객 이름, 전화번호, 이메일 주소, 직원정보, 매출, 계약금액이나 회사 내부자료 등이 포함되어 있을 수 있습니다.
따라서 실제 업무 파일을 AI 서비스에 업로드하기 전에는 회사의 보안 정책과 해당 서비스의 데이터 처리 방식을 확인해야 합니다.
단순히 수식이 필요한 경우에는 전체 파일을 제공하지 않아도 됩니다.
예를 들어 실제 고객 이름 대신,
고객A
고객B
처럼 가상의 값으로 데이터 구조만 설명할 수 있습니다.
실제 금액이 필요하지 않은 경우에도 임의의 예시 숫자로 구조만 만들어 질문할 수 있습니다.
ChatGPT가 알려준 수식은 반드시 확인하기
ChatGPT가 제시한 엑셀 수식이 항상 자신의 데이터에 정확하게 맞는 것은 아닙니다.
셀 위치를 잘못 설명했거나 데이터 형식이 예상과 다를 수도 있습니다.
따라서 처음부터 전체 데이터에 적용하기보다 몇 개의 행에서 먼저 테스트해보는 것이 좋습니다.
예를 들어 판매금액을 계산하는 수식이라면 계산기를 이용해 한두 개의 결과를 직접 확인해볼 수 있습니다.
조건부 계산이라면 조건에 해당하는 데이터와 해당하지 않는 데이터를 각각 테스트합니다.
정상적으로 작동하는 것을 확인한 뒤 전체 범위로 적용하면 실수를 줄일 수 있습니다.
엑셀을 배우는 도구로 ChatGPT 활용하기
ChatGPT의 장점은 단순히 수식을 알려주는 것에만 있지 않습니다.
수식이 왜 그렇게 작성되는지 다시 질문할 수 있다는 점도 유용합니다.
예를 들어 수식을 받은 뒤,
이 수식에서
$기호는 왜 사용하는 거야?
첫 번째 조건과 두 번째 조건은 어떻게 구분돼?
이 수식을 더 간단하게 만들 수 있어?
함수 없이 할 수 있는 방법도 있어?
처럼 이어서 질문할 수 있습니다.
이렇게 사용하면 단순히 수식을 복사해서 붙여 넣는 것에서 끝나지 않고 엑셀의 기본 원리를 이해하는 데도 도움이 됩니다.
엑셀 초보자에게 중요한 것은 함수 암기보다 질문 방법이다
엑셀에는 수많은 함수가 있습니다.
처음 사용하는 사람이 모든 함수를 외우려고 하면 오히려 어렵게 느껴질 수 있습니다.
ChatGPT를 활용한다면 먼저 다음 세 가지를 설명하는 습관을 들이는 것이 좋습니다.
데이터가 어디에 있는지
현재 데이터가 어떤 형태인지
최종적으로 어떤 결과를 원하는지
예를 들어,
B열의 금액 중 10만원 이상인 항목의 개수를 세고 싶어.
처럼 자신이 원하는 결과를 구체적으로 설명하는 것입니다.
그다음 AI가 제시한 함수를 이해하고 실제 데이터에서 테스트합니다.
업무 설명 → 수식 요청 → 수식 의미 확인 → 일부 데이터 테스트 → 전체 적용
이 과정을 반복하면 엑셀 초보자도 ChatGPT를 업무 보조 도구로 활용할 수 있습니다.
AI 업무 자동화는 반드시 복잡한 프로그램을 만드는 것에서 시작할 필요가 없습니다.
매번 검색하던 엑셀 함수 하나를 더 빠르게 찾고, 이해하기 어려운 수식 하나를 쉽게 설명받는 것부터 시작해도 충분합니다.
자주 묻는 질문 FAQ
엑셀을 전혀 몰라도 ChatGPT를 사용할 수 있나요?
기본적인 셀과 행, 열의 개념을 알고 있다면 활용하기가 더 쉽습니다. 함수 이름을 모르더라도 데이터 위치와 원하는 결과를 일반적인 문장으로 설명해서 필요한 방법을 질문할 수 있습니다.
ChatGPT가 알려준 엑셀 수식을 그대로 사용해도 되나요?
먼저 일부 데이터에서 결과가 정확한지 테스트하는 것이 좋습니다. 사용하는 엑셀 버전이나 데이터 형식, 셀 위치에 따라 수식을 수정해야 할 수도 있습니다.
엑셀 파일 전체를 ChatGPT에 올려야 하나요?
단순한 함수나 수식 질문이라면 반드시 전체 파일을 제공할 필요는 없습니다. A열에는 무엇이 있고 B열에는 무엇이 있는지처럼 데이터 구조를 설명하고 원하는 결과를 알려주는 방식으로도 질문할 수 있습니다.
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