ChatGPT로 엑셀 함수 찾는 방법과 질문하는 요령
엑셀 함수 이름을 몰라도 질문할 수 있다
엑셀로 업무를 하다가 막히는 순간 중 하나는 어떤 함수를 사용해야 하는지 모를 때입니다.
합계를 구하는 SUM처럼 익숙한 함수도 있지만 조건이 하나씩 추가되면 필요한 함수가 무엇인지 찾기 어려워집니다.
예를 들어 이런 상황입니다.
특정 담당자의 매출만 합산하고 싶다.
상품코드를 이용해 다른 표에서 가격을 가져오고 싶다.
오늘 날짜를 기준으로 마감일까지 며칠 남았는지 계산하고 싶다.
두 가지 조건을 모두 만족하는 데이터의 개수를 알고 싶다.
엑셀에 익숙한 사람이라면 필요한 함수를 떠올릴 수 있지만 초보자는 검색어부터 고민하게 됩니다.
이때 ChatGPT에 함수 이름을 묻는 대신 내가 하고 싶은 작업을 설명하는 방식으로 도움을 받을 수 있습니다.
이번 글에서는 지난 21번 글보다 한 단계 더 구체적으로, ChatGPT를 이용해 필요한 엑셀 함수를 찾고 정확한 수식을 얻기 위해 어떻게 질문해야 하는지 알아보겠습니다.
1. “무슨 함수 써?”보다 원하는 결과를 설명하기
ChatGPT에 엑셀 질문을 할 때 가장 중요한 것은 원하는 결과입니다.
예를 들어,
매출 계산할 때 무슨 함수 써?
라고 질문하면 정확한 상황을 알기 어렵습니다.
대신 다음과 같이 질문해봅니다.
A열에는 담당자 이름이 있고 B열에는 매출금액이 있어. A열에서 ‘김대리’인 행의 B열 금액만 모두 더하고 싶어. 어떤 엑셀 함수를 사용하면 돼?
이렇게 질문하면 AI가 데이터 구조와 원하는 결과를 파악하기 쉬워집니다.
즉, 함수 이름을 몰라도 괜찮습니다.
현재 데이터 + 조건 + 원하는 결과를 설명하는 것이 먼저입니다.
2. 열과 행의 위치를 정확하게 알려주기
엑셀 수식을 요청할 때는 데이터가 어느 셀에 있는지 알려주는 것이 좋습니다.
예를 들어 다음과 같은 표가 있다고 가정해보겠습니다.
| A열 | B열 | C열 |
|---|---|---|
| 상품명 | 수량 | 단가 |
| 사과 | 10 | 2,000 |
| 배 | 5 | 3,000 |
| 사과 | 7 | 2,000 |
여기서 사과의 전체 판매수량을 구하고 싶다면 다음처럼 질문할 수 있습니다.
A2:A100에는 상품명이 있고 B2:B100에는 판매수량이 있어. A열에서 ‘사과’인 행의 B열 판매수량만 합산하고 싶어. 사용할 함수와 실제 수식을 알려줘.
이렇게 범위를 알려주면 실제 데이터에 적용할 수 있는 형태로 답을 얻기가 쉬워집니다.
3. 조건이 몇 개인지 알려주기
엑셀에서는 조건의 개수에 따라 사용할 수 있는 함수가 달라질 수 있습니다.
예를 들어 서울 지역 매출만 계산하는 것과 서울 지역이면서 상품 A인 매출을 계산하는 것은 조건의 수가 다릅니다.
따라서 질문할 때 조건을 하나씩 구분해서 적어주는 것이 좋습니다.
A열: 지역
B열: 상품명
C열: 매출금액조건 1: 지역이 서울
조건 2: 상품명이 노트북두 조건을 모두 만족하는 C열의 매출금액을 합산하고 싶어. 어떤 함수를 사용해야 해?
이처럼 작성하면 복잡한 설명을 길게 하지 않아도 데이터 구조가 명확해집니다.
4. SUMIF와 SUMIFS가 헷갈릴 때 질문하는 방법
조건에 따라 값을 더하는 작업에서는 SUMIF 또는 SUMIFS 같은 함수를 접하게 될 수 있습니다.
초보자라면 두 함수의 차이를 외우기보다 자신의 상황을 설명하고 어떤 것이 적합한지 물어볼 수 있습니다.
예를 들어,
SUMIF와 SUMIFS의 차이를 엑셀 초보자가 이해할 수 있도록 설명해줘. 각각 어떤 상황에서 사용하는지도 간단한 표로 보여줘.
라고 질문할 수 있습니다.
그리고 자신의 데이터에 적용해 다시 질문합니다.
내 경우에는 지역과 상품명이라는 두 가지 조건을 모두 만족해야 해. 어떤 함수를 사용하는 것이 적합한지 이유와 함께 알려줘.
이런 방식으로 질문하면 단순히 수식을 복사하는 데서 끝나지 않고 함수의 사용 목적까지 이해할 수 있습니다.
5. IF 함수는 조건과 결과를 나눠서 설명하기
IF 함수가 필요한 작업은 자연어로 설명하기 좋습니다.
예를 들어 학생 점수에 따라 결과를 표시한다고 가정해보겠습니다.
다음처럼 질문할 수 있습니다.
C2에 점수가 있어.
조건: 80점 이상
조건을 만족하면: 합격
조건을 만족하지 않으면: 재검토D2에 결과를 표시하고 싶어. 필요한 엑셀 수식을 알려주고 각 부분이 어떤 의미인지 설명해줘.
이처럼 조건 / 조건을 만족했을 때 / 만족하지 않았을 때를 구분하면 질문이 훨씬 명확해집니다.
6. 여러 조건이 있다면 먼저 논리를 정리해달라고 하기
조건이 많아지면 수식도 복잡해집니다.
예를 들어,
- 90점 이상 → A
- 80점 이상 → B
- 70점 이상 → C
- 그 외 → D
로 표시하고 싶다고 가정해보겠습니다.
바로 수식을 요청하기보다 다음처럼 질문해볼 수 있습니다.
점수에 따라 A, B, C, D를 표시하려고 해. 바로 수식을 만들지 말고 조건을 어떤 순서로 판단해야 하는지 먼저 설명해줘. 그다음 실제 수식을 만들어줘.
이렇게 요청하면 수식뿐 아니라 왜 조건을 그 순서로 배치했는지 이해하는 데 도움이 됩니다.
7. 데이터를 찾는 함수가 필요할 때 질문하기
업무에서는 다른 표에서 필요한 정보를 찾아오는 작업도 자주 발생합니다.
예를 들어 첫 번째 표에는 상품코드만 있고, 두 번째 표에는 상품코드와 가격이 있다고 가정해보겠습니다.
첫 번째 표에 가격을 자동으로 가져오고 싶다면 다음처럼 질문할 수 있습니다.
첫 번째 표의 A열에는 상품코드가 있어. 두 번째 시트의 A열에는 상품코드, B열에는 가격이 있어.
첫 번째 표의 상품코드와 같은 코드를 두 번째 시트에서 찾아 가격을 가져오고 싶어.
Microsoft 365 엑셀을 사용하고 있어. 초보자가 사용하기 쉬운 함수를 추천하고 실제 수식도 알려줘.
사용하는 엑셀 버전을 함께 알려주면 함수 선택에 도움이 될 수 있습니다.
8. COUNTIF 계열 함수가 필요한 상황
특정 조건을 만족하는 데이터가 몇 개인지 세고 싶은 경우도 있습니다.
예를 들어 주문상태가 완료인 건수를 계산한다고 가정해보겠습니다.
D2:D200에 주문상태가 입력되어 있어. 이 중 ‘완료’라고 적힌 셀의 개수를 계산하고 싶어. 사용할 함수와 수식을 알려줘.
조건이 두 개라면 그것도 명확하게 적습니다.
A열에는 담당자, D열에는 주문상태가 있어. 담당자가 김대리이면서 주문상태가 완료인 행의 개수를 세고 싶어.
조건을 구체적으로 설명할수록 적절한 함수를 찾기가 쉬워집니다.
9. 날짜 함수는 원하는 결과까지 설명하기
날짜 관련 질문에서는 단순히 날짜 함수 알려줘라고 하기보다 무엇을 계산하려는지 알려주는 것이 중요합니다.
예를 들어,
A2에 계약 시작일이 있고 B2에 계약 종료일이 있어. 두 날짜 사이의 전체 일수를 C2에 표시하고 싶어.
또는,
A2에 접수일이 있어. 접수일로부터 7일 후의 날짜를 B2에 표시하고 싶어.
처럼 질문할 수 있습니다.
주말이나 공휴일을 제외해야 한다면 그 조건도 함께 알려줘야 합니다.
시작일과 종료일 사이의 평일만 계산하고 싶어. 토요일과 일요일은 제외해야 해.
조건이 달라지면 필요한 방법도 달라질 수 있기 때문입니다.
10. 수식을 받았다면 의미까지 설명해달라고 하기
ChatGPT가 수식을 알려줬다고 해서 바로 복사해서 사용하는 것보다 구조를 이해하는 것이 좋습니다.
예를 들어 다음과 같이 추가 질문할 수 있습니다.
방금 만든 수식을 초보자도 이해할 수 있도록 왼쪽부터 하나씩 설명해줘.
또는,
이 수식에서 각 셀 범위가 어떤 역할을 하는지 알려줘.
이렇게 질문하면 다음에 비슷한 업무가 발생했을 때 직접 수정하기가 쉬워집니다.
특히 $A$2:$A$100처럼 $ 표시가 포함된 수식이 나온다면,
여기에서
$는 왜 들어간 거야?
라고 바로 질문해보는 것도 좋습니다.
11. 수식이 작동하지 않는다면 오류와 함께 질문하기
AI가 알려준 수식을 입력했는데 원하는 결과가 나오지 않을 수도 있습니다.
이때 단순히,
안 돼.
라고 하기보다 현재 상태를 알려주는 것이 중요합니다.
예를 들어 다음과 같습니다.
알려준 수식을 D2에 입력했는데
#N/A가 표시돼.상품코드는 A2에 있고 찾을 표는 Sheet2의 A2:B100이야. 상품코드는 숫자처럼 보이지만 일부 데이터는 문자 형식일 수도 있어.
어떤 부분부터 확인해야 하는지 순서대로 알려줘.
이렇게 오류 메시지와 데이터 상태를 함께 제공하면 문제를 좁혀가는 데 도움이 됩니다.
12. 함수가 너무 복잡하다면 더 쉬운 방법 요청하기
ChatGPT가 제안한 수식이 너무 길거나 이해하기 어려울 수 있습니다.
그럴 때는 그대로 사용하려고 하지 말고 더 쉬운 방법이 있는지 질문할 수 있습니다.
이 수식은 내가 이해하기 너무 어려워. 같은 결과를 얻을 수 있는 더 간단한 방법이 있는지 알려줘.
또는,
함수를 사용하는 방법과 엑셀 메뉴를 이용하는 방법이 있다면 둘 다 알려줘. 초보자에게 더 쉬운 방법도 추천해줘.
엑셀에서는 함수만이 유일한 해결책이 아닐 수 있습니다.
필터, 정렬, 피벗 테이블, 조건부 서식 등 다른 기능이 더 적합한 작업도 있습니다.
ChatGPT에 엑셀 함수를 질문할 때 사용하는 기본 양식
아래 프롬프트를 저장해두면 함수 이름을 모를 때 활용하기 좋습니다.
나는 엑셀 초보자야. 다음 작업에 필요한 함수를 찾아줘.
사용하는 엑셀 버전: [Microsoft 365 / 버전 모름 등]
데이터 구조:
A열:[데이터]
B열:[데이터]
C열:[데이터]데이터 시작 행:
[예: 2행]조건:
[조건이 있다면 입력]원하는 결과:
[최종적으로 무엇을 계산하고 싶은지 입력]다음 순서로 설명해줘.
- 사용할 수 있는 함수 이름
- 이 함수를 사용하는 이유
- 실제 입력할 수식
- 수식을 입력할 셀
- 수식의 각 부분에 대한 쉬운 설명
- 아래 행까지 적용하는 방법
- 예상과 다른 결과가 나오면 확인할 항목
내가 제공하지 않은 셀이나 조건을 임의로 만들지 말고, 정보가 부족하면
[확인 필요]라고 표시해줘.
엑셀 오류를 질문할 때 사용하는 양식
수식 오류가 발생했다면 다음 형식을 활용할 수 있습니다.
엑셀 수식 오류를 해결하고 싶어.
현재 수식:
[입력]오류 메시지:
[입력]원래 원하는 결과:
[입력]관련 셀:
[입력]데이터 예시:
[개인정보를 제외한 예시]오류가 발생할 가능성이 높은 원인부터 순서대로 알려줘. 수정 수식을 제시한다면 기존 수식과 무엇이 달라졌는지도 설명해줘.
질문할 때 실제 데이터 대신 예시를 사용할 수 있다
회사에서 사용하는 엑셀에는 외부에 공개하면 안 되는 정보가 포함될 수 있습니다.
예를 들어 고객 이름, 전화번호, 직원정보, 매출, 거래내역이나 계약금액 등이 있을 수 있습니다.
단순히 함수를 찾는 목적이라면 이러한 실제 정보를 입력할 필요가 없습니다.
예를 들어 실제 고객 이름 대신,
고객A
고객B
고객C
라고 사용할 수 있습니다.
실제 매출금액도 함수 구조를 확인하는 것이 목적이라면 임의의 예시 숫자로 바꿀 수 있습니다.
회사 업무에 AI 서비스를 사용하는 경우에는 조직의 보안 정책과 해당 서비스의 데이터 처리 방식도 확인하는 것이 좋습니다.
ChatGPT가 알려준 함수가 항상 정답은 아니다
ChatGPT는 사용자가 제공한 설명을 바탕으로 적합해 보이는 함수를 제안합니다.
하지만 실제 엑셀 파일의 구조가 설명과 다르거나 데이터 형식에 문제가 있다면 수식이 예상대로 작동하지 않을 수 있습니다.
예를 들어 숫자처럼 보이는 데이터가 실제로는 문자 형식으로 저장되어 있을 수 있습니다.
셀에 불필요한 공백이 들어 있을 수도 있습니다.
날짜 역시 실제 날짜 데이터가 아니라 텍스트로 입력되어 있을 수 있습니다.
따라서 AI가 알려준 수식이 작동하지 않는다면 곧바로 잘못된 함수라고 판단하기보다 데이터 형식과 범위를 함께 확인하는 것이 좋습니다.
처음에는 작은 데이터로 테스트하기
업무용 엑셀에서 새로운 수식을 적용한다면 전체 데이터에 바로 사용하는 것보다 일부 데이터에서 테스트하는 것이 안전합니다.
예를 들어 5개 정도의 데이터로 결과를 직접 계산한 다음 ChatGPT가 알려준 수식의 결과와 비교해볼 수 있습니다.
결과가 일치한다면 범위를 늘려 적용합니다.
특히 금액이나 실적을 계산하는 중요한 파일이라면 원본 파일을 복사한 후 테스트하는 방법도 고려할 수 있습니다.
좋은 질문 하나가 엑셀 검색 시간을 줄여준다
엑셀 초보자에게 어려운 것은 함수가 많다는 사실만이 아닙니다.
내가 원하는 작업에 어떤 함수가 필요한지 찾는 과정 자체가 어려울 수 있습니다.
ChatGPT를 활용하면 함수 이름을 몰라도 다음 네 가지를 정리해 질문할 수 있습니다.
① 데이터 위치
② 데이터의 의미
③ 적용할 조건
④ 원하는 결과
예를 들어,
A열에는 날짜, B열에는 담당자, C열에는 매출금액이 있습니다. 9월에 발생한 김대리의 매출금액만 합산하고 싶습니다.
처럼 질문하는 것입니다.
그다음 제안된 함수가 왜 필요한지 확인하고 작은 데이터에서 결과를 테스트합니다.
업무 설명 → 함수 추천 → 수식 생성 → 의미 확인 → 테스트 → 실제 데이터 적용
이 과정을 익혀두면 매번 검색창에서 함수 이름부터 찾는 시간을 줄일 수 있습니다.
AI를 엑셀에 활용하는 핵심은 모든 함수를 대신 외우게 하는 것이 아닙니다.
내가 원하는 결과를 정확하게 설명하고, 필요한 방법을 빠르게 찾아 실제 업무에 적용하는 것입니다.
자주 묻는 질문 FAQ
함수 이름을 전혀 몰라도 ChatGPT에 질문할 수 있나요?
가능합니다. 어떤 데이터가 어느 열에 있고 어떤 조건으로 어떤 결과를 얻고 싶은지 설명하면 적합한 함수를 찾는 데 도움을 받을 수 있습니다.
ChatGPT에 엑셀 질문을 할 때 가장 중요한 정보는 무엇인가요?
데이터가 있는 셀이나 열, 적용해야 하는 조건, 최종적으로 원하는 결과를 명확하게 알려주는 것이 중요합니다. 사용하는 엑셀 버전도 알고 있다면 함께 알려주는 것이 좋습니다.
ChatGPT가 알려준 수식에서 오류가 발생하면 어떻게 해야 하나요?
현재 사용한 수식, 오류 메시지, 데이터 위치와 원하는 결과를 함께 알려주고 어떤 부분부터 확인해야 하는지 요청할 수 있습니다. 데이터 형식이나 셀 범위가 잘못되어 오류가 발생하는 경우도 있으므로 함께 확인하는 것이 좋습니다.
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